Una de las características principales de cualquier transformación de negocio exitosa es la automatización y, cada vez más, la Automatización Robótica de Procesos (RPA). Contar con más información significa que podemos tomar mejores decisiones de negocio. Sin embargo, existe otro beneficio que también estamos descubriendo.
Conforme aumenta el volumen de datos, los procesos de negocio se multiplican y expanden; ahora, las organizaciones pueden rastrear, medir, reportar y auditar más facetas de su negocio que nunca. Esto involucra trabajo extra, incluidos tediosos pasos que deben repetirse una y otra vez: trabajo que puede manejar la RPA, una rama de la inteligencia artificial que está evolucionando rápidamente.
La RPA utiliza software bots para automatizar todo tipo de actividades, desde procesos de negocio repetitivos hasta funciones de gestión de infraestructura en la nube.
De acuerdo con diversas fuentes, como las consultoras Gartner y Grand View Research, el mercado global de RPA es uno de los de más rápido crecimiento dentro del rubro de software empresarial.
Un botón de avance rápido
La RPA no involucra a un ejército de máquinas listas para reemplazar a los empleados en los cubículos, aunque pudiera sonar así. Más bien, es una solución de software que funciona como un botón inteligente de avance rápido. Elimina tareas repetitivas para que los empleados puedan concentrarse en lo que no se puede automatizar y que le agrega valor a la empresa. La RPA puede automatizar y gestionar muchas tareas de la empresa. Por ejemplo, puede recibir, interpretar y procesar los correos electrónicos que tengan información relacionada un mayor número de reportes financieros. También puede registrar datos en diversos sistemas simultáneamente o gestionar procesos de revisión y aprobación sencillos.
Mucho del trabajo asociado con el back office puede automatizarse también. La RPA ayuda a aliviar la carga de los trabajadores para que puedan dedicar su tiempo a actividades estratégicas y a brindar una respuesta más personalizada a los clientes.
El ambiente de oficina corporativo
La automatización ha evolucionado considerablemente. Antes, cuando pensábamos en ella, se nos venían a la mente imágenes de robots ensamblando automóviles en las líneas de montaje de una fábrica. Actualmente, la automatización es mucho más prevalente de lo que imaginamos, nos beneficia más de lo que creemos y está avanzando en áreas que no habíamos anticipado, particularmente en el ambiente corporativo.
Cuando pensamos en la automatización en la oficina, solemos pensar en sus usos en la tecnología de la información (TI). Los departamentos de TI visionarios ya han automatizado cosas como el respaldo de datos o la gestión del sistema, de aplicaciones y de configuración, así como de almacenamiento e incluso de gestión de respuestas frente a amenazas. Todo esto es increíble. Actualmente, incluso las tareas contables pueden gestionarse con RPA. Por ejemplo, existe una amplia variedad de software de contabilidad que les permite a las empresas automatizar tareas cotidianas como rastrear gastos, generar facturas, registrar pagos y conciliar transacciones.
Cómo encontrar los procesos correctos
Incluso con el avance de las tecnologías y metodologías de automatización de procesos, sigue siendo difícil determinar qué procesos automatizar. Este es el reto que a menudo resulta el primer punto de error. A esto se le suma el hecho de que a veces el costo de la automatización es mayor que el beneficio o valor obtenido.
Antes de decidir qué procesos automatizar, hay que evaluarlos dentro del contexto de su función empresarial. Los procesos más adecuados para la automatización son las transacciones que deben completarse manualmente por una persona dentro de una función empresarial. Estos procesos son comúnmente tareas de back office, sin trato directo con el cliente u otro tipo de tareas administrativas. Algunos ejemplos típicos de estos procesos son realizar una comprobación de crédito para una solicitud de préstamo personal, revisar los documentos para cobrar un seguro, hacer una transferencia bancaria para pagar una cuenta, generar una carta de oferta para empleados preseleccionados, incorporar ajustes al pago de nómina, ajustar el débito directo de un cliente o cambiar los detalles de su información.
Algunas compañías están reinventando sus procesos empresariales mediante la RPA. Los software bots se pueden utilizar para recolectar y analizar información, manipular datos y desencadenar respuestas que se comuniquen con otros software bots u otros procesos digitales.
Las instituciones financieras se encuentran entre los primeros usuarios de la RPA, puesto que reducen el error humano significativamente, son capaces de detectar fraudes y aceleran el uso de nuevos servicios digitales para los clientes bancarios. Uno de los beneficios de la RPA es que asume las tareas repetitivas para que las personas puedan enfocarse en actividades más estratégicas y de valor agregado.
El punto de partida de la automatización
De acuerdo con la consultora Gartner, Inc., la RPA es el segmento de más rápido crecimiento dentro del mercado de software empresarial, el cual se estima que alcanzará los dos mil millones de dólares en ganancias este año. La RPA es el punto de partida de la automatización para que una organización sea más eficiente y encuentre en el camino correcto hacia la integración de la inteligencia artificial en sus procesos.
Adrian des Rotours, DXC Digital Transformation Expert Consultant.
