Durante el desarrollo de ideas ¿cuántas hojas de papel terminas arrojando al cesto de basura en un día normal? Si eres como la mayoría de los emprendedores, es probable que esta cifra llegue al doble dígito. Incluso en situaciones en las que imprimir documentos no sea estrictamente necesario, puede ser un hábito difícil de romper.

Por otro lado, si eres de los que recicla papel, no estás exento de tirar a la basura una buena cantidad de dinero. Alrededor del 15 por ciento de los gastos del área de IT en las PyMEs, están relacionados con la impresión innecesaria, la cual desperdicia tiempo, papel y tinta -todo esto se traduce en dinero. Si está preparado para tomar el mando de estos costos, Xerox comparte seis puntos que le ayudarán a asegurar que sus multifuncionales no sean puntos de fugas de capital.

1. Compra el equipo adecuado. Adquirir un equipo amigable con el ambiente y con buena relación costo-beneficio le hará comenzar con el pie derecho.
2. Reducir el uso del papel. Para esas ocasiones en las que tener el resultado impreso es la única manera de hacerlo, también hay formas de reducir costos. Por ejemplo, imprimir en ambas caras de la hoja cuando sea posible.
3. Da un mejor uso a la tinta. Cuando sea posible, imprime en blanco y negro en vez de utilizar color. Asimismo, se pueden utilizar fuentes que requieran menos tinta, por ejemplo, el sitio especializado LifeHacker afirmó que Times New Roman, Century, Gothic y Calibri, utilizan menos tinta que Arial, la cual utilizan por default diversas computadoras. Para documentos que no precisan un acabado perfecto, se puede utilizar una menor resolución o el “modo borrador”, mismo que ayudará a reducir el uso de tinta.
4. Uso de Plantillas. ¿Su equipo y ustedes están desarrollando o aprobando plantillas, presentaciones o proyectos gráficos? En lugar de imprimir y descartar docenas de conceptos, utilice las platillas diseñadas profesionalmente como base de sus proyectos.

Xerox ofrece una amplia variedad de plantillas incluyendo brochures para marketing, flyers y más; que le permitirán comenzar cualquier proyecto de negocio a la brevedad.

      5. Vista previa. ¿Qué tan seguido imprime un documento sólo para darse cuenta de que se realizó en la configuración incorrecta? ¡Qué desperdicio de papel! (y dinero). Es preciso obtener el hábito de tener la vista previa de los documentos antes de imprimirlos, aún con el tiempo encima, esto permitirá identificar y corregir errores, evitando costosos errores.

       6. Utilice la nube. Desde luego, la mejor forma de eliminar el desperdicio de papel y tinta es almacenarlos en la nube para que los colaboradores puedan acceder a ellos digitalmente.

ConnectKey, la aplicación de Xerox, facilita esta tarea, al tiempo que permite establecer flujos de trabajo para escanear documentos directamente a los equipos y enviar los documentos a la nube, por correo electrónico o a donde sea para su almacenaje.