Duramente mucho tiempo se ha platicado si las reuniones de negocios cumplen la totalidad del objetivo, una gran parte de nuestros consejos son de sentido común: planifique y adhiérase a una agenda, no permita conversación irrelevante, asegúrese que todos participen y utilice la tecnología como ShoreTel Connect.

Pero, ¿qué es lo que hace a una reunión eficaz? ¿Se trata simplemente de cumplir la agenda a tiempo? ¿Hacer salir a todos con una tarea que entienden? La respuesta es un poco más complicada que eso, y cuanto más pensamos en ello, más nos damos cuenta de que la clave para una reunión de negocios efectiva es: compromiso.

Considere el hecho de que los ejecutivos etiquetan como fracasos al 67% de las reuniones a las que asisten. Según el autor Rick Gilbert, que ha estudiado el tema, sus razones van desde la falta de preparación hasta mala actitud. Para Gilbert, las claves para asegurar una reunión exitosa van desde mantener la energía alta y hacer su tarea sobre los otros participantes: ¿cuáles son sus agendas, sus preocupaciones, sus asuntos más complejos?

 El punto de inflexión

Esos son buenos puntos, pero hay que ir más lejos si usted quiere que su reunión sea eficaz. Por “eficaz”, queremos decir que la discusión no sólo haya informado a la gente de una manera oportuna y profesional, sino que les haya dado un cierto entusiasmo acerca de las tareas siguientes que estarán tomando. Una reunión eficaz es un punto de inflexión: los participantes salen con información que pueden utilizar y un sentido claro de lo que viene después.

Para que esto suceda, todos deben participar plenamente en la discusión, interactuando sin las distracciones de conversaciones paralelas, correos electrónicos o fallos técnicos que enturbian las aguas para los que asisten de forma virtual. De hecho, el líder de la reunión debe prestar especial atención a los participantes a distancia para asegurarse de que no sean interrumpidas por las personas en la habitación y no utilicen su distancia como una excusa para permanecer en silencio.

Una opción puede ser ShoreTel Connect, la cual le ayuda y permite a los participantes ingresar a una reunión por medio de un click en su escritorio, tableta o smartphone, eliminando barreras para hacer oír su voz y reforzando su importancia para el equipo. La sencillez con la que se conectan, sólo tienen que hacer clic en un enlace- en combinación con la capacidad de Connect para compartir escritorios, navegar por la web y cambiar el control de la reunión, permite que pueda participar quien, cuando y donde lo desee, de una manera que es a la vez dinámica y sin complicaciones.

A medida que la fuerza de trabajo se vuelve cada vez más dispersa, con más empleados que trabajan en diferentes ubicaciones o llamados para reuniones durante viajes de negocios, la necesidad de herramientas técnicas sencillas que permitan que todos participen con la misma eficacia crece en importancia. Con la herramienta ShoreTel Connect, participar en reuniones de manera virtual se convierte una rutina y los miembros del equipo remotos tienen acceso a los mismos tipos de capacidades para el intercambio de información de los que gozan los que están físicamente presentes. Quien está conectado de forma remota y quien está sentado en la mesa de conferencias se vuelve indiferente, y las reuniones son más eficaces porque todo el mundo participa plenamente, dondequiera que se encuentren.

Tener una herramienta para las reuniones puede cambiar  lo tedioso en algo divertido un reto que identificará su estilo de reunión de negocios. Tome el Desafío ShoreTel Reunión de negocios para averiguar si usted es un Meeting Maverick (Disidente de las reuniones), Meeting Multitasker (Multitasker en reuniones), o un Meeting Maximizer (Maximizador de reuniones).

-Jesús Ochoa, Director de Canales de Distribución de ShoreTel