Cuando los administradores de TI piensan en la administración de contenidos, tienden a pensar en documentos, sitios web, intranets y SharePoint. Pero ahora, gracias a la popularidad de YouTube, el video está emergiendo como una nueva forma de contenido que hay que gestionar en la empresa.
“El video ya no es un formato marginal. Cada vez más, los trabajadores de la información consumen video en el lugar de trabajo para fines de capacitación, asistencia técnica, y comunicación en tiempo real con colegas y clientes”, de acuerdo con un informe reciente de Forrester Research.
El Centro Médico Naval en Bethesda, Maryland, está totalmente alineado con la generación YouTube. Sus jóvenes pacientes militares pueden acceder a videos e información del hospital sobre demanda en las mil 400 pantallas de televisión en las habitaciones del hospital y en todo el campus. Los médicos y enfermeras pueden ver videos producidos por el departamento de capacitación durante el turno de medianoche en cualquiera de las ocho mil computadoras de escritorio en sus edificios.
Los 120 miembros del personal de TI (edad media: 31), postean también videos de fiestas de cumpleaños del departamento y bromas en la intranet de la organización -accesible solamente para los empleados de TI.
El CIO, Tony Thornton señala que solo está yendo al ritmo de los tiempos. “Similar a la forma en que el video se utiliza en otras redes sociales, está siendo utilizado de la misma manera aquí. Es empujar la información hacia nuestros usuarios”.
No tiene mucha ciencia, señala Whit Andrews, analista de Gartner. “El video ha sido utilizado para la capacitación desde la Segunda Guerra Mundial. Sin embargo, la facilidad de uso de YouTube, la compatibilidad y la pertinencia de su plataforma cruzada, ilusiona a todas las empresas” con respecto al video, comenta.
Pero los desafíos de administración de contenidos relacionados con el video están lejos de ser simples. A medida que las empresas se muevan más en el mundo del video bajo demanda, las cuestiones de almacenamiento, la distribución y la búsqueda de contenidos crecerán inevitablemente. Una gran cantidad de vendedores ofrecen herramientas de administración de contenido de video, pero la administración de almacenamiento de video, creación de redes, control de acceso y seguridad, son tareas relativamente nuevas para los departamentos de TI.
La administración de streaming de video a menudo está en silos, con cada unidad de negocio manipulando el video que utiliza. Pero las organizaciones maduras le están asignando la administración de todos los videos al departamento de TI para aprovechar la experiencia de los ingenieros de redes, señala el analista de Forrester, Phil Karcher.
La preocupación acerca de si la infraestructura de red puede manejar el tráfico de video ha atenuado el entusiasmo de muchos ejecutivos.
“La gente todavía está utilizando los webcasting internamente para las reuniones de la empresa y las comunicaciones de arriba a abajo del CEO, y externamente con fines de comercialización y seminarios web. Pero el soporte de video bajo demanda, almacenamiento de contenido y permisos para que los usuarios creen video no ha sucedido aún”, a gran escala, señala Karcher, debido a problemas de red y de control. También hay preocupaciones de seguridad sobre la posibilidad de que los videos propietarios se filtren hacia los dominios públicos.
Pero un grupo de organizaciones han dado el salto a la administración de contenido de video y están manejando los retos técnicos y de seguridad sobre la marcha, a medida que surgen.
Tocando de oído
La Manhattan School of Music (MSM), un conservatorio de música internacional en Nueva York, utiliza los servicios de videoconferencia en alta definición de Polycom, y software de código abierto para hacer sesiones de entrenamiento grabadas para que los estudiantes las revisen según la demanda.
“Tenemos más de mil horas de video educativo, y ahora estamos tomando todo ese material de archivo y poniéndolo en nuestro servidor”, señala Christianne Orto, decano asociado y director de grabación y aprendizaje a distancia. “La idea es crear una biblioteca virtual para nuestro cuerpo de estudiantes con el fin de que puedan continuar su formación” a través del video.
