“Como si gestionar proyectos complejos de tecnología no fuese lo suficientemente difícil, el outsourcing puede crear muchas tensiones que probablemente nunca haya experimentado usando un equipo primario o exclusivamente interno”, señaló Tom Fountain, CTO de Pneuron, empresa que proporciona soluciones empresariales distribuidas. “Curiosamente, no es la competencia técnica del proveedor de outsourcing la que hace que los proyectos se descarrilen; sino una falta de comunicación y entendimiento común de lo que es importante y de cómo combinar diversas organizaciones en una unidad cohesionada”.

Entonces ¿cómo es que los líderes de los proyectos mantienen a los proyectos tercerizados, especialmente los tercerizados internacionalmente, encarrilados y dentro del presupuesto? A continuación hay ocho sugerencias que, seguramente, le serán de mucha ayuda.

Ayude a la empresa subcontratada a entender sus metas empresariales

“Esto no implica sesiones interminables de entrenamientosy largos intercambios de documentos, pero sí compartir los elementos importantes de su negocio, sus clientes, sus procesos de negocio, su gente”, anotó Fountain. “Mientras más elementos pueda compartir de manera efectiva, es más probable que su proveedor esté alineado con sus metas empresariales y sea capaz de crear valor real”.

Asegúrese de que todos estén trabajando desde el mismo manual

“Siempre cree un manual que contenga instrucciones paso por paso”, señaló Kapil Bagai, gerente de LexInnova Technologies, una firma consultora de tecnología y outsoucing legal. “Esto facilita la aplicación coherente de sus requisitos. Un flujo de trabajo bien diseñado y robusto construye precisión y promueve la eficacia general”, señaló. Además, es importante para “proporcionar al equipo la información de antecedentes y el material necesario que podría ayudarlos en una mayor racionalización y gestión del proyecto”.

También, cuando se trabaja con miembros del equipo cuya lengua madre no es inglés, sea consciente del hecho de que los requerimientos escritos pueden no ser suficientes. Así, en la medida de lo posible, complemente la comunicación escrita con wireframes, diagramas anotados y otras ayudas visuales para transmitir con claridad sus necesidades. Mientras más específico sea, mejores oportunidades tendrá de conseguir el producto final que está buscando.

Además, “los procesos deben incluir un mecanismo de seguimiento [métricas] para la medición de la productividad y la calidad del equipo”, añadió Bagai.

Sea consciente y respetuoso de la zona horaria de todos -y úselas para sacar ventaja

“Cuando un equipo que trabaja en un mismo proyecto se encuentra en diferentes zonas horarias, es buenos saber la diferencia y programar reuniones que les acomoden a ambos”, señaló Bagai. “Estar preocupado por el tiempo de su equipo, ayuda a construir un nivel de confianza y los motiva a trabajar más y mejor”.

También puede usar las grandes diferencias de zona horaria a su ventaja por ejemplo, si ha externalizado parte de su proyecto a India, que está 9,5 horas más adelante que la Costa Este de los Estados Unidos, se les puede enviar algo al final de su día laboral, ellos podrán trabajar en él mientras usted esté durmiendo y tenerlo listo al comienzo de su siguiente día útil.

Asegúrese de que todos estés trabajando en los mismos archivos

“Habilite equipos distribuidos globalmente para colaborar y trabajar como si estuvieran en la misma oficina. De esta manera, asegurará que existe solamente unaversión autorizada del archivo”, sugirió Randy Chou, CEO de Panzura, empresa global proveedora de almacenamiento en la nube. “Esto permite que los equipos trabajen en el mismo archivo al mismo tiempo sin sobrescribir el trabajo de otros. Esto es especialmente importante paraaplicaciones como diseño, desarrollo de software, arquitectura e ingeniería, en las que los problemas de integridad del documento pueden causar retrasos importantes e incurrir en gastos adicionales significativos.

Tenga un buen software de administración o gestión de proyectos y asegúrese de que todas las partes lo estén usando

“Proporcione a su equipo una solución de software colaborativa que les permita trabajar juntos”, añadió Bassem Handy, vice presidente de Estrategia Empresarial en Procore, una proveedora de software de gestión de proyectos. “Con acceso inmediato a los datos del proyecto, los miembros del equipo gastarán menos tiempo buscando y haciéndole seguimiento a la información, y más tiempo siendo productivos. Tanto los miembros del equipo como los stakeholders tendrán una visión del proyecto, para así mantener a todos en la misma página”.

“Tenemos un equipo de veinte desarrolladores en el extranjero y todo nuestro trabajo de desarrollo es conducido desde la oficina”, explicó Mark Tuchscherer, cofundador y presidente de Geeks Chicago. “El consejo más importante que puedo ofrecer [en lo que respecta a la gestión de proyectos externalizado es tener un excelente software de gestión”, comentó. “Nosotros usamos JIRA, porque somos una compañía ágil, pero algo como Asana, funcionaría también. Todo se debe hacer a través del software. Nunca use el correo electrónico para gestionar proyectos.

Sincronice regularmente

“Acepte por adelantado que se le mantenga actualizado en un horario fijo”, señaló Chok Leang Ooi, CEO de AgilityIO, una firma de consultoría global. “Las sincronizaciones puedes ser hechas sobre una base diaria o semanal, pero sea disciplinado cuando se trate de mantener el tiempo acordado, especialmente si su equipo externo está en otra zona horaria”.

La comunicación efectiva, especialmente con empleados nuevos o externos, es la clave para la creación de un proyecto más rentable, productivo y eficiente”, anotó Handy. “Ya sea que esté utilizando Google Chat o Slack, mantener toda la comunicación del proyecto en una sola ubicación central incrementará la responsabilidad y permitirá que todos los miembros del equipo se comuniquen en tiempo real”.

Realice videochats regularmente

“La interacción cara a cara (incluso si se hace electrónicamente) es vitalmente importante para desarrollar una relación sólida y buena con su equipo que asegure la alineación a los objetivos y metas”, indicó Patrick Rice, CEO de Lumidatum, una compañía de análisis predictivo. “Herramientas como Skype, Slack, WhatsApp y Google Hangouts hacen que sea más fácil estar conectado e interactuar con sus compañeros”, dondequiera que estén.

Trate con respeto a los miembros externos de su equipo

“Tómese su tiempo para llegar a conocer a los miembros del equipo”, aconsejó Fountain. “Ya sea a través de una videoconferencia o algún otro medio, ponga nombres a las caras y conozca lo que los motiva. En pocas palabras, trate a su equipo externo como los compañeros que quiere que sean” y lo serán.

-Jennifer Lonoff Schiff, CIO (EE.UU.)