El riesgo de la utilización no autorizada o no regulada de aplicaciones de sincronización y compartición de archivos personales para almacenar y compartir información de la compañía, han sido analizados en la última encuesta de M-File Corporation.

Los datos revelan que el 46% de los encuestados han almacenado información confidencial de la compañía en sus aplicaciones de sincronización y compartición de archivos personales. Además, el 56% de los empleados dicen que su compañía no tiene implantadas políticas que prohíban la utilización de soluciones de sincronización y compartición de archivos personales para almacenar y compartir documentos corporativos, mientras que el 14% dijo no saber si su compañía tenía implantadas tales políticas.

Basado en una encuesta en línea de cientos de profesionales residentes en los Estados Unidos, el nuevo estudio también sostiene que el 25% de los empleados dicen que su compañía ha tenido problemas y ataques de seguridad de la información, pérdida de datos, pérdida de control de documentos u otros problemas derivados de la utilización de herramientas de sincronización y compartición de archivos personales.

Por otro lado, el 37% de los empleados dijeron almacenar y/o compartir documentos de la compañía vía sus soluciones personales de sincronización y compartición de archivos “todo el tiempo”, mientras que un 47% dijeron que lo hacían de forma infrecuente.

“Los empleados continúan utilizando aplicaciones personales de compartición de archivos para documentos sensibles, incluso cuando su compañía ha prohibido la utilización de tales herramientas, y lo hacen porque a menudo encuentran estas herramientas más accesibles y fáciles de utilizar que las suministradas por la compañía”, afirmó Greg Milliken, vicepresidente de Marketing de M-Files Corporation. “No obstante, la utilización no regulada de soluciones personales de sincronización y compartición de archivos representa una seria amenaza de seguridad para las compañías, porque los empleados pueden compartir información sensible con terceros externos, o almacenar documentos en sus dispositivos personales completamente fuera del control de su organización”.

Del 61% de los empleados que citaron que su compañía utiliza un sistema de administración de documentos o de administración de contenidos empresariales, sólo el 39% dijo que su sistema se integra con sus aplicaciones de sincronización y compartición de archivos.

Como la popularidad y adopción de herramientas de sincronización y compartición de archivos ha crecido, un número creciente de compañías han visto la necesidad de balancear la seguridad y la protección de datos con la necesidad de sus empleados de tener una solución simple para compartir documentos y colaboración con individuos y negocios fuera de su organización.

“La clave de la administración de la información es tener un entorno de trabajo más colaborativo con capacidades de compartición fáciles que potencien el acceso a los contenidos desde cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo, a la vez que se evitan las amenazas de seguridad y de protección de datos asociados con las herramientas personales de sincronización y compartición de archivos”, añadió Milliken.

-CIO España