Automatización inteligente, aprendizaje automático, redes neuronales e Inteligencia Artificial. El mundo del trabajo ha ido incorporando en los últimos años estas tecnologías, pero… ¿qué significado tienen para los negocios?

En esta nueva normalidad, los ejecutivos no necesitan estar presentes en el proceso de ejecución de muchas tareas o funciones repetitivas, como presentación y aprobación de facturas, gastos, documentación a través de carpetas, entre otros. Son este tipo de actividades los que provocan pérdidas de tiempo, tiempo en que el personal podría dedicar a actividades estratégicas y de valor.

Según estudios de la empresa Ricoh, aproximadamente un 70% de los procesos de negocio tienen potencial para la automatización.

Sin embargo, por diferentes factores, surgen retos para las organizaciones cuando se trata de implementar una solución tecnológica que automatice los procesos empresariales y las tareas rutinarias, teniendo en cuenta que estas implementaciones transforman la cultura de la organización que cada vez más se orienta a cubrir las expectativas del mercado de un mundo que reclama a gritos una gestión ágil, eficiente, productiva y efectiva.

A veces, la idea de ejecutar un sistema de automatización del flujo de trabajo real crea temor por los costos, la compatibilidad con la infraestructura existente y las tasas reales de adopción de los empleados. No obstante, los datos apuntan a una necesidad inevitable de flujos de trabajo automatizados ya que el universo digital se duplica en tamaño cada dos años.

Ya sea por la sobrecarga de datos, los avances tecnológicos continuos o por un sistema anticuado e ineficiente, la mayoría de las organizaciones se encontrarán con la necesidad de algún tipo de flujo de trabajo automatizado en un futuro próximo. 

Un ejemplo práctico

A menudo, la forma más sencilla para describir los beneficios empresariales de la automatización inteligente con la automatización de procesos por medio de robots de software (RPA) es a través de un caso como el siguiente:

• Un equipo del centro de servicio debe registrar transacciones específicas en un sistema de compliance que se entrega como una aplicación basada en navegador. Desafortunadamente, no hay integración entre los sistemas del equipo y la aplicación de compliance. Adicionalmente se requiere compilar la documentación y someterla a un proceso de revisión por los directivos entregando movilidad y flexibilidad a la hora de gestionar las aprobaciones y la continuidad del proceso cumpliendo los SLA del mismo.
• La política de la compañía es registrar la transacción en la aplicación de compliance inmediatamente después de que se completen las transacciones para que los sistemas permanezcan sincronizados. El representante que realizó la transacción es responsable de esto.
• Hay 22 representantes en el equipo completando 25 transacciones por día, tomando 4 minutos cada vez. En todo el equipo, esto genera aproximadamente 183 horas de trabajo a la semana.
• Eliminar esta tarea manual ahorraría más de 7,000 horas de trabajo de los empleados de tiempo completo cada año.
• Incluir una herramienta que permita tener trazabilidad del proceso, gestionar la información que soporta el proceso de compliance y gestionar las aprobaciones en el momento que se requiere es una forma de entregar eficiencia al proceso de la organización

¿Cómo resolvería la automatización inteligente este problema?

1. Mediante la incorporación de una capa de robots de software que permita automatizar las tareas repetitivas del proceso, generando las integraciones pertinentes con las aplicaciones de la compañía.
2. Integración de una capa de automatización de procesos basada en BPM (Business Process Management) para automatizar las tareas de negocio, tener visibilidad de inicio a fin, de tal manera que trabaje en pro del negocio.
3. Configuración de capas de notificación durante toda la automatización del proceso.
4. Integración de una capa de gestión de contenido para preservar una gestión los archivos electrónicos del proceso.
5. Configuración de una capa de analítica para la generación de paneles que permitan la toma de decisiones ágiles.
6. Devolución de 183 horas por semana al equipo del centro de servicio. El riesgo técnico es bajo ya que las aplicaciones del equipo de escritorio no se ven afectadas y el alcance del proyecto es modesto.

¿Cuáles son las características de un buen sistema de automatización inteligente?

Lo anterior es un ejemplo bastante sencillo, pero es un buen punto de partida para comprender cómo funciona la automatización inteligente. De hecho, trabajar a través de una hoja de cálculo y agregar los registros de datos correspondientes a menudo se usa como un ejercicio de capacitación que permite explotar todas las capas de automatización.

Los sistemas de automatización inteligente óptimos tienden a estar “basados ​​en la plataforma”. Esto significa que se entregan como parte de una solución general que se puede ampliar en términos de capacidades y el volumen de tareas que puede administrar.

También tendrán una excelente integración de sistemas, lo que significa que estas plataformas pueden trabajar e interactuar con otras aplicaciones. Por lo general, podrán admitir interfaces estándar de la industria para que los datos puedan intercambiarse fácilmente ahora y en el futuro.

Y finalmente, incorporan capacidades de automatización comprobadas, tales como:

• Automatización cognitiva de documentos, donde el sistema puede aprender de documentos de ejemplo y clasificar o extraer conjuntos de datos estructurados con poca o ninguna intervención
• Procesos robóticos diseñados para ser escalables.
• Inteligencia de proceso integrada y preconfigurada, que permite a las empresas optimizar y perfeccionar continuamente el rendimiento.
• Y una gestión y orquestación de procesos en tiempo real, para que los equipos puedan revisar el rendimiento, lo que a menudo implica el uso de paneles.

Jair Sarmiento, Services Account Executive Leader en Ricoh.