Las reglas de administración del tiempo han cambiado, trabajando a través de su bandeja de entrada, cambiando los artículos a su bandeja de salida, yendo a casa y repitiendo la misma secuencia. Ahora, nuestras bandejas de entrada nunca se detienen y nos siguen las veinticuatro horas del día. En el pasado, el objetivo de una buena gestión era simplemente “hacer las cosas”. Hoy el objetivo es terminar lo que requiere con urgencia y cómo lograrlo, pero también es necesario saber lo que no va a lograr.

Aquí hay 9 formas para administrar su tiempo de manera efectiva.

1. Programe el tiempo de planificación semanal

Dedique tiempo al final de cada semana para mirar hacia adelante y programar la próxima semana. Esto nos permite ser proactivos al determinar lo que estamos asignando a nuestro tiempo y no sólo responder a lo que surja.

Uno de los mejores momentos para hacer esto es el viernes por la tarde. Bloquee de 30 a 60 minutos para ver lo que completó esta semana y lo que necesita completar la próxima.

2. Sea específico con los tiempos de inicio y finalización

Las anotaciones en su horario deben estar claramente definidas con los tiempos de inicio, duraciones y horas de finalización. Crear una lista de “tareas pendientes” para el día no es suficiente.

3. Programe sus actividades

Por lo general, somos muy buenos para mantener reuniones cuando otras personas están involucradas. ¿Trata las tareas que necesita de la misma forma?

4. Sea claro sobre lo que va a hacer

A medida que tenga claro su cronograma y horario, verá exactamente lo que está haciendo y cuándo. También será posible hacer un plan.

5. Tenga en cuenta el panorama general

Es muy fácil dedicar todo nuestro tiempo a los “bomberazos” del día a día. Como parte de su plan semanal, dé un paso atrás y mire el panorama general.

6. Use una matriz de prioridad para determinar qué programar

Stephen Covey, autor del libro Los siete hábitos de la gente altamente efectiva, popularizó el uso de la relación entre la “urgencia” y la “importancia” como una herramienta para establecer prioridades.

7. Tenga en cuenta su curva de productividad personal

Programe tareas en el momento apropiado del día según su curva de productividad personal. Todos tenemos momentos del día en los que estamos más en alerta” que otros.

Esta es su regla del 80/20, en la cual el 20 por ciento de sus esfuerzos están produciendo el 80 por ciento de sus resultados. Pase estos momentos trabajando en lo que es más importante.

8. Obtenga el control de su correo electrónico

No sienta a merced de su alerta de notificación por correo electrónico que le condiciona responder como un perro pavloviano. En vez de ello, procure definir horarios específicos para manejar y cuidar el correo electrónico. La frecuencia de estos horarios en el día variará dependiendo de su función. Recuerde que no tienen por qué leer todo en el momento en que entra a su bandeja.

Si estuvo en la reunión mencionada anteriormente con su CEO, ¿estaría revisando todos los correos electrónicos que llegan durante esa reunión? Recuerde el tiempo que asigne a esta tarea es el mismo que destinaría para una reunión con otra persona.

9. Usted tiene el control de su horario

Una vez tenga su cronograma bien definido, sígalo. Haga propio aquel viejo refrán que dice: “Planifica tu trabajo y luego trabaja tu plan”.

Lou Markstrom, CIO EE.UU.