Usted puede pensar que la responsabilidad principal de un Gerente o Director de Proyectos es entregar éstos a tiempo y ajustados al presupuesto, pero estaría equivocado. Los profesionales de la gestión de proyectos, en primer lugar, ayudan a conducir, guiar y ejecutar objetivos de valor agregado identificados por la empresa.
Las oficinas de administración de proyectos (PMOs) tienen más probabilidades de ser bien recibidas por los ejecutivos de la compañía y las partes interesadas como un socio estratégico indispensable una vez que reconocen su verdadero valor estratégico.
La firma de investigación Gartner ha identificado siete prácticas recomendadas para un PMO eficaz. Considérelos siete objetivos esenciales que todos los profesionales del proyecto deben aspirar a lograr.
- “Contratar las personas adecuadas, conocimientos, habilidades y colaboración”
Desde la fase de contratación hasta la ejecución del proyecto, con demasiada frecuencia, las PMO han dedicado tiempo y energía a aspectos principalmente técnicos de la ejecución de proyectos. Olvidando cualidades como la generación de negocio, tutoría, resolución de conflictos y cambios para ofrecer a las empresas las mejores ventajas. Esto crea un grupo más grande de líderes de primera categoría que entienden el valor del proyecto y los objetivos estratégicos.
- “Identificar y ejecutar iniciativas de alto impacto y de alta visibilidad”
Una vez que un PMO ha contratado y capacitado profesionales estratégicos, aumenta la probabilidad de ejecutar proyectos de alto impacto y alta visibilidad que se alinean con los objetivos a largo plazo de las empresas. El rol de un PMO no debe ser pasivo; cada profesional del proyecto debe tener una clara comprensión de la línea directa desde el proyecto a la dirección estratégica.
- ‘Informe sobre lo que la empresa realmente se preocupa’’
Los indicadores clave de desempeño son un papel importante para ayudar a los equipos de proyecto a identificar los objetivos estratégicos requeridos y acordados y a medir el progreso. Independientemente de que se utilicen KPI cuantitativos o cualitativos, una oficina de proyectos debe ser capaz de informar periódicamente sobre los avances a los patrocinadores de proyectos y a las partes interesadas. Deben ser capaces de proporcionar una visibilidad considerable en el proyecto, el programa y el rendimiento de la cartera con absoluta confianza.
- “Construir un marco que muestre como el PMO se alinea con los objetivos estratégicos de la empresa”
Un gerente de proyecto y el valor de PMO sólo puede ser reconocible si los interesados y los ejecutivos pueden distinguir una línea directa de vuelta a los objetivos estratégicos. También tiene que haber una dirección clara y una comunicación continua y transparente que fluya de los líderes de proyectos a todas las áreas de la empresa sobre cómo los proyectos están progresando hacia esos objetivos.
- Los líderes del proyecto deben sentarse desde el inicio con los promotores del proyecto, ejecutivos, partes interesadas y equipos para determinar la información precisa que cada uno está buscando con respecto a los KPIs y las ideas del proyecto en curso. Demasiada información puede ser tan mala como no tener ninguna. Asegúrese de que las herramientas adecuadas estén en su lugar para ofrecer a cada área accesos rápidos.
El objetivo de un Director de Proyecto debe ser buscar y aprovechar herramientas que le ayuden a capturar datos pertinentes en tiempo real de múltiples fuentes y visualizarlo para que los equipos puedan acceder rápida y fácilmente a los KPIs en un instante.
Esto ayuda a los equipos y a las partes interesadas a comprender cómo se desempeñan y dónde están en relación con las metas del proyecto en un instante.
Es necesario revisar continuamente los procesos, los recursos internos, las tecnologías, la cultura, etc., para asegurarse de que las necesidades de las partes y los objetivos estratégicos se están cumpliendo. Lo que funciona hoy no necesariamente va a funcionar mañana.
Moira Alexander
