Durante la contingencia en 2009 por el H1N1 en México, muchas organizaciones se vieron forzadas a implementar el trabajo en casa y con el brote actual de coronavirus miles de profesionales lo han comenzado a practicar.

“Personalmente creo que este formato ofrece muchas oportunidades y en momentos como este nos permite salvaguardar nuestra salud, si se prepara su correcta implementación los resultados pueden ser extraordinarios”, opinó Frank Muñoz, director del Centro de Excelencia Ágil de everis México.

El directivo mencionó que entre las ventajas que ofrece realizar trabajo vía remota destacan el mayor aprovechamiento del tiempo; el incremento en la productividad, al evitar factores de distracción que suelen ocurrir en una oficina con muchas personas; y en tiempos como estos, el distanciamiento social para evitar contagios. Para lograr obtener todos los beneficios posibles del trabajo en casa es necesario contar con herramientas de comunicación efectivas y procesos de trabajo establecidos, pero esto no es todo.

Al trabajar fuera de la oficina se recomienda crear una rutina para trasladarse del modo familiar al modo de trabajo y viceversa. Es de gran importancia comunicar a todos los miembros de la familia en qué consiste esta dinámica de trabajo para acordar horarios, interrupciones permitidas y evitar elementos distractores como el ruido. El ambiente puede marcar una gran diferencia entre mejorar la productividad o afectarla, por lo que es indispensable contar con un espacio adecuado para llevar a cabo las tareas profesionales en el hogar. Puede que parezca algo muy simple, pero elegir un lugar con buena iluminación, ventilación y aislamiento hará la diferencia.

Durante el horario laboral es recomendable mantener los canales de comunicación abiertos de forma permanente, ya sea con chats, llamadas o videollamadas y acordar que su uso será específicamente para tratar asuntos relacionados con el trabajo.

Si se llevarán a cabo reuniones mediante videoconferencias, estas son algunas normas de cortesía recomendadas que ayudarán a mejorar el trabajo:

1. Vestimenta– vestir como si fuera a la oficina, aunque no salga de casa. Comportarnos como si estuviéramos frente a frente ayudará a trabajar de la mejor manera.
2. Puntualidad– en sesiones remotas cuidar la puntualidad y horarios de reuniones es aún más importante.
3. Cámara– mantener la cámara encendida durante llamadas incrementa la eficiencia de la comunicación.
4. Comida– evite comer frente a la cámara. A menos que sea una reunión con almuerzo.
5. Uno a la vez– espere su turno para hablar. Respete al moderador de la sesión.
6. Sonidos– asegúrese de no tener sonidos que afecten la reunión.
7. Prepárese– inicie la reunión con todo lo que necesita a la mano.
8. Privacidad– no grabe la sesión sin el consentimiento de todos.
9. Micrófono-solo enciéndalo cuando sea su turno de hablar.
10. Muestre– comparta en pantalla lo que está comentando.

Otros consejos para tomar en cuenta en caso de contemplar hacer reuniones a larga distancia son:

• Contar con varias opciones de herramientas de comunicación que funcionen para todos aquellos que vayan a participar en la reunión.
• Compartir los links o teléfonos a los que se deben conectar los participantes de forma anticipada.
• Incluir la agenda y objetivo de la reunión.
• Elegir quienes deben estar para optimizar tiempos y participaciones.
• Durante la reunión, siempre mantener la cámara encendida y considerar los chats para complementar la comunicación sin interrumpir el flujo de la conversación.
• Finalizar la sesión con el envío de una minuta que incluya acuerdos, temas tratados y siguientes pasos.

El trabajo en equipo se verá beneficiado si se mantiene sesiones de corta duración para mantener a todos alienados y detectar riesgos o impedimentos. Contar con tableros virtuales o dashboards asegurará el acceso a la información actualizada más relevante para el equipo y presentar avances y obtener feedback ayudará a que el flujo de trabajo se mantenga de forma regular.

Finalmente, ante la implementación del trabajo vía remota es muy importante que además del contacto con los colaboradores y otros miembros del equipo, se mantenga una comunicación bidireccional con los clientes sobre los avances y entregas pendientes. Adoptar esta forma de trabajo en un inicio puede requerir algunos días de adaptación y acoplamiento, sin embargo, es posible formar una cultura de trabajo mediante acuerdos, el uso correcto de herramientas y procesos.