Si bien gran parte del proceso de incorporación de proveedores está fuera del control del CIO, hay cosas que puede hacer para acelerar las cosas.
Los CIO no son ajenos a los procesos de aprobación largos y complicados. Cada vez que quieren contratar a un nuevo proveedor de TI, deben pasar por múltiples niveles de aprobación: adquisiciones, legal, cumplimiento y más. Puede llevar entre tres y seis meses incorporar a un nuevo proveedor de TI y, durante ese tiempo, el tiempo corre. Cualquiera que sea el problema que el proveedor está tratando de resolver, solo está empeorando.
Mientras tanto, la tendencia parece ser hacia un proceso de aprobación más complejo y oneroso. Eso se debe en parte al aumento de los riesgos y a más regulaciones de privacidad y cumplimiento, pero también la cantidad de comprobaciones y aprobaciones requeridas crece constantemente.
Las cláusulas de indemnización asociadas a la seguridad cibernética en los contratos también tienden a ser un punto conflictivo, según Vince Kellen, CIO de la Universidad de California en San Diego. Lo que se requiere para la seguridad cibernética puede variar según el proveedor, pero para los servicios que residen en los centros de datos, hay más atención, dijo.
Finalmente, las negociaciones y revisiones de contratos pueden llevar varios meses mientras los equipos legales revisan el lenguaje y los términos que son adecuados para ambas partes.
A veces, cuando los CIO superan estos obstáculos, en realidad puede ser demasiado tarde para usar el nuevo proveedor.
Aquí, dicen los expertos, hay pasos que los CIO pueden tomar para agilizar la incorporación de proveedores de TI.
Aproveche la automatización
“La automatización es el arma más efectiva que TI puede aprovechar para incorporar nuevos proveedores de tecnología de TI”, dijo David Linthicum, director de Estrategia de Nube de Deloitte Consulting LLP. Se puede usar para automatizar procesos centrales que normalmente son manuales, como asegurarse de que se firmen los acuerdos o que se realicen las autorizaciones de cualquier ingeniero que deba estar en el sitio. La automatización también garantiza que se aborden los procesos de cumplimiento, que se completen los formularios de facturación e impuestos, y que los proveedores de TI se incorporen a los procesos de pago, incluso con formatos de factura electrónica y opciones de pago aceptables.
Introducir un sistema de flujo de trabajo
Un cuello de botella común en el proceso de incorporación es el propio flujo de trabajo. Muchas empresas aún confían en los correos electrónicos, los mensajes de Teams o Slack u otros recordatorios manuales para enviar documentos, verificar información o completar otras tareas de incorporación.
Lexmark utiliza ServiceNow para administrar sus flujos de trabajo, lo que agiliza el proceso de incorporación, dijo Vishal Gupta, vicepresidente sénior, director de tecnología e información de Lexmark. Esto elimina el ir y venir manual que puede consumir un valioso tiempo de incorporación.
Establecer estándares de integración técnica
La incorporación de un proveedor también puede llevar un tiempo si su tecnología no se integra. La educación tiene estándares para algunas formas de integración, como la integración de datos, que pueden agilizar el proceso, según Kellen de UCSD. “Si existen estándares industriales de facto, búsquelos”, expresó.
“Siempre que sea posible, impulse a los proveedores a técnicas de integración más nuevas en lugar de técnicas más antiguas”, dijo Kellen. Por ejemplo, esto puede incluir métodos de integración modernos que permiten la transmisión de datos, como Kafka. Estas técnicas suelen tener un costo más bajo que las API RESTful que son populares entre los proveedores de ERP clásicos.
“Hacer que los proveedores adopten las técnicas más modernas y (usar) los estándares agiliza el proceso de incorporación”, mencionó. Esto generalmente se aplica a los proveedores de software, pero incluso los proveedores de hardware hoy en día tienen servicios que deben integrarse con la tecnología existente, agregó.
Considere los consorcios de contrato
Los contratos prenegociados también pueden acelerar el proceso de incorporación, según Kellen de UCSD. El sector público a menudo tiene consorcios que negocian previamente los contratos, lo que los hace más atractivos para los funcionarios de adquisiciones.
Para las organizaciones más pequeñas que no tienen acceso a consorcios, Kellen aconsejó contratar a un asesor legal que pueda negociar un acuerdo inicial. Todo el trabajo realizado después de la firma de ese acuerdo inicial puede realizarse bajo esos términos. Si bien esto puede alargar las negociaciones al principio, puede garantizar que las empresas no tengan consecuencias imprevistas más adelante, dijo.
Clasificar proveedores
Otra forma de acelerar la incorporación de proveedores de TI es clasificarlos en niveles y luego aplicarles las actividades de aprobación correspondientes. “Las organizaciones y los departamentos de TI no deben aplicar un enfoque de ‘talla única’ para la incorporación de proveedores”, dijo Steven Jeffery, director principal de investigación de Info-Tech Research Group and Software Reviews. “Clasificar o jerarquizar a sus proveedores como parte del proceso de diligencia debida ayudará a identificar sus verdaderos proveedores estratégicos, operativos, tácticos, de productos básicos o de Nivel 1, Nivel 2, Nivel 3”.
Anticiparse a las necesidades futuras
Si bien nadie puede predecir completamente el futuro, anticipar las necesidades de la empresa con anticipación y comenzar el proceso de adquisición lo antes posible puede significar un tiempo de incorporación mucho más corto. Una organización puede comunicarse con un proveedor preferido y hacerle saber en dos años que se acerca una RFP, por ejemplo.
-Christine Parizo, cio.com
