En un entorno móvil global, las organizaciones están buscando sistemas ERP que hagan algo más que sólo integrarse a un sistema legado. Pero con tantas soluciones disponibles, ¿cómo elegir el software adecuado para su empresa? Ejecutivos de TI y expertos en ERP dan 11 tips para obtener el retorno de su inversión en el software.

Conforme las empresas se vuelven más complejas, encontrar una solución de planeación de recursos empresariales (ERP) que satisfaga todas sus necesidades puede ser tan complicado como hallar un unicornio. De hecho, en el entorno móvil global de hoy, las organizaciones buscan un sistema ERP que haga algo más que sólo integrarse a un sistema legado.

Sin embargo, con tantas soluciones en el mercado, ¿cómo elegir el sistema de software adecuado para su empresa, que puedan utilizar los diferentes grupos que la integran?

Para ayudarle a aumentar sus posibilidades de hallar e implementar una solución ERP que beneficie a su organización (y le ayude a no dejarse encantar por el canto de la mercadotecnia), CIO consultó con una docena de expertos en ERP. A continuación, presentamos sus 11 principales sugerencias sobre cómo elegir e implementar un sistema ERP de forma exitosa.

1. Documente los objetivos de negocio y cree un plan de implementación y soporte

“Las implementaciones exitosas se basan en un problema de negocio bien evaluado y delimitado”, explica Bernd Weidenmueller, vicepresidente de ERP de Avanade, que provee soluciones tecnológicas empresariales y servicios administrados.

“Cuanto mejor se defina el problema es más probable que el sistema ERP pueda solucionarlo”, asegura. Haga a los desafíos que quiera que el software resuelva “tan específicos y medibles como sea posible y vincúlelos con los objetivos generales de su compañía”.

“Haga una lista de sus requerimientos de mayor misión crítica, incluyendo flujos de trabajo, integración de sistemas, gobierno, riesgo y cumplimiento (GRC), funcionales, migración/conversión de datos, inteligencia de negocio y reporteo, y capacitación”, apunta Greg Pierce, vicepresidente de Concerto Cloud Services de Tribridge, una firma de consultoría de servicios de CRM, ERP y TI.

En seguida, dice, “defina su enfoque de implementación y plazo. ¿Qué tan compleja será su migración/conversión de datos? ¿Qué tan ‘limpios’ están sus datos actualmente? ¿Está buscando iniciar con un grupo central de funciones y ampliar la funcionalidad gradualmente?”

Y no olvide a su equipo cuando seleccione una solución. “¿Tiene un plan para implementar el ERP bien definido?”, cuestiona. “¿Qué habilidades de TI tiene internamente versus las habilidades con las que necesita ayuda?” Al responder estas preguntas, verá un manejo mucho mejor de lo que usted necesita en un sistema ERP y perfilarse mejor al éxito.

2. Elija el modelo de entrega

“Pregúntese, ‘¿Qué modelo de entrega de ERP es mejor para mi compañía?’”, sugiere John Hoebler, director de MorganFranklin Consulting. “Las tres primeras opciones son las soluciones ERP dentro de la empresa, un ERP hospedado / de servicios administrados y ERP en la nube”, señala.

“Tradicionalmente, las soluciones ERP hospedadas o instaladas internamente ofrecen la máxima flexibilidad para diseñar paquetes que satisfagan las necesidades de la empresa, pero también son costosas. Están surgiendo soluciones de ERP en la nube con herramientas de desarrollo robustas”. Pero antes de invertir en una solución basada en la nube, asegúrese de que satisfaga sus necesidades y de que sus datos estén seguros (adecuadamente respaldados y asegurados), recomienda.

3. Compare soluciones

“Hay varios proveedores de ERP que operan globalmente”, explica C.V. Leela Krishnan, directora de proyectos de la práctica de SAP de Hexaware, un proveedor de soluciones empresariales y servicios TI. “No todos los ERP satisfacen al 100 por ciento los requerimientos de su organización”.

Por lo tanto, es importante “priorizar y crear una matriz de funcionalidades que requiere el negocio y clasificar los diferentes ERP con esta matriz”, afirma. Al hacerlo, será más fácil “elegir un ERP que brinde el máximo número de funcionalidades necesarias y también ofrezca el ROI esperado”.

Jon Duncan, director de Administración de Producto de Antenna Software añade: “Las empresas deben considerar las plataformas flexibles que … se integren con otros sistemas back-end para proporcionar a los trabajadores información crítica al tiempo de ofrecer una experiencia móvil rica” (asumiendo que la movilidad es importante para su organización).

De igual forma, es importante que la solución ERP sea configurable. “Configurabilidad no significa volver a codificar las soluciones para que se ajusten a sus necesidades”, explica Tim García, CEO de Apptricity, una compañía de administración de ERP y recursos orientados al servicio a clientes. “Significa tener la capacidad de cambiar las configuraciones dentro de la solución para que le quede a su organización como un traje a la medida. Usted debe ser capaz de definir la interfaz de usuario y cómo se despliega la información y que datos aparecen en ciertos escenarios”.

