La minería de procesos ayuda a las organizaciones a recopilar datos útiles para evaluar la confiabilidad, la eficiencia y la productividad de los procesos comerciales en toda la empresa.

Definición de minería de procesos

La minería de procesos es una metodología mediante la cual las organizaciones recopilan datos de los sistemas existentes para visualizar objetivamente cómo funcionan los procesos comerciales y cómo se pueden mejorar. Los conocimientos analíticos derivados de la minería de procesos pueden ayudar a optimizar las iniciativas de transformación digital en toda la organización.

En el pasado, la minería de procesos se usaba más ampliamente en la fabricación para reducir los errores y el trabajo físico. Hoy en día, a medida que las empresas adoptan cada vez más las tecnologías emergentes de automatización e Inteligencia Artificial (IA), la minería de procesos se ha convertido en una prioridad para las organizaciones de todos los sectores. 

La minería de procesos es una herramienta importante para las organizaciones que están comprometidas con la mejora continua de los procesos comerciales y de TI.

¿Cómo funciona la minería de procesos?

La minería de procesos comienza con la evaluación de procesos comerciales o de TI establecidos para encontrar tareas repetitivas que puedan automatizarse mediante tecnologías como la automatización robótica de procesos (RPA), la Inteligencia Artificial y el aprendizaje automático. Al automatizar tareas repetitivas o mundanas, las organizaciones pueden aumentar la eficiencia y la productividad, y liberar a los trabajadores para que dediquen más tiempo a proyectos creativos o complejos. La automatización también ayuda a reducir las inconsistencias y los errores en los resultados del proceso al minimizar las variaciones. Una vez que se desarrolla un proceso comercial o de TI, es importante verificar constantemente para asegurarse de que el proceso esté brindando los resultados apropiados, y ahí es donde entra en juego la minería de procesos.

Por ejemplo, un departamento de TI podría decidir automatizar su sistema de tickets de la mesa de ayuda. Anteriormente, un empleado se tomaba el tiempo de revisar un ticket, determinar la categoría correcta y asignarla al empleado correcto. Los departamentos de TI pueden crear procesos automatizados para categorizar y asignar tickets a medida que ingresan, lo que libera a los trabajadores para que dediquen más tiempo a resolver los problemas de los clientes. 

Sin embargo, una vez que estos procesos automatizados están en su lugar, es igualmente importante asegurarse de que el proceso brinde regularmente el resultado previsto. A medida que se implementan nuevas tecnologías, la minería de procesos puede ayudar a la empresa a reestructurar el proceso para adaptarse a nuevas categorías de boletos, cambios de personal y diferentes tendencias de la industria.

Técnicas de minería de procesos

La minería de procesos permite a las organizaciones garantizar que los procesos automatizados sean eficientes, consistentes y confiables. Con la minería de procesos, las empresas pueden habilitar la toma de decisiones automatizada, simular procesos para predecir resultados futuros, identificar brechas en el liderazgo organizacional y garantizar que los procesos implementados se mejoren continuamente. Hay tres clases de técnicas de minería de procesos, cada una de las cuales refleja un caso de uso o enfoque específico para la minería de procesos:

• Descubrimiento: en la clase de descubrimiento de la minería de procesos, no hay modelos anteriores para trabajar, por lo que su organización debe comenzar desde cero. Se crea un nuevo modelo basado en la información y los requisitos recopilados, y luego se desarrolla un algoritmo para analizar los datos que establecerán un modelo para su proceso.
• Verificación de conformidad: la verificación de conformidad ocurre cuando ya hay un modelo de proceso establecido y en ejecución. Durante esta fase, las empresas comparan los datos del registro de eventos del proceso paso a paso con el proceso o modelo para encontrar discrepancias o desviaciones. Cualquier variación determinada se analiza para ver qué elementos de datos influyen en los resultados del proceso. En algunos casos, se pueden realizar mejoras o se puede confirmar que el proceso comercial o de TI se está ejecutando según lo esperado.
• Minería de rendimiento: la minería de rendimiento también se utiliza cuando ya existe un proceso, pero su objetivo es dejar espacio para el rendimiento de nuevos procesos. Por ejemplo, un proceso puede expandirse para acomodar ajustes de costos, presupuestos, cambios tecnológicos y tiempos de procesamiento. La minería de procesos puede ayudar a las organizaciones a realizar ajustes en los procesos y luego garantizar que brinden los mejores resultados.

Herramientas de minería de procesos

Hay muchos servicios de terceros disponibles para ayudar a las empresas a abordar el trabajo de minería de procesos. Estas herramientas de software ayudan a las empresas a recopilar los datos relevantes que necesitan y ofrecen análisis detallados basados ​​en los datos que extraen.

El software de minería de procesos puede ayudar a simplificar la documentación de procesos y permitir a las empresas realizar cambios rápidos si se introducen nuevas normas de cumplimiento. Es importante monitorear continuamente los procesos para garantizar los mejores resultados posibles. Si bien no siempre puede controlar el resultado debido a las variaciones, es posible controlar, arreglar o mejorar el proceso para crear mejores productos, servicios y herramientas.

Las herramientas de minería de procesos pueden crear automáticamente mapas visuales para que las organizaciones vean paso a paso cómo funciona un proceso, dónde funciona mejor o se descompone para que las empresas puedan realizar mejoras incrementales a lo largo del tiempo para crear mejores resultados. Hay mucho para elegir, algunas herramientas y software de minería de procesos populares incluyen:

• UiPath RPA
• Celonis
• ProDiscover
• MyInvenio
• ARIS Process Mining
• Kofax Insight
• Icaro Tech EverFlow

Sarah K. White, CIO.com