La actual situación producida por la COVID-19 ha obligado a los CIO a considerar sus costos, incluso mientras aseguran nuevas capacidades para llevar a sus organizaciones a través de tiempos inciertos. Para ello, puede resultar beneficioso echar un vistazo a los contratos de servicios existentes.

“Ahora es un momento crítico para enfrentarse a las necesidades inmediatas y a los posibles cambios a largo plazo en los contratos de servicios de TI”, como explica Bill Huber, socio de la práctica de plataformas y soluciones digitales de la empresa de investigación y asesoría tecnológica global ISG. “Este es un clima en el que el cambio es potencialmente más factible, y se puede empezar a trabajar en acuerdos de reestructuración para satisfacer las necesidades de la próxima normalidad”.

Huber afirma que pueden existir oportunidades no sólo a la hora de ahorrar dinero en los contratos existentes, sino también al cambiar los recursos y el enfoque para satisfacer las cambiantes necesidades de las empresas. “Es un gran momento para considerar la renegociación”, propone, a su vez, Brad L. Peterson, socio de la oficina de Chicago del bufete de abogados Mayer Brown. “La situación actual obliga al cambio en algunos y crea oportunidades en otros”. Según Peterson, las empresas que consideren las opciones ahora asegurarán los mejores acuerdos con el menor tiempo posible para la realización de los beneficios.

“En el entorno actual, las renegociaciones agresivas pueden parecer fuera de lugar en este momento”, admite Marc Tanowitz, director general de Pace Harmon.

“Recomendamos un enfoque más orientado a la asociación centrado en la resolución para lograr los resultados deseados”.

Los directores de TI o CIO pueden conducir estas renegociaciones con más éxito, manejándolas con claridad, rapidez y cuidado usando la siguiente guía:

1. Determinar qué contratos son los mejores objetivos para el ahorro de costos

“La mayoría de los contratos de servicios de TI tienen espacio para importantes oportunidades de ahorro”, concreta Tanowitz.

2. La clave es la priorización

“Pregunte qué contratos satisfarán una necesidad crítica a través de la renegociación”, aconseja Huber. “Esas necesidades críticas podrían ser ajustes de costos, de alcance o de flujo de caja. Los clientes deben centrarse en los que más importan”.

Es muy probable que los acuerdos que no se hayan gestionado o evaluado exhaustivamente en los últimos tres a cinco años ofrezcan ahorros. Además, “los contratos que se basan estrictamente en la mano de obra tienen más probabilidades de ofrecer oportunidades de ahorro rápidas que son más fáciles de identificar y capturar”, aconseja Tanowitz. “Aunque es más complicado captar ahorros, los acuerdos de servicios gestionados en los que los servicios están infrautilizados también presentan una oportunidad de ahorro potencialmente importante”, agrega.

3. Identificar los acuerdos en los que la situación actual obliga a cambiar

En algunos casos, es posible que los requisitos o los supuestos básicos en los que se basa la estructura financiera de la operación ya no sean válidos. “Por ejemplo, puede que el proveedor no pueda cumplir plenamente o que las necesidades del cliente se hayan reducido drásticamente. En esos casos, se puede conducir no sólo por un arreglo, sino por un mejor contrato”, dice Peterson. Sin embargo, advierte, “no pretenda renegociar contratos en los que ha bloqueado los derechos a recursos ahora escasos o a precios ahora bajos”.

4. Realizar una evaluación exhaustiva del acuerdo

Identificar las áreas que pueden generar un beneficio inmediato. “Esto puede incluir la revisión de las facturas para identificar errores, racionalizar el gasto o reducir el consumo o los volúmenes cuando haya flexibilidad para hacerlo, aprovechar los términos de los contratos que proporcionen flexibilidad (como los derechos en caso de recesión empresarial) y volver a diseñar la solución para lograr resultados mutuamente beneficiosos”, admite Tanowitz.

5. Ajustar el enfoque en función de la relación y los servicios

No juegue duro con un proveedor del que depende de forma crítica o con el que planea una relación a largo plazo. “Determine quiénes serán sus socios estratégicos a largo plazo, quiénes no y quiénes podrían ir en cualquier dirección, y negocie en consecuencia”, señala Huber. Ahora no es un buen momento para agitar innecesariamente las cosas con un proveedor de servicios críticos.

6. Sea directo

Es poco probable que la renegociación esté en la agenda de su proveedor, así que haga lo más fácil posible para que el proveedor entienda lo que usted está buscando. “Todo el mundo está distraído ahora”, admite Peterson. “Haga un esfuerzo extra para pensar su propuesta hasta que sea clara y simple. Además, nos estamos uniendo en esta crisis, así que haga un esfuerzo extra para ‘pensar en ganar-ganar’ y crear propuestas aceptables”.

7. No renegocie sólo porque puede

“Estos son tiempos difíciles. Las organizaciones que están adoptando un enfoque de colaboración con sus proveedores de servicios están teniendo el mayor éxito”, concluye Tanowitz.