Las cuatro principales preocupaciones que enfrentan los ejecutivos al considerar la administración de contenido de video son el espacio de almacenamiento, ancho de banda, seguridad y capacidad de búsqueda.
El costo cada vez menor de almacenamiento, combinado con los aumentos en las tasas de compresión de archivos de video, hace que el almacenamiento de video sea más razonable de lo que era hace varios años. “El costo de almacenamiento en la parte final es minúsculo”, señala Thornton.
MSM espera sumar 400 horas de contenido de video a sus archivos de búsqueda cada año. Por ahora, se agregarán nuevos servidores según sea necesario, pero “en el futuro, estamos pensando en una solución de computación en la nube”, señala Orto.
Los archivos de video son voraces comedores de ancho de banda, pero hay muchas maneras de resolver ese problema. Andrews recomienda un modelo de visualización asistida que permite que una máquina en una oficina remota sirva como vehículo de difusión para todas las máquinas en esa oficina, por lo que solo transportan video desde una ubicación.
Otros métodos incluyen la “extracción por adelantado”, donde el CEO graba una presentación con 24 horas de anticipación y la distribuye a todos los lugares necesarios. Luego sigue con una sesión de preguntas y respuestas en vivo, que puede incluir solo audio con imágenes o diapositivas.
MSM compra ancho de banda de red de su vecino de al lado, la Universidad de Columbia. Las conexiones de fibra óptica van a ayudar a enfrentar el aumento del uso de la red a medida que sus productos de video crezcan, señala Orto.
El Centro Médico Naval, que administra una gran infraestructura de video IP impulsada por VBrick Systems, tiene una columna vertebral de 10GB y la posibilidad de llevar hasta 1GB al escritorio. Los promedios de la red son de picos de 25Mbps de tráfico -aunque esto puede duplicarse en los próximos doce meses, cuando el centro reciba todas sus aplicaciones de video, tales como la señalización digital, en pleno funcionamiento. Incluso entonces, Thornton estima que va a utilizar solo el 30% del ancho de banda disponible.
La Escuela de Música de Manhattan mantiene un estrecho control sobre su contenido de video a causa de los derechos de autor de la música y los requerimientos de permisos de los estudiantes. La escuela alberga un archivo público de las actuaciones en su sitio web, mientras que una intranet privada permite a los estudiantes acceder, con una contraseña, para recuperar imágenes con fines de capacitación.
La escuela utiliza el software de código abierto de administración de contenidos Drupal, que permite etiquetar los archivos de los estudiantes con palabras clave que harán que sea más fácil encontrar videos.
Al igual que otros formatos de contenido, el video podría causar problemas si algún material embarazoso o confidencial se hace público. En el Centro Médico Naval, Thornton es consciente de los retos y peligros potenciales que implica el alojamiento de contenidos de videos formales e informales, pero mantendrá las restricciones al mínimo -por ahora.
“Existe el potencial de poner cosas por ahí que no le gustaría que la gente vea. No hemos visto a la gente abusar de ello todavía, pero anticipamos que va a pasar”, señala Thornton. “Pero no necesariamente abogaría por bloquear todo en caso de que algo suceda. Usted lo manejará mientras sucede -y cuando las necesidades de política surjan, entonces eso es lo que haremos”.
De cara al futuro, los analistas dicen que la creación de un sistema de administración de contenidos, sin incluir la capacidad de video, sería un gran error.
“Las empresas deben enfrentar el hecho de que el video es un elemento clave de sus estrategias futuras en mensajería interna y externa”, señala Andrews de Gartner. La adopción de una presencia de video interno es una necesidad, añade, señalando a un departamento en una compañía que publica sus videos de entrenamiento en YouTube, haciéndolas accesibles a los empleados -y al resto del mundo. “Cuanto más tiempo espere”, agrega, “es más probable que el video de la compañía aparezca en YouTube”.
