Recientemente, BPR-Rico Manufacturing decidió que era hora de un cambio en sus sistemas de recursos humanos.

El equipo de ingeniería, con sede en Medina, Ohio, que construye carretillas elevadoras y otros equipos de manejo de materiales, había estado utilizando la solución HR Abra de Sage North America. La implementación on-premise tomó más de una década y adquirió ciertas excentricidades. El sistema podía cambiar al azar las deducciones de los planes de seguro dental de los empleados a una tasa de dos años atrás. Un empleado que generalmente trabaja 32 horas semanalmente, ocasionalmente llega a las 40, pero el sistema solo pagaba 32 horas.

A medida que esto ocurría, Rico Manufacturing ya estaba cambiando su sistema de marcado de tarjeta basado en papel con software de marcado y de asistencia basado en la nube, del proveedor Kronos. La compañía decidió ir con Kronos para reemplazar su sistema de recursos humanos y de planilla así como para también moverlo a la nube.

La compañía salió en vivo con la plataforma de recursos humanos de software como servicio (SaaS) de Kronos en julio del año pasado. El sistema de marcado y de asistencia llegó dos meses después. Kent Stelmasczuk, CFO en Rico Manufacturing, señala que el concepto del SaaS de Kronos es neutral en cuando a costos, con respecto a los sistemas on-premises, simplemente al considerar las tarifas de licencias de software y sin considerar el costo del hardware en la cuenta.

“Cualquier cosa que nos ahorramos en hardware es beneficio extra”, señala Stelmasczuk, resaltando que la compañía estaba preparándose para una actualización de servidor previamente al cambio a la nube.

Los fundamentos del SaaS de recursos humanos se están alineando para otras organizaciones también. El departamento de Asuntos de Veteranos (VA por sus siglas en inglés) está trabajando para lanzar un piloto de un sistema SaaS HR (SaaS de RR.HH.) bajo un contrato de 10 años, por 123 millones de dólares, con IBM. Ese despliegue reemplazará una aplicación legacy de RR.HH. que data de principios de la década de 1960.

De hecho, la elevada antigüedad de muchos de los sistemas de RR.HH. animan a migrar hacia una nueva plataforma, y eso frecuentemente significa SaaS. Jason Averbook, director de innovación de negocio del proveedor de servicios en la nube Appirio, señala que el sector de aplicaciones de RR.HH. se encuentra en medio de un ciclo de reemplazo. Averbook fue anteriormente CEO en Knowledge Infusion, una consultora de administración de capital humano adquirida el año pasado.

Hasta 90% de las empresas Fortune 1000 reemplazará o re implementará su sistema principal de RR.HH. en los próximos cuatro años, afirma. “La mayor parte del software que está ahí fue escrito antes de que naciera la Internet. No satisface las necesidades y expectativas de los empleados y gerentes. Eso es por lo que usted ve mucha actividad alrededor de la nube”, agrega.

La nube ofrece beneficios a las empresas que reemplazan al software legado de RR.HH

Los CIO que eligen soluciones de RR.HH. en la nube tienen una serie de alternativas de compañías que crecieron en la nube, o que se han movido hacia la entrega vía SaaS siguiendo una historia de productos on-premises. Algunos de los proveedores que ofrecen aplicaciones de administración de RR.HH. en forma de SaaS incluyen a ADP, Ceridian, Kronos, Oracle, SAP, Epicor y Workday.

Averbook señala que una actualización pendiente de sistemas legados de recursos humanos puede desencadenar una movida hacia SaaS. Muchos sistemas in-house que están envejeciendo han sido personalizados hasta ser irreconocibles y requieren una tonelada de soporte interno para mantenerlos corriendo, señala. “Los CIO quieren salirse del negocio de mantener sistemas back office. Cuando llegue el momento de actualizarse, lo natural será mirar a algún otro lado”, señala.

Rico Manufacturing evitó una actualización de un sistema e infraestructura heredados, y también desembarcó el conjunto de actualizaciones que estaban en marcha para una aplicación in-house. La compañía solía recibir trimestralmente actualizaciones de impuestos estatales y federales de su proveedor anterior de RR.HH. Pero la tarea de actualización era susceptible al error humano. El software in-house, por ejemplo, le permite a los clientes seleccionar partes de la actualización que quieren instalar. (Una vez, antes de la llegada de Stelmasczuk, las actualizaciones de impuestos estatales fueron aplicadas, pero no las de impuestos federales).

Adicionalmente, el proceso de actualización implicaba descargar el archivo de actualización, aplicar la actualización al software e ir luego a la aplicación para lanzar las actualizaciones, explicó Stelmasczuk, resumiendo que se trataba de “un proceso de múltiples pasos”.

Ahora, Kronos maneja el trabajo de mantener el software al día. No tenemos que hacer las actualizaciones de la aplicación y poner los parches”, señala Stelmasczuk. “Todo ocurre tras bambalinas”.

“Para el Departamento de Asuntos de Veteranos (VA, por sus siglas en inglés), un proveedor basado en la nube simplemente tiene sentido, señala Paula Molloy, subsecretaria asociada adjunta del área de políticas y planeamiento en el VA. “Nos permite ofrecer funcionalidad sin una inversión importante en infraestructura, y libera nuestros recursos de TI para enfocarse en aquellas aplicaciones que realmente necesitan estar in-house”, agrega.

