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¿Qué es la automatización AP de extremo a extremo?

De acuerdo con Requordit, el proceso de Cuentas por Pagar para las facturas puede resultar asincrónico y complicado, ya que requiere llamadas telefónicas, desplazamientos innecesarios a diversos lugares y esfuerzos que pueden ser omitidos a través de la digitalización. 
La implementación de una solución moderna de extremo a extremo AP puede mejorar significativamente o evitar por completo muchos problemas comunes. Aquí 10 maneras de conseguirlo de manera óptima.
La automatización AP (Cuentas por Pagar) de extremo a extremo se refiere a la implementación de un sistema integral que abarca todo el proceso de cuentas por pagar, desde la recepción de facturas hasta su registro y pago final. Este enfoque busca minimizar o eliminar la intervención manual en cada etapa del ciclo de vida de una factura. Algunas características clave de la automatización AP de extremo a extremo incluyen:
  • Captura automática de documentos
  • Separación y clasificación automática
  • Indexación automática
  • Verificación de duplicados
  • Identificación y validación de proveedores
  • Aprobación y flujo de trabajo automatizado
  • Integración con sistemas ERP
10 Maneras de optimizar los procesos

Captura de correos electrónicos

El correo electrónico se ha vuelto ampliamente utilizado como el principal medio para que las empresas reciban facturas y otros documentos cruciales de cuentas por pagar de proveedores, suministradores y subcontratistas. Sin embargo, algunas organizaciones continúan realizando tareas manuales. Incluso después de obtener una copia digital, a veces imprimen y vuelven a escanear documentos enviados por correo electrónico en un sistema de registro. Las soluciones modernas de automatización de cuentas por pagar hacen posible mantener los formatos de archivo electrónicos durante todo el ciclo de vida mediante métodos simples de reenvío o importación masiva avanzada.

Separación y clasificación de documentos

Los proveedores no siempre envían facturas perfectamente subdividas o categorizadas de manera correcta. A menudo incluyen múltiples páginas de materiales adicionales que requieren manipulación manual y registro por separado. Las soluciones automatizadas de cuentas por pagar pueden evaluar documentos y realizar estas separaciones y reclasificaciones sin consumir el valioso tiempo del personal.

Indexación

Ingresar datos de facturas manualmente en un sistema contable puede resultar laborioso, especialmente cuando existen soluciones avanzadas de captura de datos que pueden hacerlo rápidamente. Los departamentos de cuentas por pagar pueden evitar la indexación manual de documentos. La captura automática de OCR maneja eficientemente esta tarea, liberando a su equipo para realizar tareas de mayor valor.

Verificación de duplicados

Después de capturar, separar e indexar automáticamente las facturas, aún hay más por hacer. Recibir una factura en la bandeja de entrada no significa necesariamente que sea nueva; podría ser un recordatorio o un error del proveedor. Independientemente de cómo se haya ingresado una factura duplicada al flujo de trabajo, las soluciones modernas de cuentas por pagar pueden verificar automáticamente si ha sido procesada y revisar tanto los elementos en tránsito como los comprometidos con el ERP.

Identificación de proveedores

La identificación y validaciones automatizadas de proveedores pueden recordarte, agregar un nuevo proveedor a la libreta de direcciones o detectar fraudes antes de que resulten costosos. Las soluciones modernas de cuentas por pagar, a través de la automatización del flujo de trabajo, pueden informar directamente al personal de cuentas por pagar si el proveedor indicado en la factura es legítima.

Validación de datos

Después de realizar verificaciones de duplicados y validación de proveedores, las soluciones modernas de cuentas por pagar pueden validar otros datos críticos según sea necesario. Esto puede incluir números de orden de compra, números de trabajo, números de subcontratistas u cualquier otra información que los proveedores incluyan en las facturas y que desees cotejar con tu sistema de registro. A menudo, estas comprobaciones pueden ahorrar una cantidad considerable de análisis manual.

Búsquedas integradas

A pesar de la indexación automática, inevitablemente habrá instancias donde se necesite intervención humana. Esto es especialmente común para la codificación GL, la codificación de costos y otros campos de distribución de ítems, así como códigos de retención y más. Las soluciones de cuentas por pagar pueden integrar datos directamente desde tu ERP al flujo de trabajo, facilitando la selección del código GL correcto con tan solo hacer clic en un menú desplegable o ingresar algunos caracteres y presionar una tecla.

Conciliación con órdenes de compra

Los sistemas modernos de cuentas por pagar pueden realizar automáticamente verificaciones, ya sea una conciliación de dos vías o de tres vías contra los recibos, y pueden configurarse para alinearse con las reglas específicas de su negocio. Ya sea que permita un 5% de excedente en las líneas de su orden de compra o requiera que el sistema detenga una factura incluso por un centavo más del monto comprometido, estos sistemas se adaptan a sus reglas comerciales.

Enrutamiento de aprobaciones

Con la gran cantidad de datos que se han capturado y validado, cuando la factura llega a la etapa de aprobación, hay más que suficiente información para enrutarla automáticamente al aprobador adecuado según la orden de compra, trabajo, rol, monto u cualquier otro criterio que se pueda considerar. La gestión de estas jerarquías de aprobación se puede realizar a través de interfaces amigables de apuntar y hacer clic, eliminando la necesidad de involucrar al personal de TI.

Pagos como servicio

Después de las aprobaciones, las facturas se cargan en tu sistema contable, y es común asumir que los ahorros de tiempo terminan allí. Sin embargo, no tiene por qué ser así. Si la ejecución de cheques consume una parte significativa de tu tiempo o deseas alejarte de la tarea de inscribir personalmente a los proveedores en ACH, se pueden lograr ahorros considerables e incluso beneficios utilizando los pagos como servicio.

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Mireya Cortés
Mireya Cortés
Editora CIO Ediworld Online. La puedes contactar en mcortes@ediworld.com.mx

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