Desde hace un par de años la aceleración de la Automatización Robótica de Procesos (RPA), ha venido en aumento dentro de las organizaciones que quieren potenciar su transformación digital.
Reducir costos, eliminar tareas repetitivas y mejorar los tiempos de servicios, son algunos de los beneficios que RPA puede aportar a las organizaciones. Sin embargo, existen factores críticos a considerar para no quedarse en el intento.
Entendimiento de RPA
Cuando hablamos de RPA y sus siglas muchas veces se puede confundir el término “robótica” por hardware cuando en realidad es un software informático. Cuando se inicia una oficina de automatización RPA, debe existir una forma clara de entendimiento en los usuarios sobre la tecnología y su uso antes de arrancar cualquier automatización, esto evitará tiempo, esfuerzo y costo invertido en una nueva tecnología. La correcta identificación de procesos candidatos a ser automatizados con RPA desde un inicio, es fundamental para el éxito de la oficina de automatización.
RPA puede impulsar el valor en las organizaciones y el uso correcto del robot depende de entender que el robot sigue una secuencia de pasos y parámetros para ejecutar una actividad y si éstos son modificados por el usuario sin ser notificados, tiende a afectar el entregable del robot.
Seleccionar el proceso que se va automatizar
Existen cantidad de actividades repetitivas que las organizaciones pueden tener, sin embargo, no todas pueden ser viables para ser automatizadas con RPA. Después del Covid, las organizaciones buscan poder ser más eficientes en su servicio, mejorar su calidad y aprovechar de mejor manera el uso de sus recursos. Seleccionar un proceso o tarea que no genere ningún valor a la compañía en términos cuantificables, representará un costo más que un beneficio. Lo recomendable es combinar otras tecnologías que puedan ser open source o algún otro mecanismo que puedan utilizar para automatizar el proceso repetitivo.
Optimizar el proceso antes de ser automatizado
Cuando hablamos de automatización, nos referimos a la mejora en el proceso para poder aprovechar de mejor manera el uso de RPA. Antes de poder implementar cualquier proceso es importante buscar optimizar y mejorar el proceso, eso evitará que lleve una mala práctica en el proceso hacia un robot. Y que invierta tiempo en la implementación o trasladen un problema al equipo de soporte operativo RPA. Saldrá más caro tener un proceso automatizado en producción que hacerlo de forma manual.
¿Reemplazar humanos por robots?
Es un completo error pensar que el uso de RPA en las organizaciones sustituirá todas las actividades de una persona. Si bien RPA puede potenciar la eficiencia, reducir errores y operar continuamente 24×7 los 365 días del año, RPA aún depende del factor humano para supervisar las tareas del robot. La evolución de esta tecnología ha generado un impacto positivo cuando los procesos son automatizados con el mínimo de interacción de sistemas legados posibles. Decir que un proceso operado por un robot será totalmente autónomo y libre de errores, equivale a decir que un ERP, CRM o cualquier plataforma son totalmente estables.
Medir beneficios
El factor determinante que mide si una tecnología puede apoyar en el crecimiento dentro de una organización es medir el beneficio. Mucho se dice que el valor de RPA puede ser medido en FTE (Full Time Equivalent) o ROV (Return of Value), pero en la realidad postcovid, las organizaciones cada día demandan hacer más con menos.
Es importante tomar en cuenta que el uso de RPA conlleva un costo de licenciamiento de la herramienta, uso de infraestructura, consultoría para las automatizaciones y costo operativo para apoyo en las incidencias y mantenimientos. El no tener claro desde un inicio el caso de negocio sobre los beneficios reales que esta tecnología puede generar a la organización, y puede perder relevancia e interés del sponsor y de los C-level.
Es recomendable hacer un piloto con el mínimo de inversión de licencias, infraestructura y consultoría, así como medir el resultado obtenido, aprender sobre ello y generar los cambios necesarios para las siguientes automatizaciones. Siempre será mejor iniciar las automatizaciones de manera interna para un mayor entendimiento y con un resultado favorable apoyarse con una consultora especializada en RPA.
Con un enfoque correcto, el uso de nuevas tecnologías disruptivas pueden potenciar el valor en las organizaciones, pero querer acelerar un programa que no se entiende cómo funciona y qué valor real puede generar dentro de una organización, puede terminar en un caos y en un fracaso.
Luis Rosas, especialista en RPA.
