En un escenario empresarial dinámico, los viajes de negocios son clave para el crecimiento. Impulsan relaciones, ayudan a cerrar acuerdos y fomentan el networking. Según un estudio de INEGI en 2023, el Producto Interno Bruto Turístico de México (ITPIBT) experimentó un incremento del 2.8% en el tercer trimestre. A partir de estos datos podemos destacar la importancia de nuestro país como destino de viajes.

De acuerdo al estudio: Travel Trends Forecast de Marriott International en el Caribe y Latinoamérica (CALA). Con una preferencia del 37% de los encuestados, México se posiciona en este 2024 como uno de los sitios preferidos tanto para viajes de ocio como de negocios.

Considerando el potencial de los viajes de negocios en México, este año es un gran momento para que las empresas potencien estas prácticas entre sus empleados y colaboradores. Sin embargo, una de las principales problemáticas a las que se enfrentan las empresas y los empleados es la gestión de viáticos. 

Entre las principales dificultades que encuentran son: 

• Mínimo control del presupuesto.
• Las facturas no son recuperadas en su totalidad. 
• Los empleados tienen que esperar mucho tiempo para su reembolso.
• Fraude y malos manejos de los gastos. 
• Mucho tiempo invertido en comprobación de viáticos. 

Tomando esto en cuenta. Aquellas organizaciones que aún no utilizan una aplicación de gastos de viaje, tienen un área de oportunidad para potenciar su negocio tanto en el área operativa como en la financiera. 

Ventajas de implementan una herramienta de gestión de viajes

De acuerdo a Luis López, Country Manager de Okticket México, las organizaciones que hacen uso de la automatización para gestionar los viáticos, se ven beneficiadas de la siguiente forma: 

• Control en todo momento del presupuesto: el CFO puede revisar en tiempo real el estado de los gastos desde la plataforma web, ¡no más sorpresas!
• Recuperación de facturas: una funcionalidad clave por ejemplo de Okticket. El empleado ya no tiene que preocuparse por llevar el seguimiento de las facturas y cfdis. La herramienta las recupera y en cuanto estén disponibles se pueden visualizar junto al gasto, dentro de la plataforma web. 
• Lógica personalizada: el Director Financiero puede establecer límites de gasto por empleado y rubro. Cualquier irregularidad se notifica al instante. 
• Conciliación bancaria: gracias a esta función se sincronizan con un click los gastos enviados a aprobación con los de la tarjeta bancaria. Con esto se previene el error humano en las comprobaciones. 
• Integración con el sistema de contabilidad: Okticket es 100% API. Esto significa que se adapta al sistema de contabilidad que la empresa esté usando para sumar esfuerzos.

Cuando una empresa comienza a utilizar un software de gestión de gastos, verá una mejora en los procesos de comprobación como: 

• Ahorro considerable de tiempo: sin automatización cada empleado invierte más de 80 horas al año en gestiones de viáticos.
• Mayor control del presupuesto.
• Aumento de deducibilidad al recuperar la mayoría de facturas.

 “Implementar una herramienta de automatización de viáticos impulsa la gestión empresarial. Dando más autonomía tanto al viajero de negocios como al Director Financiero, otorgándoles instrumentos para concentrarse en lo verdaderamente importante: el negocio”, comentó Luis López. 

Finalmente, cabe destacar la importancia de la transformación digital para el impulso empresarial. Cuando las organizaciones adoptan nuevas soluciones tecnológicas se ven beneficiadas de una eficiencia de procesos, ahorro de tiempo, mejora de toma de decisiones y una mayor capacidad estratégica que lleva a los directivos a ser más proactivos y mantenerse siempre delante del mercado.