4. Investigue cuidadosamente a los proveedores

“Cuando seleccione un proveedor de ERP, haga su tarea”, sugiere Vajira De Silva, CEO de attune Consulting, un proveedor de soluciones de negocio y tecnología. “Al consultar con analistas de la industria, grupos de usuarios y otros asesores, y echando un ojo a las instalaciones de los sistemas ERP de otras compañías, tendrá una idea de las verdaderas fortalezas y debilidades del proveedor”.

Además, “tómese el tiempo para aprender qué proveedores de ERP están en la cúspide de estas tendencias y que están invirtiendo en tecnologías emergentes”, añade. “No es suficiente resolver sus problemas hoy. El proveedor de ERP debe poder demostrar una estrategia de crecimiento de largo plazo que pueda ayudarle a ser competitivo en el futuro”.

Finalmente, “pida a los proveedores referencias de uno o más clientes que tengan la misma especialidad y tamaño que usted”, comenta Dereck Singleton, analista de ERP de Software Advice. “Cuando hable con estos clientes, vaya al fondo. Pregunte qué retos enfrentaron con el sistema; pregunte cómo respondió el proveedor; y qué cambiarían del software si pudieran”.

5. Concéntrese en los elementos esenciales

“No todo lo que brilla es oro”, advierte Hoebler. “En lugar de crear tableros de control ricos o automatizar procesos pobremente documentados, aborde los elementos básicos: finanzas, recursos humanos/nómina, procesos de cadena de suministro y reporteo”, señala.

“Cree una base que mantenga corriendo el negocio desde el día uno y que obligue a la estandarización de datos. Las gráficas de pastel y los diagramas de dispersión se ven bien en las juntas de concejo, pero no con datos incorrectos. Establezca procesos centrales y datos como la base para la funcionalidad adicional y las mejoras”, apunta.

6. No lo haga solo

“Muchas organizaciones descubren que involucrar a expertos en ERP externos es básico para hacer exitosa una iniciativa de ERP”, explica Steve Litwin, presidente de Litcom, un proveedor de soluciones de TI. Sólo asegúrese de que si contrata a una firma de consultoría, ésta entienda su negocio y sus objetivos organizacionales así como los sistemas ERP que está implementando.

“El socio con el que su compañía decida trabajar es la decisión más importante que hará durante la implementación del ERP”, asevera Mike Oswalt, presidente de Algorithm, un proveedor de servicios, soluciones de TI y soporte. “Este socio debe saber de su industria y entender totalmente su negocio” – y trabajar muy de cerca suyo durante el proceso de implementación del ERP.

7. Invierta en capacitación

Antes de implementar su nuevo software en toda la empresa, o incluso en un par de departamentos, “vale la pena invertir en un equipo de usuarios y capacitarlos en la herramienta, aunque signifique alejar a los miembros del equipo de su función laboral principal”, sugiere Gail Snider, director de Mercadotecnia – Relaciones con Microsoft, de enVista, una firma de consultoría de cadena de suministro y servicios TI.

8. Concéntrese en los datos y en la administración del cambio

“La mayoría de los retrasos de los ERP se deben a la falta de enfoque en tener listos los datos maestros y transaccionales a tiempo, o a la falta de alineamiento alrededor de los nuevos procesos de negocio y su impacto en los usuarios finales”, explica Brad Little, vicepresidente y Líder de la Línea de Servicio de SAP Norteamérica de Capgemini.

“Incluso si usted crea un sistema perfecto, su entrada en producción tal vez no sea exitosa sin los datos de calidad y si los usuarios no están listos para recibir la nueva solución. Comience a tiempo en ambos frentes para evitar sorpresas”, recomienda Little.

9. Evite adaptar demasiado su solución ERP

Si bien es esencial hacer cierta customización, muchas organizaciones personalizarán demasiado su software, al punto en el que “años después, no puedan actualizar el sistema sin perder toda esta customización”, explica Dustin Wells, CEO de Headspring, quien se especializa en el desarrollo y consultoría de software a la medida. “Puede evitar esto al reducir la cantidad de customizaciones hechas por su proveedor de ERP”.

10. Mida los resultados

“Defina métricas para determinar cómo el sistema debe cumplir con los objetivos de negocio que usted definió, después dar seguimiento al progreso y continuar midiendo – incluso después de la implementación”, señala Erik Kaas, vicepresidente de Gestión de Producto del proveedor de soluciones de software  Sage.

11. Mantenga su software actualizado

“Manténgase actualizado con los parches y liberaciones de software que lanza su proveedor de ERP”, señala Little. “No estar actualizado hará más difícil soportar su sistema y elevará su costo de propiedad. También dificultará y hará más costoso actualizarse a la siguiente versión importante”.

– Jennifer Lonoff Schiff

Jennifer Lonoff Schiff es colaboradora de CIO y dirige una firma de comunicaciones de mercadotecnia enfocada en ayudar a las organizaciones a interactuar mejor con sus clientes, empleados y socios.