Los días del teléfono con altavoz en la sala de conferencias han terminado. Facilitar reuniones con participantes en la sala y remotos en estos días requiere nueva tecnología, nuevos procesos y un propósito.

La pandemia puede haber sido el impulso para que todos se unieran al trabajo desde casa, pero, dos años después, los trabajadores han dejado en claro que el trabajo flexible ya no es opcional. Según un estudio de Gartner , la política de trabajo desde cualquier lugar de una empresa se ha convertido en un factor en las decisiones de los empleados de aceptar o permanecer en un trabajo, ya que el 39 % de los adultos estadounidenses consideraría dejar un trabajo si ya no se permitiera el trabajo remoto, un número eso es más alto (49%) entre los millennials y Gen Z.

En resumen, el trabajo flexible llegó para quedarse, al menos si desea contratar y mantener al personal. Entonces, si parte de su equipo está migrando de regreso a la oficina, es probable que usted esté buscando reuniones híbridas, con algunas personas reunidas en una sala de conferencias mientras otras llaman, en el futuro previsible.

Este modelo de reunión es diferente de todas las videollamadas o todas las reuniones en persona. Plantea desafíos técnicos, requiere nuevas habilidades y exige que alguien, tal vez muchas personas, desarrolle habilidades de facilitador.

Para ayudar con eso, hablé con líderes que dominan el arte. Me dijeron qué funciona, qué no, qué necesita comprar para que el híbrido sea perfecto y cómo transformar las reuniones en una parte productiva de su día.

Ajuste su tecnología

“Si está tratando de asegurarse de que el compromiso sea igual entre los participantes virtuales y en persona, eso comienza con la tecnología”, asevera Ray Kimble, fundador y director ejecutivo de Kuma.

En el pasado, colocar un teléfono con altavoz en una mesa de conferencias y llamar al equipo remoto era el alcance de la inversión de la mayoría de las empresas en tecnología híbrida para reuniones. “Los híbridos eran comunes antes de la pandemia”, señala Jim Kalbach, evangelista jefe de MURAL. “Simplemente apestamos”.

Pocas personas que experimentaron estas reuniones estarían en desacuerdo. El equipo remoto, marcado a través de un teléfono con altavoz, a menudo era ignorado, incapaz de escuchar o ser escuchado, u olvidado por completo. Nadie en la sala de conferencias sabía quién estaba en la llamada. Se habló de la gente. Algunas personas nunca tuvieron una voz. Hubo gritos. A menudo era malo. “La conversación renovada en torno a los híbridos no es que sea nueva; es que tenemos que hacerlo bien esta vez”, aconseja Kalbach.

Agregar video, en forma de una cámara de video en la habitación, así como pantallas de videoconferencia montadas en la pared, contribuye en gran medida a igualar la participación de las personas en la sala y las que llaman, razón por la cual muchas empresas han estado reelaborando la conferencia. habitaciones para incluir estas tecnologías.

“Una de las piezas clave es asegurarse de tener la configuración correcta y de que quien esté coordinando la reunión sepa quién está dónde”, dice Molly Brown, vicepresidenta de ingeniería de Qumulo.

Como muchas empresas, Qumulo ha construido sus salas de conferencias para crear una mejor experiencia de reunión híbrida. “Tenemos algunas salas que tienen pantallas Zoom Room”, dice Brown. “Éstas son pantallas táctiles grandes que produce Zoom. Esos funcionan bien para habitaciones medianas y pequeñas y son fáciles de instalar”. Otras salas tienen cámaras de conferencia Owl u otros sistemas de video.

Agregue también algunas herramientas de colaboración

Si agrega herramientas de colaboración en línea a su plataforma de conferencias, puede aumentar aún más el compromiso. Estos alejan el foco de la reunión de las cabezas parlantes y lo acercan a la tarea en cuestión, que, si espera colaboración, es la dirección en la que desea que vaya la atención.

“Nos gusta una herramienta llamada Miro”, afirma Brown. “Es útil para retrospectivas, ideas y ejercicios de intercambio de ideas”. A veces, sin embargo, sostener una hoja de papel frente a la cámara también funciona para su equipo. “Cuando hablamos de diseños básicos, a algunas personas simplemente les gusta tener una hoja de papel y un bolígrafo a mano para poder dibujar un diseño o mostrar una imagen a todos”.

Ponga a todos en la pantalla

Una buena reunión híbrida también requiere que las personas sean buenas para moderarlas, facilitarlas y participar en ellas. Para eso, necesita habilidades, hábitos e higiene de las reuniones.

Para Mark Schlesinger, investigador sénior de tecnología en Broadridge, las videollamadas que se convirtieron en el método de reunión predeterminado durante la pandemia trajeron un mayor nivel de colaboración que su equipo no quería perder en las reuniones híbridas.

“De repente, todos tenían voz”, dice sobre las llamadas de Zoom. “No siempre fue la sala de conferencias la que se hizo cargo de la conversación”. A medida que la empresa pasó a un modelo híbrido, “necesitábamos una solución sólida para mantener esta naturaleza colaborativa”.

