El término “Smart Office” fue acuñado a mediados de la década de 2010. Sin embargo, los espacios de trabajo se han vuelto más inteligentes desde la década de 1990. Esta nueva era comenzó con la introducción de computadoras de escritorio, computadoras portátiles e Internet. Durante la década de 2000, estas tecnologías se volvieron más sofisticadas, se introdujo la banda ancha, así como los teléfonos móviles y la informática básica en la nube.

Durante la última década, las velocidades de ancho de banda se han disparado y el aumento de la potencia del almacenamiento nos ha permitido automatizar y analizar procesos como nunca antes. Como resultado, Internet se ha convertido en parte integral de casi todos los procesos del lugar de trabajo. El término “Smart Office” se usa para describir características innovadoras del lugar de trabajo que dependen del Internet de las Cosas. Pero a menudo se usa para describir nuevas tendencias en el lugar de trabajo, como el hot desking o los escritorios de pie.

¿Pero cuáles son los beneficios de negocio?

Existen varios tipos de beneficios, pero se pueden reducir a cuatro pilares principales:

1) Productividad: al automatizar tareas repetitivas

2) Practicidad: al proporcionar datos sobre cuánto realmente se utilizan sus escritorios y salas de reuniones.

3) Experiencia: agilizando tareas como la reserva de salas y proporcionando un mayor control sobre la iluminación y la temperatura.

4) Talento: al crear un entorno de trabajo de primer nivel que el personal valora y desea trabajar

En la parte de productividad, practicidad y experiencia se destacan estas tendencias:

1) La evolución de las reuniones de trabajo

El éxito de una reunión no se debe solo a lo que sucede en la sala. Desde encontrar un lugar de estacionamiento para el visitante que llega a la reunión, controles de seguridad prolongados en la recepción, entre otros. Todo esto puede disminuir la experiencia, lo que afecta cómo nos sentimos acerca de la reunión. Una de las características clave de la tecnología Smart Office es unir sistemas y procesos previamente separados para crear un ambiente de colaboración real entre colaboradores (tanto los que están físicamente como en remoto).

En este punto, Ricoh cuenta con pantallas planas interactivas que permiten al presentador compartir, debatir y anotar múltiples documentos en tiempo real. Los asistentes incluso pueden recibir los archivos actualizados antes de que termine la reunión, ya que el presentador puede enviar un correo electrónico directamente desde la pizarra. Los grupos de trabajo que interactúan con una pizarra también aseguran una audiencia cautiva para ‘quedarse y experimentar’ después de la reunión a través del dispositivo. De esta manera, el capital humano mejora sus habilidades para participar y liderar sesiones futuras aún más atractivas.

2) Disponibilidad de escritorios y salas

Las pequeñas frustraciones diarias pueden tener un gran impacto en el bienestar de los trabajadores. Según un estudio, reservar salas de reuniones es la mayor frustración de nuestra jornada laboral. Para solucionarlo, Ricoh diseñó los Huddle Rooms. Se trata de espacios inteligentes desarrollados con el objetivo que las personas se puedan unir a la reunión de forma fácil y rápida. Estas salas normalmente tienen la capacidad de integrar hasta seis personas y cuentan con la tecnología Ricoh Unified Communication Services (UCS). Este sistema consta de un dispositivo seguro y de bajo costo que permite la intercomunicación entre múltiples Huddle Rooms, también entre computadoras y dispositivos móviles. También incluye proyectores de pared de tiro corto (sin necesidad de instalar soportes ni dispositivos colgantes) para colaborar de forma ininterrumpida y dinámica.

3) El futuro de las Smart Office

Esta tendencia en realidad solo está comenzando. En los próximos años, estas innovaciones serán reemplazadas por soluciones más sofisticadas. Los empleados y visitantes ingresarán en las instalaciones y la tecnología de reconocimiento facial identificará y monitoreara su camino a través del edificio. Las empresas podrán volverse más ágiles a medida que los sensores brinden a los gerentes de las instalaciones más datos sobre cómo se utiliza la oficina y cualquier espacio que pueda reconfigurarse para adaptarse mejor a las necesidades de la empresa.

RICOH ofrece soluciones dentro del concepto de “Wokplace Collaboration” empresarial con una gestión unificada que abarca desde la infraestructura a la integración de hardware y software, así como el rediseño de espacio y el acompañamiento a las personas para la adopción de los nuevos hábitos digitales.

–Marcelo Szabo, Solutions Manager Visual Communications – Emerging Technologies de Ricoh Latin America