Reducir el crecimiento descontrolado siempre es una prioridad para los gerentes de proyecto. A continuación, le mostramos cómo asegurarse de que su proyecto cumpla con el propósito, objetivos y requisitos de alcance previstos.
Los gerentes de proyecto saben que definir el alcance de un proyecto y desarrollar una declaración de alcance es solo un punto de partida. La siguiente parte, que contiene el alcance del proyecto, es mucho más complicada y no menos crucial. Se estima que el 52 % de todos los proyectos enfrentan un aumento del alcance en algún momento. Este crecimiento descontrolado puede poner en peligro las posibilidades de finalización y éxito de su proyecto.
Si bien es menos probable que las empresas con procesos maduros de entrega de valor encuentren problemas como la ampliación del alcance, las crisis imprevistas como la que hemos visto con la pandemia de COVID-19 han complicado el alcance incluso de los proyectos aparentemente más sencillos. Los entornos de trabajo actuales han experimentado una volatilidad, incertidumbre, complejidad y ambigüedad cada vez mayores, lo que ha llevado a las organizaciones a reevaluar los casos de negocio subyacentes, restablecer los procesos de entrega, modificar proyectos y programas, y repensar su enfoque para seleccionar y entregar proyectos, según KPMG .
Con esto en mente, ¿qué pueden hacer los gerentes de proyecto para contener el alcance del proyecto y reducir el avance del alcance incluso en tiempos de crisis? Aquí hay algunos consejos.
Evaluar el alcance del proyecto con la vista puesta en el presente y el futuro
Ya sea que crea que su proyecto se verá afectado por un cambio externo significativo o no, es mejor reevaluar un proyecto completo en los entornos actuales o potencialmente cambiantes. Si bien COVID-19 es una crisis en un nivel extremo, nos ha enseñado lecciones valiosas y muy esperadas sobre el valor de la adaptabilidad y la resiliencia. Una de esas lecciones clave es que los cambios, de naturaleza interna o externa, que pueden parecer tener un impacto limitado o nulo en un proyecto simple, pueden generar consecuencias no deseadas significativas en el futuro.
Explorar e identificar posibles riesgos emergentes
Constantemente surgen riesgos, y aunque algunos parezcan afectar solo a ciertos sectores comerciales, es probable que tengan un efecto dominó. Piense en cada riesgo como si fuera parte de una red de gran alcance. Sígalo desde un punto final hasta su sector, empresa y proyectos. Asegúrese de no hacer suposiciones sobre un impacto potencial hasta que haya podido determinar claramente que no hay un impacto indirecto, independientemente de cuán leve parezca.
Revise los plazos de entrega con frecuencia
Desde el comienzo de la pandemia, prácticamente todos los proyectos han sufrido retrasos en los plazos. Ya sea debido a problemas de recursos o probables reveses en la logística y la cadena de suministro, es probable que los gerentes de proyectos encuentren problemas con los plazos de entrega. La clave es reconocer la necesidad de revisar los cronogramas con más frecuencia y hacer los ajustes y comunicaciones necesarios rápidamente.
Sea transparente con los patrocinadores y las partes interesadas sobre el impacto del alcance
Un buen gerente de proyecto sabe que es esencial mantener informados a los interesados y patrocinadores sobre los cambios. Es mejor para el éxito de un proyecto si saben dónde están las cosas en lugar de recibir noticias negativas cuando ya es demasiado tarde. Si cree que algo puede afectar el alcance de un proyecto (su culpa o no), permite algún recurso. Es más probable que lo tomen con más calma, y ayuda a que todos tengan más posibilidades de tomar las decisiones correctas para reducir el impacto de cualquier avance del alcance.
Ponte al frente de las solicitudes de cambio
Las solicitudes de cambio son bastante comunes, pero la rapidez con la que un gerente de proyecto se adelanta a estas solicitudes a menudo puede marcar la diferencia para mantener contenido el alcance. Evitar o retrasar las solicitudes de cambio puede tener consecuencias mucho más graves. Una vez que los cambios aparecen o incluso tienen el potencial de aparecer en el radar de su proyecto, haga que sea su prioridad estar al frente de las cosas para reducir el impacto en el alcance.
Monitoree el alcance como si ya fuera un problema
Monitorea, monitorea, monitorea el alcance de tu proyecto. No puede monitorearlo lo suficientemente de cerca, especialmente durante tiempos inciertos. Solo al hacerlo podrá ver los cambios más pequeños y los riesgos potenciales que podrían convertirse en una pesadilla más adelante. Esto le da suficiente tiempo para diseñar un plan para abordar los factores que pueden convertirse en una espina en su costado y causarle llamadas más duras e innecesarias en el futuro.
Reconozca cuándo necesita ayuda y consígala antes de que sea demasiado tarde
Uno de los errores que cometen muchos gerentes de proyectos es pensar que serán vistos como no calificados o incompetentes si piden ayuda. Nada más lejos de la verdad. Antes de ser gerente de proyectos, es una persona y, como tal, no se puede esperar que sepa todo todo el tiempo. Las partes interesadas y los patrocinadores lo respetarán por pedir ayuda, especialmente si ayuda a contener el alcance del proyecto. Simplemente muestra que puede poner la salud de un proyecto y sus partes interesadas por delante de su ego.
Si bien estos consejos pueden parecer obvios para algunos, pueden ser un desafío para los nuevos gerentes de proyectos o incluso para los experimentados a la hora de tenerlos en cuenta a medida que cambia el proyecto actual y el entorno de trabajo. Recuerde que contener el alcance del proyecto se trata de planificar con anticipación y ser diligente al monitorear y actuar sobre el cambio.
Moira Alejandro, CIO.com