Schlesinger descubrió la solución: una combinación de videollamadas y reuniones en persona, cuando discutió el problema con su hija en la universidad. Ella le dijo que la regla para las clases en su escuela era: “incluso si estás en el sitio, todos deben voltear su dispositivo y habilitar el video para que todos puedan ver a todos, incluidos el instructor y los estudiantes remotos, en su pantalla”.

Esto es, esencialmente, lo que están haciendo en Broadridge, aunque usan el audio en la habitación de antaño para una mejor fidelidad. Esta configuración retiene la voz de todos, brinda una imagen, un nombre y un título, a todos los participantes de la reunión y “es menos probable que la conversación en la sala de conferencias eclipse a los participantes remotos”, dice Schlesinger.

Obtenga ayuda con la moderación

Un buen facilitador es esencial para una reunión híbrida. Y todos con quienes hablé estuvieron de acuerdo en que mejorar sus propias habilidades de facilitación y desarrollar esas habilidades en su equipo es esencial para el futuro de un universo de reuniones híbrido. Pero a veces, incluso el mejor facilitador necesita ayuda.

“Trato de que alguien modere el chat”, dice Brown, porque mirar el canal de chat mientras habla con un grupo requiere más entradas sensoriales y materia gris de las que la mayoría de los humanos vienen equipados. Encargar a otro miembro del equipo que mire ese canal ayuda a las personas remotas a hacer preguntas y obtener respuestas, para que los participantes en la sala no eclipsen.

Dean Guida, fundador de Slingshot y CEO y fundador de Infragistics, cree que es muy útil asignar un escriba para tomar notas en las reuniones. “El escriba captura la esencia de la discusión y los elementos de acción”, explica. “Siempre dejo cinco minutos al final de la reunión para revisar los elementos de acción y asegurarme de que todos entiendan quién, qué y cuándo, y que puedan notar si se omitió algo”.

Guida también cree en pasar el trabajo de escribiente y facilitador para que las tareas no siempre recaigan en la misma persona. Porque si eres facilitador o escribano, altera la forma en que participas en la reunión.

Mantenga a la gente comprometida

Muchas personas con las que hablé sugirieron emitir una política de etiqueta en las reuniones para que las expectativas en torno a la participación y los asuntos que una vez dictó el lugar de trabajo se explique en detalle para las reuniones que se realizan, en parte, en salas de estar, sótanos y habitaciones libres.

“Puede establecer estas expectativas de cumplimiento en cualquier momento”, comenta Trish Bishop, gerente de proyectos de TI convertida en entrenadora de liderazgo, “Puede decir algo como: ‘señores, siento que el equipo no se está involucrando por completo en este entorno híbrido. Establezcamos expectativas compartidas’”.

Ella sugiere que el equipo elabore las reglas por sí mismo, en lugar de emitirlas desde arriba porque es más fácil obtener aceptación y es más probable que las expectativas reflejen la realidad de la vida hogareña de las personas. 

Las reglas pueden abarcar todo: desde si la cámara de video debe estar encendida, cuál es un fondo aceptable, al menos para las reuniones externas, o si se requiere un guardarropa presentable.

Pero ninguna directriz política, por igualitaria que sea, superará una reunión mal planificada o gestionada.

“Mantener a la gente comprometida es un hábito que comienza con la agenda”, asegura Kimble de Kuma. “Si no se apega a una agenda establecida y no respeta el tiempo de las personas, se retirarán”.

Y perder gente en las reuniones es un problema que se extiende más allá de la sala de conferencias.

“Nada mata una cultura y destruye la motivación como tener demasiadas reuniones o reuniones en las que no se hace nada”, afirma Guida. “Esto afecta el desempeño y si las personas renuncian o se quedan”.

Crear igualdad a través del propósito

Kalbach resalta que las buenas reuniones híbridas necesitan más que una agenda. “Necesitas un propósito y una manera de llegar allí”, dice.

Incluso con una agenda, dice, se desarrolla la dinámica habitual. Las voces dominantes hablan mientras las más tranquilas se desvanecen y tal vez, si su cámara está apagada, cocinan pasta o lavan la ropa. Estarás buscando maneras de traer de vuelta la atención de todos.

“Sin embargo, si trae una actividad, entonces diga: ‘Hagamos una matriz de dos por dos y vamos a decidir juntos votando’; de esa manera, se asegura la participación”, señala Kalbach.

Otro truco para mantener una reunión enfocada, dice, es crear un sistema para tomar turnos.

“Uno de los más populares son las palomitas de maíz, en las que la última persona que habla elige a la siguiente”, dice.

Estos trucos no sólo superan los problemas de tráfico verbal, “puedes comenzar a pensar en las reuniones como lugares donde haces cosas”, agrega.

Una vez que comience a buscar un propósito en lugar de una agenda, lo encontrará. Si alguien dice: “Necesitamos preparar este documento juntos”, y su reunión necesita un propósito, puede traer el documento y hacer el trabajo en la reunión”, concluye Kalbach.

Christina Wood, CIO.com