Con el objetivo de optimizar la distribución de mercancía así como homologar con sus clientes el proceso de facturación, Atlantis Pharma llevó a cabo la implementación de un sistema de facturación electrónica, adquirido a IT Complements.
“Elegimos IT Complements porque nos permitió cierta independencia en el servicio; además, dio capacitación al personal de Atlantis Pharma para manejar y dar mantenimiento al sistema”, señaló Víctor García Correa, Subdirector de Sistemas de Atlantis Pharma.
En menos de tres meses fue llevado a cabo dicho proyecto, desde la estimación del convenio de compra, la capacitación del personal de Atlantis Pharma cuya duración fue de dos semanas, hasta la instalación de los programas de la solución en el servidor de la farmacéutica.
Posteriormente, en una semana, se le fue dando formato a la factura electrónica de acuerdo a las necesidades de Atlantis Pharma –logotipo, datos fiscales, espacios específicos donde se registra la información de lo que se está vendiendo y del comprador–, y luego hubo un periodo de pruebas piloto que duró un mes.
“Las pruebas piloto consistieron en trabajos internos en paralelo con nuestro sistema tradicional de facturación en papel. Se instaló una interfaz en nuestro sistema interno que generaba la factura en papel y mandaba una instrucción para crear la factura electrónica”, explicó Víctor García.
Después de ocho meses de haber iniciado la factura electrónica, la Subdirección de Sistemas contactó de nuevo a IT Complements para solicitar apoyo para el desarrollo de una solución de órdenes de compra interna.
“La implementación para la orden de compra fue muy rápida, debido a que ya teníamos la experiencia con la facturación electrónica casi nueve meses y, el formato de la orden de compra es 90% igual al de la factura –son los mismos detalles de los conceptos de lo que se va a comprar, es el mismo cliente o proveedor, los datos internos de la empresa son los mismos, nada más cambian algunas leyendas. Tuvimos dos semanas de pruebas en paralelo con órdenes de compra en papel y electrónicas, hasta que también definimos un día 1 de mes para empezar el mes fiscal con el proceso interno de generación electrónica”, detalló García Correa.
La información generada en las facturas y órdenes de compra electrónicas es vinculada al ERP Fourth Shift a través de interfaces creadas “in house” con asesoría del personal de IT Complements y del propio ERP.
“Necesitábamos controlar los archivos de salida del ERP para que el sistema de facturación los importara de manera transparente en documentos con información plana; entonces, tuvimos que hacer una interfaz de datos, que implicó pedir soporte al personal del ERP y de IT Complements”, dijo el directivo de Atlantis Pharma.
Días más productivos
La implementación de la facturación electrónica permitió a Atlantis Pharma reducir los tiempos muertos de entre cuatro a ocho horas diarias, ya que, ahora, la factura puede ser vista por el personal del almacén ubicado en la planta de producción de Tizayuca, Hidalgo, para cargar los camiones con los medicamentos, sin tener que esperar a que llegue la factura física desde las instalaciones de la farmacéutica ubicadas en el D.F., del mismo modo, los distribuidores pueden visualizar en sus compañías la factura electrónica del producto que les fue enviado. Además, agilizó el pago de los clientes.
Otro de los beneficios de la facturación electrónica, fue que aceleró la implantación del esquema de ventas por Internet de productos OTC (aquellos que permiten las leyes vender sin recetas médicas), proceso que también requirió relaciones con bancos a través del portal para hacer transacciones financieras.
