Cuando los negocios comenzaron a funcionar en línea, la colaboración se realizaba a través del correo electrónico conectado a Internet, donde los mensajes podían ser enviados en cuestión de minutos. Pero ahora, una bandeja de entrada sobrecargada puede ser el enemigo de una rápida colaboración. A partir de los años 90, la mensajería instantánea -con AIM, Skype, Yahoo y otros- se convirtió en una alternativa más rápida para el envío de mensajes. Pero todavía no era un paquete de colaboración completa. Hoy en día, el entorno de colaboración incluye herramientas para chats de texto, boletines, conferencias de video, pantalla compartida y programación de reuniones. Existen docenas de estas herramientas, desde videoconferencias (como Citrix GoToMeeting y Cisco WebEx) hasta configuraciones más sofisticadas de redes sociales internas (como Yammer, SocialText y Jive). Entre ellas se encuentra una serie de productos ligeros que ofrecen colaboración en tiempo rápido y casi real. Algunas existen desde hace varios años (como FMYI) y otras han aparecido en el mercado recién en este último tiempo. Esta reseña analiza tres de los recién llegados: Flow, Glip y Slingshot. Si bien todos tienen algunas cosas en común -los tres tratan de habilitar la colaboración y se pueden utilizar ya sea en desktops/laptops o dispositivos móviles-, realizan cosas diferentes en el espacio de colaboración. De hecho, es posible que desee comprar más de uno de ellos para cubrir sus necesidades. Fueron probados en una pequeña red utilizando PC con Windows, Mac e iPhones, y se investigó características como si son fáciles de manejar, cuán potentes pueden llegar a ser en términos de disminuir el número de mensajes de correo electrónico, y para qué circunstancias particulares son más eficientes.
Flow
Flow es acerca de tareas, y mientras más se concentre en una serie de tareas bien definidas, será más productivo. Ha sido desarrollado por la empresa Metalab, quien también hace Pico, una herramienta de colaboración para grupos de trabajo que conecta varias cuentas sociales a la nube. Flow tiene versiones para la Web, iOS, Android y Mac (este último requiere OS X 10.7 o posterior). El cliente Web ofrece un menú en la parte izquierda, mientras que en el resto del espacio de trabajo puede mostrar un calendario, tareas o un flujo de conversaciones anidadas (con un campo de entrada en la parte inferior) usando el formato de una o dos columnas.
El menú de Flow está a la izquierda, mientras que el área de trabajo muestra el calendario y/o tareas; una tercera columna contiene un stream de conversación anidada. El servicio es muy fácil de aprender y usar. Al completar el proceso de registro, es dirigido hacia una serie de sencillos tutoriales que destacan los menús e indicaciones necesarias para empezar con la creación de listas y tareas. Los diseños de pantalla son limpios y consistentes a través de la Web y los dispositivos móviles.
Glip
Así como Flow, Glip (que fue presentado la primavera pasada) se orienta en torno a las tareas: cómo iniciar una tarea, quién está trabajando en una, y cuándo programarla. Además de mantener un registro de sus tareas, también puede realizar un seguimiento de las conversaciones, ya sea con personas particulares o con grupos de corresponsales (en eso es similar a Yammer, FMYI y Jive, entre otros); estas charlas pueden incluir enlaces web, imágenes u otros documentos. En efecto, si ha usado Facebook, tiene entonces una buena noción de lo que involucra Glip. Es útil para pequeños grupos de trabajo, especialmente los que participan en la colaboración de imágenes o documentos.
Al hacer clic en el ícono sobre el recuadro de entrada de texto de Glip, un menú le permite escribir un comentario, cargar un archivo, iniciar una sesión de video chat u organizar un evento. A cada conversación anidada en Glip se le asigna una casilla de correo electrónico, como 123445@strom.glip.com. Los mensajes que se envíen a esa dirección se mostrarán en el stream de la conversación, y los archivos adjuntos también se publicarán. Es una manera rápida y fácil de compartir archivos. También significa que sus compañeros de trabajo pueden participar en la conversación antes de que se inscriban en el servicio; una buena característica. Sin embargo, se elimina cualquier HTML o formato enriquecido dentro de los mensajes de correo electrónico.
