Los líderes empresariales no están, a día de hoy, plenamente preparados para la era digital. De hecho, el 63% de los mismos asegura encontrarse lejos de poder afrontar la inminente transformación digital, lo que resulta imprescindible puesto que se prevé que el volumen de información digital en el lugar de trabajo va a seguir creciendo. Se espera que para el año 2020 la información digital se haya multiplicado por 30, según un estudio de Coleman Parkes Research encargado por RICOH.

Por otra parte, la investigación resaltó que los directivos tienen muy claro que existe un importante valor de negocio bloqueado en documentos en papel y 90% está de acuerdo en que digitalizar y liberar los datos que contienen estos documentos físicos mejoraría considerablemente los procesos de toma de decisiones empresariales.

Por esta razón, RICOH señaló que resulta de vital importancia, en los procesos de transformación digital y promoción del crecimiento empresarial, disponer de la capacidad de acceder fácilmente a la información, tanto si se encuentra en formato digital como físico. Los líderes empresariales reconocen que en la actualidad existe un valor importante latente en activos de información física. El estudio reveló que más del 50% de las compañías dispone de entre cinco y diez años de información almacenada únicamente en copias impresas.

Esto no solo afecta a los procesos de toma de decisión, sino también a la productividad y a los resultados financieros de las compañías, puesto que la mayoría de los directivos (el 67%) reconoce que tarda demasiado tiempo en encontrar los datos que se necesitan en los archivos impresos.

Por todo ello, la digitalización del archivo físico es una prioridad imperiosa para todas las organizaciones, pero son las pequeñas y medianas empresas las que antes se han dado cuenta de ello y las que se están moviendo mucho más rápido que las grandes compañías en el camino hacia la transformación digital. Casi dos tercios de las pequeñas y mediana empresa esperan haber digitalizado todo su pasivo documental en los próximos tres años, mientras que solo el 46% de las grandes compañías espera poder llegar a este objetivo.

Para ello, Ricoh mencionó que es clave contar con una administración efectiva  de los procesos documentales y que no reste tiempo a la actividad principal de cada empresa, ya sea grande o pequeña. La digitalización de la documentación permite a las compañías ser más eficientes en cuanto a costos, productividad y seguridad de su documentación, lo que les ayuda a mejorar su capacidad de adaptación a un entorno que cambia a gran velocidad y adquirir una fuerte posición competitiva.