Que Internet es una herramienta que ha transformado los hábitos sociales y empresariales es una realidad, y no lo es menos que el correo electrónico es hoy la herramienta de comunicación por excelencia. Pero puede dejar de serlo si lo utilizamos mal.

Hay en el mundo cerca 2 mil 500 millones de usuarios de correo electrónico y más de mil 600 millones de correos electrónicos circulando por la red cada segundo. Son datos que demuestran que el correo es una herramienta de comunicación clave en nuestros días.

Sin embargo, acens, empresa que administra más de 6 millones de correos electrónicos diarios en sus data centers, advierte que un mal uso del mismo, puede convertirlo en la herramienta más ineficaz e improductiva para las empresas, y lo hace en el Día Mundial del Correo, que se celebra el 9 de octubre para conmemorar la fundación de la Universal Postal Union (UPU) en Berna (Suiza) un día como hoy pero de 1874.

La compañía identifica ocho errores a evitar cuando se trabaja con el correo electrónico:

1) No definir el uso del correo electrónico. Existen tantas opciones y configuraciones de correo electrónico y servicios asociados a éste, como necesidades tienen las empresas y los usuarios. La firma recomienda hacer un diagnóstico de las necesidades de cada empresa para determinar qué solución resuelve mejor su problemática: el uso que se le va a dar al correo –particular, campañas de email marketing…–, el número actual de usuarios y previsión de crecimiento, la incorporación de soluciones colaborativas, la necesidad de personal técnico, el incremento de consumos y costos, los riesgos de intrusión, la garantía de disponibilidad…

2) Olvidar compaginar diferentes herramientas de comunicación. Existen diferentes situaciones en las que el correo electrónico puede no ser la vía de comunicación más idónea y se puede sustituir por otras herramientas de comunicación, como las redes sociales.

3) No tener una estrategia multicanal. Un correo electrónico bien redactado y con un mensaje potente puede ser un gran medio para impactar a nuestros clientes, proveedores, potenciales clientes… pero quizá no sea el mejor canal para recibir la información de regreso. En este sentido, acens remite a un informe de Marketing Sherpa, que revela que los tres canales de marketing que las empresas están integrando junto a sus programas de correo electrónico son las páginas web y los micrositios (75 por ciento), las redes sociales (56 por ciento) y eventos ad hoc (exposiciones, demos, webinars, 40 por ciento).

4) Ahorrarse el filtro de spam y detección de malware. Estas soluciones incrementan la productividad y reducen los riesgos. Hay que tener en cuenta que se estima que siete de cada diez correos electrónicos enviados cada día son spam y casi uno de cada diez esconde algún tipo de malware.

5) No hacer copias de seguridad. El almacenamiento de información valiosa en el buzón de correo va en aumento, por lo que hay que hacer copia de seguridad o utilizar servicios de almacenamiento en la nube.

6) No aprovechar las ventajas del correo móvil. Los usuarios de smartphones, que pueden acceder a la misma cuenta de correo en el móvil y en la PC, pueden ahorrar tiempo e incrementar su productividad si utilizan servicios y aplicaciones que les permitan sincronizar las cuentas de correo y trabajar con documentos adjuntos.

7) No saber administrar el correo. Según acens, cada segundo circulan más de 16 mil correos electrónicos por las redes de todo el mundo por lo que el usuario debe conocer bien las funcionalidades de las aplicaciones de correo para usar las carpetas para clasificar y almacenar correos; crear reglas para la recepción y envío de mensajes; etiquetar los correos; eliminar los mensajes de la bandeja de entrada para no releer los mismo correos; compartir tareas, contactos y calendarios; establecer una relevancia o prioridad a cada mensaje… Otra opción es no mantener abierta todo el tiempo la ventana del correo y así no desviar la atención sobre otras tareas.

8) No pensar antes de mandar un correo electrónico. Para ser eficientes, habría que evitar malos hábitos como responder al remitente sin terminar el correo, enviar el correo electrónico sin adjuntar el archivo, contestar a otro contacto, no definir bien el asunto del correo, malinterpretar el tono del correo, etc. Todo ello obliga a enviar más y más correos. Por otro lado, hay que ser concisos y claros, evitando los correos largos y que los remitentes tengan dudas, lo que provoca más correos. A veces, una llamada de cinco minutos es más efectiva.

Y ojo al dato, según Acxiom, 49 por ciento de los usuarios dispone de una cuenta de correo para recibir mensajes que no tiene intención de abrir jamás, lo que da pie a pensar que gran cantidad de usuarios consideran que hay saturación de emails o seleccionan la información relevante para ellos.

– Reyes Alonso