A más de un año desde que empresas como Yahoo y Best Buy rescindieran sus políticas de teletrabajo, una encuesta de Premiere Global Services, International (PGi) reveló que esas decisiones tuvieron muy poco impacto en el crecimiento de la fuerza de trabajo móvil y remota.

De acuerdo con la encuesta de PGi, 89 por ciento de los entrevistados reportó que la política de teletrabajo no tuvo cambios durante el año pasado. Para quienes reportaron cambios, sólo seis por ciento dijo que su compañía había cancelado un programa establecido.

Los resultados de la encuesta refuerzan lo que PGi ha observado por años, aseguró Sean O’Brien, vicepresidente ejecutivo de Estrategia y Comunicaciones de PGi.

“La gran mayoría de los encuestados dijo que el trabajo a distancia era una situación que favorecía mucho a sus empresas y a sus empleados, pues 82 por ciento señaló que sufren de menos estrés asociado con el trabajo”, según O’Brien.

“Esa reducción de los niveles de estrés ayuda a elevar la moral, la productividad y reduce el ausentismo – todo lo cual añade valor al negocio”, comentó el ejecutivo.

Además, las empresas ven ahorros en los costos de las instalaciones así como de la infraestructura, al tiempo que contribuyen a un ambiente más limpio, ya que los empleados no se trasladan en sus autos o en el transporte público.

Los ahorros promedio por un empleado que trabaja a distancia dos días a la semana es de $3,800 dólares al año. De acuerdo con la investigación de Telework Research Network, los ahorros promedio para las empresas cuyos empleados trabajan remotamente de tiempo completo es de $11,000 dólares al año, aseveró O’Brien.

Coordinando el trabajo remoto

Las organizaciones pueden ser menos productivas si no están al tanto de las mejores prácticas del trabajo remoto, y si no están dispuestas a adoptarlas, señaló Jack Santo, vicepresidente de investigación de Gartner, en un reciente seminario en línea titulado “Las Mejores Prácticas para el Trabajo Remoto y Móvil”. Pero también es necesario enfocarse en algunas de las consecuencias que el trabajo móvil puede traer consigo y desarrollar estrategias para enfrentar esos obstáculos, dijo Santos.

La seguridad es uno de los principales problemas a resolver cuando se maneja una fuerza de trabajo remota, señaló Maren Donovan, CEO y fundadora de Zirtual.com, una firma que se especializa en contratar asistentes virtuales remotos para profesionales.

“Cuando un empleado está físicamente en la empresa, puede ignorar fácilmente los aspectos de seguridad, especialmente si está utilizando tecnología autorizada por la corporación”, indicó Donovan. “Los empleados remotos presentan un desafío diferente – tienen acceso a los datos corporativos, a la información y a los recursos, y es difícil dar seguimiento a cómo los están usando y en qué dispositivos, sin mencionar que es complicado saber si sus dispositivos son seguros”, añadió.

Asegurarse de tener acuerdos de no divulgación así como realizar revisiones en segundo plano puede ayudar a mitigar las preocupaciones de seguridad, explicó Donovan. Y, por supuesto, la comunicación es importante.

Fomentar la comunicación efectiva implica entender cómo se relacionan los equipos entre sí profesional y personalmente, coincidieron Donovan y Santos de Gartner. Permitir una interacción social casual cuando es posible puede mejorar la productividad y el ánimo, y estrechar los lazos entre los miembros del equipo que no están compartiendo físicamente un mismo espacio en la oficina.

Es necesario enfatizar la conexión y la colaboración, dijo Santos, y eso debe suceder a nivel personal. No desaliente la tendencia natural de los empleados a socializar entre ellos y saber más sobre las vidas personales de sus colegas, ya que eso puede hacer que el equipo tenga un mejor desempeño, aseguró.

“En los primeros minutos de la junta, por ejemplo, las partes en las que la gente pregunta por sus hijos, o hablan de los programas de televisión que ven, o de deportes, son los principales factores para crear confianza, establecer relaciones y tener una mejor ‘inteligencia contextual”, aseveró Santos.

“Esas conversaciones permiten que la gente que participa en la junta se conecte más estrechamente con los demás no sólo como un compañero de trabajo, sino como un padre, como una persona ‘real’, y esa conexión personal es muy importante para establecer la base para la confianza”, agregó.

“La confianza es obviamente uno de los aspectos más cruciales para manejar una fuerza de trabajo remota; puede construirse siempre y cuando haya una comunicación y retroalimentación constantes, abiertas y honestas”, afirmó Donovan de Zirtual.com.

Una dirección clara y enfoque en los resultados

Pero no se estanque demasiado en la colaboración y la comunicación como para olvidarse de brindar una dirección y expectativas claras, sugiere Donovan. Asegúrese de que existen procedimientos claros y plazos para verificar de que se está haciendo el trabajo de forma efectiva y eficiente, e identificar y eliminar cualquier obstáculo rápidamente.

“Hacemos llamadas semanalmente para tocar base y asegurarnos de que sabemos en qué están trabajando todos, el estatus de los proyectos, cuáles son sus obstáculos y las diferentes dependencias con quién necesitan hablar, ese tipo de cosas”, explicó Donovan.

“Con la fuerza de trabajo remota, puede ser complicado saber en qué están trabajando diferentes colegas y equipos, así que también es importante utilizar un software de administración de proyectos que ofrezca transparencia“, afirmó.

“La gente tiende a preguntarse qué están haciendo los otros equipos. No es que piensen que las otras personas no están trabajando, sino que es más difícil en una situación de trabajo remoto ver qué están haciendo los demás y entender en qué punto se encuentran los proyectos”, expresó Donovan. Además de las llamadas semanales, Donovan sugierió utilizar herramientas de juntas virtuales Google Hangouts o incluso Skype para mantener una conexión cara a cara entre los equipos remotos.

También es importante realizar juntas, eventos y reuniones en persona, incluso si no son frecuentes, para reforzar una cultura de colaboración y conexión, señaló Donovan.

“Usted realmente quiere promover la interacción posible cuando sea posible”, dijo Santos de Gartner. “La presión por enfocarse únicamente en el negocio es enorme, pero usted debe ir más allá y abrir una conexión social entre usted y sus colegas”, concluyó.

Sharon Florentine, CIO