En lo que respecta a las ventajas y desventajas de una solución tecnológica se realizar un análisis muy importante: el costo total de propiedad (TCO, por sus siglas en inglés). Este cálculo ayuda a evaluar los valores directos, indirectos y recurrentes relacionados con la compra o implementación de herramientas tecnológicas en una empresa, así como determinar la oportunidad más favorable para una compañía; involucra procesos de negocio y productividad como: adquisición, uso, manejo, administración, soporte y mantenimiento de la tecnología informática que se quiere evaluar.  Este modelo fue desarrollado por Gartner, especialista mundial  en procesos de negocios, en 1987.

De acuerdo con Federico Hederich, gerente de Mercadotecnia de Open International Systems, desarrolladora de software para las industrias de telecomunicaciones y servicios públicos, “el análisis de este tipo permite a los administradores IT  tomar decisiones más convenientes para la empresa y desechar propuestas que parecen ser una alternativa más económica, pero que a largo plazo pueden ser mucho más costosas al evaluar los costos operativos, de desarrollo, mantenimiento  y productividad  y que, en la mayoría de los casos, suele complicarse más que en una solución efectiva ya que no brindan beneficios reales en la  operación de la empresa”.

Tal es el caso del software desarrollado in house en comparación con una solución de industria desarrollada por una empresa de software, añade.

Señala que la ventaja de una solución de industria es que los derechos de uso son otorgados al cliente en el momento de la venta mientras que con un producto desarrollado internamente el cliente debe asumir el gasto total de propiedad, lo que aumenta los costos. Para  analizar el TCO de una  solución hecha en casa comparada con una lista para ser utilizada, se debe tener en cuenta cuatro factores que dan una idea de la inversión a largo plazo que tendría que realizar una empresa:

Costo de operación: Representa los costos de la infraestructura y las operaciones necesarias para que el software tenga el nivel requerido de rendimiento, facilidad de uso y disponibilidad. Un desarrollo in house requiere un tiempo mínimo de 12 a 24 meses de desarrollo, una vez que la aplicación está lista, los usuarios deberán testearla, lo que requerirá un poco más de tiempo y después afinarla y  añadirle otras funcionalidades para, por último, implantarla y salir a producción. Con una solución de industria, no se invierte tiempo en un proyecto porque la aplicación viene lista, preconfigurada para ser instalada y con la opción de adicionarle nuevos módulos y características, si lo requiere, el tiempo en este caso se invierte en modelar los proceso de negocios seleccionando las actividades de una biblioteca de prácticas exitosas y en la migración de datos de la empresa, es una inversión en operación no en desarrollo.

Costo de soporte y mantenimiento: Son los costos para proporcionar soporte a la aplicación y sus funciones de mantenimiento  (correctivo, adaptativo y de  perfeccionamiento). Además de desarrollar un producto, también es necesario dedicar un equipo al soporte y mantenimiento de una aplicación in house, además de que la empresa queda prisionera del equipo de desarrollo. En el caso de una solución de industria, basada en  estándares mundialmente reconocidos, el mantenimiento  y el soporte son provistos por el fabricante.

Costo de mejoramiento y ampliación: Los costos para añadir nuevas capacidades a la solución, que abarca: mejoras, la integración con otras aplicaciones y servicios, así como extensiones sustanciales como la adición de capacidades de inteligencia de negocios. Una aplicación in house necesita inversión de tiempo en el mejoramiento de la misma, en la adaptación continua a sus nuevas necesidades y debe invertir nuevamente grandes esfuerzos, a diferencia de una empresa desarrolladora de software, donde se trabaja continuamente en nuevas características y mejoras del producto, basados en la experiencia y en el continuo aprendizaje adquirido en implantaciones con distintos clientes y distintas necesidades, teniendo en cuenta los estándares de la industria. Las soluciones de industria facilitan los procesos de actualización, en una solución in house, la obsolescencia acompaña de manera permanente a la empresa.

En ambos casos  se requiere hacer una inversión, comente Hederich, se debe tener en cuenta que una empresa de software existe para la creación de producto y basa sus desarrollos en estándares internacionales y  la experiencia de la industria, pero para una empresa no dedicada a ello, el desarrollo de una aplicación o solución requiere una considerable inversión de tiempo y dinero, hace que la gente se enfoque en labores que no son intrínsecas a su negocio al tratar de producir una solución que implica una extensa investigación y que además significa un gran esfuerzo, sin mencionar que ya esa solución está inventada.

El mejor ejemplo es cuando se consigue una impresora por un dólar pero los cartuchos  cuestan un millón y debe comprar cuatro para que la impresora funcione. “De eso se trata el TCO, concluyó Hederich.