En el mundo tecnológico actual, un factor muy importante es dotar de inteligencia al entorno donde se trabaja. El 97.98% de las empresas dispone de correo electrónico, y otro 98% de telefonía móvil, esto facilita la gestión de su comunicación corporativa muy lejana a un escritorio, según estimaciones de la firma de análisis Colt.

Los empleados forman parte de una transformación silenciosa que está moviendo ese eje de posición. Y al igual que en el mundo del marketing se habla de las ‘customer centric organizations’, en el mundo de los recursos humanos y los procesos de gestión se podría hablar de ‘employee centric organizations’.

Un contexto sin oficinas provocaría la aparición de los denominados “puntos de dolor”, esto es, situaciones que suponen estrés laboral. Se podría afirmar que no es igual una persona casada frente a una soltera, tampoco en el caso de responsables de equipos, o los jóvenes profesionales que buscan progresar y demostrar sus conocimientos.

Entre las principales dificultades que encontramos está el acceso a la infraestructura TIC necesaria para el trabajo (conexión a Internet, comunicación de voz, herramientas de administración de documentos, equipo informático, entre otros), la definición y organización de las rutinas de trabajo (especialmente a la hora de repartir las tareas entre los compañeros de equipo), la organización de reuniones, el incremento del volumen de correos electrónicos y mensajes al disminuir la posibilidad de establecer conversaciones presenciales, el incremento del nivel de estrés en torno al teléfono móvil, el control de las actividades laborales y la dificultad para demostrar que se están desarrollando, además de la ausencia de relaciones sociales con los compañeros de la empresa.

Entonces, ¿son necesarias las oficinas?

Si desaparecieran las oficinas, eso traería como consecuencia un incremento del teletrabajo. Un estudio de Office Team en 2013 aseguraba que el 87% de los directivos creía que el aumento de este modelo sería evidente en los siguientes 15 años. Pero son los propios empleados quienes demandan esta solución. Un 10% de los trabajadores a distancia aceptaría una rebaja salarial a cambio de poder seguir trabajando desde casa. No se puede decir que en todo hay ventajas, por ello las empresas deben facilitar a sus empleados los equipos necesarios para desempeñar su actividad.

Sin embargo, la extensión del BYOD evidencia que son los mismos empleados los que se adelantan a la búsqueda de soluciones con sus propios recursos. Si no prescindimos de las oficinas, ¿qué modelo de organización se adoptaría? Aquí es donde entran los Smart Working Environment (SWE).

¿Qué son los SWE?

Los SWE no son una oficina sino una forma diferente de organizar los procesos de trabajo, enfrentando las necesidades profesionales desde una óptica abierta en la que no es el profesional el que se adapta a los recursos, sino los recursos los que se adaptan al profesional. Estos entornos responden a tener un vínculo común que es la tecnología que permite acceder y conectar al usuario con la misma información sea cual sea el lugar en que se encuentre, donde podemos encontrar la movilidad es imprescindible en un contexto de desplazamiento habitual.

Por si esto fuera poco, los SWE son escalables, su modelo se asemeja al de la economía bajo demanda: se consume lo que se utiliza, ajustando de manera más eficaz los gastos. Los recursos de los SWE se organizan alrededor de dos niveles (servicios físicos y servicios virtualizados). Por otro lado estos espacios no ponen barreras, sino que las diluyen. En estos entornos, el acceso a los recursos está garantizado, o bien porque se encuentran en la nube, por lo cual pueden utilizarse desde ubicaciones diferentes.

Siguiendo el mismo ejemplo, el 20% de las empresas españolas cuenta con servicios virtualizados, aunque ese porcentaje sube hasta el 34.8% en el caso de las grandes compañías, según datos del Observatorio Nacional de las Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información (ONTSI). Los motivos por los que se descarta su uso son diversos, pero los más comunes son la creencia de que no son necesarios para el negocio con 61.1% y el desconocimiento que se tiene de los entornos cloud con un 53.5%.

En un SWE los principales servicios virtuales que suelen encontrarse son: los escritorios remotos, sistemas de trabajo colaborativo, almacenamiento remoto, data center virtual, sistemas de aprendizaje, computación e infraestructuras bajo demanda y SaaS.

Los servicios físicos constituyen lugares y recursos a los que se puede acceder según donde nos encontremos y de acuerdo a las necesidades puntuales que tengamos (infraestructura de telecomunicación y de seguridad, espacios de trabajo, equipamiento de gestión documental y sistemas de audio y video.

¿Y cómo serán las oficinas del futuro?

Dentro de un combinado con las relaciones sociales con las nuevas tecnologías ya está dando lugar a experiencias diferentes en el uso de los espacios de trabajo. Según Colt, en el ámbito de las oficinas ya estamos asistiendo al cambio. Por un lado tenemos los nuevos centros de trabajo donde se alquilan despachos, salas o infraestructuras, los espacios de coworking o los hubs. Frente a la posesión de oficinas, se abrirá la posibilidad de compartirlas o bien con empleados de otras sedes o bien con empresas y profesionales que puedan aportar valor a la empresa a través del trabajo conjunto, en el mismo espacio.

En el lado de los procesos, la transformación afectará a la gestión de los proyectos, que se realizará desde plataformas de trabajo colaborativo online que facilitarán la organización del trabajo y el seguimiento de las actividades. Además, la comunicación táctica se desarrollará a través de aplicaciones y entornos de mensajería, más ágiles y eficaces que el correo electrónico. Y los centros de trabajo serán el eje de la creatividad de la organización, donde las tecnologías móviles reducirán la dependencia de los horarios. Todo esto permitirá que el conocimiento circule de una forma más intuitiva y natural.

Por ello, este entorno hará que los profesionales, directivos y ejecutivos, se puedan localizar en todo momento. El smartphone será el dispositivo que servirá de punto de unión y sistema de alertas. Además, la formación será un proceso continuo y supondrá un avance en la conciliación de la vida personal con la laboral, desde el momento en el que la movilidad permitirá unificar en una misma agenda, sin diferencias, las tareas profesionales con las actividades privadas.

En los SWE se producirá un fortalecimiento de las relaciones sociales con personas ajenas al ámbito laboral. Posiblemente se extiendan sin límite los tiempos que le dedicación al trabajo. Según Colt, aunque en algunos países ya se está optando por aplicar medidas que penalicen el contacto con los empleados fuera del horario laboral, es posible que sea más difícil establecer límites claros si los horarios no se vinculan a las oficinas.

Para hacer posibles los SWE, es imprescindible innovar y avanzar en el desarrollo de infraestructuras y sistemas para voz y datos sobre los que construir nuevos productos y servicios.

-CIO