Un año después que empresas importantes como Yahoo y Best Buy cancelaran sus programas de trabajo remoto, una investigación de Premiere Global Services Inc revela que esas sonadas decisiones tuvieron poco impacto en la tendencia general hacia el incremento del trabajo remoto y móvil.
Según el estudio de PGI, el 89% de los encuestados informaron que sus políticas de trabajo remoto no habían cambiado el año pasado. Para los que informaron de un cambio, solo el 6% indicaron que su compañía había terminado un programa previamente establecido.
“Los resultados de la investigación refuerzan lo que PGi ha observado durante años”, explica Sean O´Brien, vicepresidente ejecutivo de estrategia y comunicaciones de PGI. “La inmensa mayoría de los encuestados afirma que el trabajo remoto es un beneficio mutuo tanto para ellos como para sus empresas, con el 82% afirmando que tienen menos estrés asociado con su trabajo”, agrega.
“Esa reducción en los niveles de estrés lleva a una mayor moral, una mayor productividad y una reducción del absentismo, todo lo cual significa creación de valor para las empresas”, sostiene.
Además, según O’Brien, las empresas se benefician de una reducción de costos asociados con los menores costos inmobiliarios y de infraestructura, a la vez que contribuyen a un medio ambiente más limpio, ya que los empleados no necesitan desplazarse.
Los ahorros medios por un empleado que trabaja en remoto dos días por semana es de 3.800 dólares al año, según una investigación de Telework Research Network, y el ahorro medio para las empresas que tienen empleados trabajando remotamente a tiempo completo, es de 11 mil dólares anuales, explica O’Brien.
La administración de empleados remotos
Las organizaciones pueden ser menos productivas si no conocen y no implementan prácticas de trabajo remoto, señala Jack Santos, vicepresidente de investigación de Gartner en un reciente seminario vía web, Best Practices for Remote and Mobile Work. Pero también se necesita enfocar en alguna de las consecuencias no deseadas que puede traer una fuerza de trabajo remota, y desarrollar estrategias para abordar esos obstáculos, señala Santos.
La seguridad es uno de los problemas clave que hay que abordar cuando se gestionan empleados remotos, según Maren Donovan, CEO y fundadora de Zirtual.com, una empresa que se especializa en la contratación de asistentes virtuales remotos para profesionales.
“Cuando un empleado trabaja en las instalaciones de la empresa, puede ser fácil ignorar los aspectos de seguridad, especialmente si utilizan tecnología sancionada por la empresa”, afirma Donovan. “Pero los trabajadores remotos presentan un reto diferente, ya que tienen acceso a los datos, información y recursos corporativos, y es difícil seguir como los que están utilizando y en qué dispositivos, sin mencionar que es difícil asegurar que sus equipos sean seguros”, señala.
Asegurar que se hacen acuerdos de confidencialidad y ejecutar controles periódicos ayuda a resolver los problemas de seguridad, explica Donovan, y desde luego la comunicación es clave.
Fomentar una comunicación efectiva supone conocer cómo se relacionan los equipos, tanto personal como profesionalmente, afirman tanto Donovan como Santos. Permitir la interacción social siempre que sea posible mejora la productividad y la moral, y crea vínculos entre compañeros que no comparten físicamente el mismo espacio de oficina.
Hay una necesidad de enfatizar la conectividad y la colaboración, anota Santos, y mucho de esto ocurre al nivel personal, afirma. No desaliente la tendencia natural de los trabajadores de socializar entre ellos y conocer más de las vidas privadas de sus compañeros, ya que puede contribuir a un mayor rendimiento del equipo, afirma.
“Los primeros minutos de una reunión, por ejemplo, la parte fuera de agenda donde la gente se pregunta unos a otros por la familia, o se comentan los partidos o programas de televisión, lo que sea, son la mayor ayuda para crear equipo, incrementar la confianza y mejorar la inteligencia contextual”, afirma Santos.
“La confianza es uno de los aspectos clave en la administración de empleados remotos, y se puede crear siempre que haya un comunicación constante, abierta y honesta, transparencia y expectativas sólidas de responsabilidad”, señala Donovan.
Dirección clara y foco en resultados
Pero no se quede atrapado en las áreas de colaboración y comunicación y olvide ofrecer una dirección y expectativas claras, anota Donovan. Asegure que hay procedimientos y tiempos claros para cerciorarse que el trabajo se completa efectiva y eficientemente, y para identificar y abordar cualquier problema rápidamente, afirma.
“Hacemos llamadas semanales para tomar tierra y asegurar que sabemos en lo que están trabajando los empleados, el estado de los proyectos, los obstáculos y las diferentes dependencias, con quién necesitan hablar y todas esas cosas”, indica Donovan.
Con empleados remotos, puede ser difícil seguir lo que están haciendo los diferentes compañeros y equipos, por lo que es también necesario la utilización de software de administración de proyectos que facilite la transparencia, añade Donovan. “La gente se pregunta qué estarán haciendo las otras personas. No es que piensen que los otros no estarán trabajando, pero es más difícil desde una situación remota ver lo que los demás están haciendo y conocer la situación de los proyectos”, explica Donovan. Además de llamadas semanales, Donovan sugiere la utilización de herramientas de reuniones virtuales, como Hangouts de Google o incluso Skype, para mantener una conexión cara a cara entre equipos remotos.
Es también importante tener reuniones y eventos en persona, incluso aunque no sean frecuentes, para reforzar la cultura de colaboración y conexión, señala Donovan. “La presión de focalizarse solo en el negocio es grande, pero hay que ir más allá y abrir una conexión social con los compañeros”, agrega.
-Sharon Florentine, CIO
