Ante dos proyectos exactamente iguales, los problemas son a menudo bastante similares. E incluso los buenos gerentes de proyectos pueden cometer errores al discutir uno grande y complejo, o cuando son bombardeados con solicitudes de cambio.

A continuación se describen los errores más comunes que ven los ejecutivos de TI y los gerentes de proyectos, así como algunos consejos para evitarlos.

Error # 1: No reunirse con todo el equipo y establecer metas por adelantado

“Es importante que todo el equipo conozca los roles, las responsabilidades y los resultados desde el principio”, afirma Shami Ahuja, director de prácticas ágiles en la consultora tecnológica Nisum. Por eso es una buena idea celebrar una reunión de inicio con todos los interesados.

Error # 2: No romper los proyectos (grandes) en pedazos más pequeños

Para evitar que su equipo se sienta abrumado, “tómese el tiempo para entender cada faceta del proyecto”. Después, “rompa el proyecto en pedazos pequeños y vuelva a romper esas pequeñas piezas en pedazos más pequeños, si puede”. Y asigne cada tarea al equipo que mejor se adapte.

Error # 3: No dar prioridad a proyectos y/o tareas

Es importante para el director de proyecto que los miembros del equipo sepan qué tareas deben tener prioridad y cuándo han cambiado éstas. “Comunicar claramente las prioridades del proyecto puede ayudar a ahorrar muchos problemas y dolores de cabeza”, señala Ahuja.

Error # 4: Olvidar que la gestión de proyectos es también la gestión de personas

Para evitar este problema, asegúrese que todo el mundo entienda cómo y por qué su papel es importante para el éxito del proyecto y programe el tiempo para los check-ins periódicos. Esto incluye patrocinadores, miembros del equipo, ejecutivos, proveedores y otros interesados. De esta manera podrá asegurarse de que todos comparten la misma visión del proyecto.

Error # 5: No comunicarse regularmente con los miembros del equipo

Si bien nadie rechazará la importancia de la comunicación constante para el éxito de la gestión de proyectos, una vez que un proyecto está en marcha es fácil perder tiempo para reunirse con el equipo o proporcionar actualizaciones a los principales interesados.

Error # 6: Dejar que los cambios salgan de la mano

Las solicitudes adicionales y las características añadidas agotan los recursos y pueden afectar el enfoque de la visión del producto. Y sin el control adecuado, se puede afectar seriamente el éxito del proyecto. Sin embargo, el deslizamiento del alcance puede ser reducido por una fuerte administración de proyectos y la propiedad del producto.

Error # 7: No usar una herramienta de gestión de proyectos

Para ayudar a mantener los proyectos en marcha, es importante utilizar estas herramientas para saber el estatus del proyecto, asegurarse que podrá completarse en el plazo acordado y para identificar oportunidades de eficiencia adicional (o problemas puntuales). Además, la documentación del proyecto debe ser actualizada cada semana.  

Error # 8: No ajustar el curso cuando las cosas van mal

Como cada gerente de proyecto sabe, en ocasiones, a pesar de sus mejores esfuerzos, las cosas salen mal o el proyecto falla. Y el miedo al fracaso puede llevar a veces a un gerente de proyecto a un ejercicio de futilidad, en su intento por salvar un proyecto condenado al fracaso.