El VA, asimismo, también se beneficia del modelo de cobro por servicios compartidos de los sistemas hospedados, de acuerdo a Adam Jelic, socio en IBM Global Business Services. Señala que IBM está ofreciendo la aplicación de recursos humanos para el VA a través de una Línea de Recursos Humanos de su Centro de Servicios Compartidos. Las ventajas de los sistemas alojados, agrega, incluyen la compartición de costos entre varios clientes, el mantenimiento del software al día y la velocidad de despliegue.

IBM está trabajando en la fase de diseño de la aplicación, el desarrollo y las pruebas del proyecto del VA. La compañía eventualmente operará ese sistema hospedado, el cual será construido sobre software de Oracle PeopleSoft, Monster Government Solutions e IBM. El despliegue de una aplicación de producción está previsto para comenzar en enero del 2014 y la instalación estaría completa hacia el final del año 2015.

La implementación de SaaS de RR.HH. no siempre es rápida e indolora

El tiempo de instalación generalmente es citado como un beneficio del modelo SaaS, pero la duración del despliegue varía de acuerdo al tamaño y la experiencia del cliente y el alcance del proyecto, según ejecutivos de la industria. El despliegue por etapas del VA, se extenderá por un par de años, pero el sistema soportará más de 300 mil empleados.

Por el contrario, Stelmasczuk señala que el núcleo del despliegue de SaaS de RR.HH. en Rico Manufacturing, que emplea cerca de 100 personas, tomó cerca de mes y medio.

Bob DelPonte, director senior de línea de producto en Kronos, señala que aunque el SaaS elimina el componente de infraestructura, el esquema no ahorra tiempo en configuración u otros aspectos de la instalación. Los proveedores de SaaS deben tener discusiones con clientes sobre cómo debería configurarse la aplicación, agrega, precisando: “Esas conversaciones todavía tienen que ocurrir con la gente de negocios”.

Averbook concuerda con que los aspectos técnicos del despliegue de SaaS son mucho más rápidos comparados con las soluciones on-premises. Sin embargo, el lado de la gente y los procesos, toma tiempo. “Lo que no es necesariamente más rápido, es el cambio cultural que conlleva el despliegue de esas nuevas herramientas”, afirma.

Averbook señala que los proveedores de SaaS pueden tener a un cliente en vivo en un período de entre seis a 12 semanas, “pero eso no significa que la gente lo vaya a usar (la app en la nube) o entenderá por qué lo hizo”. Una iniciativa de seis a 12 meses es una expectativa más razonable para un despliegue de SaaS de RR.HH. en una organización, agrega.

Los socios de canal pueden ejercer el rol de consultores SaaS HR

Averbook señala que un proyecto de RR.HH. en la nube se inclina hacia la gente y los procesos en un 90%, versus un 10% dedicado a la tecnología. Eso es lo contrario a los proyectos de ERP (Enterprise Resource Planning), en los que Averbook gasta quizás el 70% de su tiempo en tecnología y el 30% en procesos y cambios culturales.

Las instalaciones orientadas a procesos ofrecen una apertura para socios de canal con un enfoque consultivo. Averbook señala que Appirio pretende ayudar a los clientes a “reimaginar” cómo se pueden usar las herramientas para la fuerza laboral. El área de RR.HH. no tiene muy buena reputación entre los trabajadores, así que pueden resistirse a usarlas. Pero las interfases inspiradas en el consumidor de tecnología de las nuevas soluciones de nube, ofrecen una oportunidad para hacer que el software de RR.HH. sea una herramienta cotidiana que los empleados deseen utilizar.

“No vamos a tratar de encontrar la manera de conseguir que sea adoptado”, señala Averbook sobre el SaaS de RR.HH. “Intentamos averiguar cómo hacer que los empleados se vuelvan adictos a esto”, sentenció.

Los proveedores de SaaS de recursos humanos reclutan socios para extender el alcance de su mercado. El ecosistema de socios de Workday incluye 29 proveedores de servicio, con una lista que incluye compañías como Accenture, Appirio, Deloitte, IBM y PwC, entre otras.

Laighanne Levensaler, vicepresidente de Workday, quien supervisa la estrategia de producto de administración de capital humano, señala que esos socios pueden ofrecer ayuda en la implementación, así como servicios de administración de la transformación y cambio del negocio.

Debido a que Workday hace toda la configuración de la infraestructura, agrega Levensaler, “los integradores de sistemas están haciendo mucho más de lo que ellos hubieran sido capaces de hacer con implementaciones legadas. Se pueden enfocar en algunos compromisos muy estratégicos así como en configurar el sistema para producción”.

DelPonte señala que Kronos trabaja con cerca de 120 socios de canal, quienes ofrecen los productos de la compañía para pequeñas y medianas empresas. Agrega que el canal genera cerca del 45% de la facturación de pymes de la compañía.

Los socios de canal esperan conseguir trabajo facilitando la transición de los clientes hacia recursos humanos en la nube. Pero la experiencia propia del comprador con el Saas en áreas vinculadas a la fuerza laboral también puede ayudar a allanar el camino.

Jelic anota que el VA ha estado utilizando un sistema de aprendizaje basado en SaaS antes de la adopción a gran escala de los recursos humanos, y agrega que otros clientes del sector público utilizan sistemas de reclutamiento basados en SaaS. Esto les da un ejemplo de cómo ciertos componentes de recursos humanos pueden ser manejados a través de SaaS y los anima a expandirlos”, finaliza.

–  John Moore, CIO