Slingshot
Slingshot es el único servicio de los tres que ofrece pantalla compartida y video/audio conferencia ligera. No va a utilizar esta herramienta para llevar a cabo una gran reunión con docenas de participantes, pero para colaboraciones más limitadas (hasta 10 personas) funcionan bien. Primero, configura una sesión de video y luego cada participante se conecta mediante un cliente Slingshot local, ya sea desde un dispositivo móvil o una app de escritorio. Ambas tienen una serie de menús en una columna estrecha, muy parecido a servicios como GoToMeeting. Pero Sling-hot le permite compartir cualquier cosa que tenga en su dispositivo móvil, mientras que GoToMeeting solo las páginas Web y documentos de Office. Cada sesión tiene su propio identificador, que es entregado a los participantes ya sea por teléfono o a través de un correo electrónico. Es similar al funcionamiento de WebEx y otras herramientas de videoconferencia. Slingshot ofrece clientes de Android, iOS, Mac (OS X 10.7 o posterior) y Windows (que requiere v4 .Net Framework o superior, y Windows 7 u 8). Tuvimos problemas para usar la función de pantalla compartida en una PC con Windows 7 de 2GB RAM: las pantallas aparecieron al revés. Así que sugerimos utilizar un sistema con al menos 4GB de memoria.
Slingshot tiene cinco planes de precios diferentes. Ofrece un período de prueba gratuito de 30 días (sin tarjeta de crédito requerida para comenzar) que puede soportar hasta cinco usuarios compartiendo una sola sesión. Una vez que el período de prueba termina, cuesta 30 dólares al mes para una sola sesión activa que puede ser compartida entre cinco usuarios. Si desea más sesiones, necesitará el plan de empresa de 100 dólares al mes para 25 usuarios y cinco sesiones de colaboración. Slingshot es parte de un mercado de servicios para compartir videos muy concurrido y competitivo, y su servicio necesita madurar y un poco más pulido antes de que esté a la altura de los proveedores más sólidos. Si es que el acceso móvil es importante, entonces Join.me de LogMeIn tiene funciones de videoconferencia, programación y pantalla compartida, junto con la visualización de apps para iOS y Android. Iniciar y usar, Join.me es más fácil que Slingshot, y es gratis para hasta 10 usuarios. Además, si lo único que quiere es compartir videos, quizá le gustaría evaluar alguno de los servicios gratuitos de videoconferencia, como StartMeeting, MeetingBurner, Google+Hangouts o Zoom. Resultado final El enfoque principal de Slingshot es compartir su pantalla entre dos o más personas para un video chat, junto con el soporte para compartir documentos, chats de texto y notas de reunión. Para los grupos pequeños que necesitan estas funciones, definitivamente la prueba gratuita vale la pena.
Conclusión
Estos tres servicios tienen diferentes fortalezas, así que lo que elija va a depender enteramente de sus necesidades. Por ejemplo, los aspectos de videoconferencia de Glip no fueron sobresalientes para nada (e inexistentes en Flow, que tiene un enfoque diferente). Slingshot es útil para videoconferencias y la función de pantalla compartida, pero necesita madurar antes de competir con otras herramientas de gama baja pero gratuitas como Vyem o Join.me (ambas respaldan videoconferencias, pantalla compartida, intercambio de documentos y espacios de discusión anidado para hasta 10 usuarios). Por otro lado, Flow maneja la gestión de tareas bastante bien, junto con un rudimentario uso compartido de archivos. Sin embargo, al final Glip es claramente la herramienta más capaz de las tres, y probablemente haga que su grupo de trabajo sea más productivo y reduzca enormemente la cantidad de correos electrónicos, sobre programación, gestión de tareas y las versiones de compartición de documentos. De hecho, Glip supera con éxito a algunas de las herramientas de colaboración más sólidas y antiguas, como WebEx y GoToMeeting (siempre que mantenga pequeño el tamaño del grupo). Además, es particularmente útil para los grupos que trabajan en proyectos visuales, tales como directores de arte y editores de fotografía. – David Strom, Computerworld EE.UU.
