Aproximadamente el 80% de nosotros experimentamos “email apnea”, es decir, el hábito de aguantarnos la respiración cuando abrimos nuestra bandeja de entrada. Pero, ¿quién nos podría culpar de este padecimiento? Cada día somos inundados y atosigados con miles de mensajes, todos tratando de llamar nuestra atención. Hay gestores de correo electrónico que filtran, ordenan y priorizan sus mensajes por usted por un cargo. Pero si es usuario de Gmail, ya cuenta con muchas herramientas al alcance de su mano para tomar nuevamente el control. He aquí cinco maneras para comenzar hoy mismo.
1.- Utilice los atajos de teclado
Como cualquier nerd de la productividad sabe, son los atajos de teclado los que le dan “poder” al “usuario poderoso”. Esto se debe a que sus dedos nunca abandonan el teclado para usar el mouse; los atajos de teclado le permiten navegar por su bandeja de entrada de manera más rápida y precisa. Por defecto, Gmail tiene varios atajos habilitados, incluyendo “Enviar mensaje”, “Avanzar a la siguiente Ventana”, y “Agregar destinatarios CC”. Encienda el complemento completo para la máxima eficacia.
Para hacerlo, dele clic al ícono de engranaje en la parte superior derecha de su bandeja de entrada, vaya aAjustes > General > atajos de Teclado y seleccione el botón que se encuentra al costado de “Encender atajos de teclado“. Recuerde salvar sus ajustes. En caso de que no se pueda acordar de algún atajo, presione Shiftpara abrir la hoja de trucos incorporada.
2.- Elija el estilo de su bandeja de entrada
Por defecto, Gmail muestra sus mensajes en el orden en que llegan, lo cual está bien si es que le gusta ver y leer sus correos en orden cronológico. Sin embargo, la mayoría de gente prefiere priorizar mensajes. Afortunadamente, Gmail le ofrece cuatro maneras de ordenar su bandeja de entrada:
Lo importante al comienzo: Con este estilo de bandeja de entrada, Gmail predice qué mensajes son más importantes para usted basándose en sus hábitos de correo electrónico, los etiqueta con un resaltado amarillo y los pone al principio de su bandeja sin importar en qué fecha llegaron.
Lo no leído primero: Este estilo le da prioridad y muestra todos los mensajes no leídos para asegurar que nada se caiga por las grietas.
Lo marcado con estrellas primero: Si usa las estrellas para priorizar manualmente los correos electrónicos importantes, esta opción asegurará que estos estén siempre al comienzo de su bandeja de entrada.
Priority Inbox: Si prefiere automatizar todas las maneras de ordenar su bandeja de entrada, esta opción le pedirá a Gmail aprender con qué tipos de correos electrónicos interactúa y ordenar sus mensajes en tres categorías: “Importantes y No Leídos”, “Marcados con estrellas”, y ” Todo lo demás”.
Experimente con los estilos predefinidos de bandeja de entrada para encontrar alguno que le guste.
Para cambiar el método de clasificación de su bandeja de entrada en cualquier momento, vaya hasta “Bandeja de Entrada” en la barra de navegación de la izquierda y haga clic en la flecha para acceder a las opciones del menú desplegable.
3.- Encienda más pestañas de Categoría
Si usted prefiere usar el estilo predeterminado del calendario/línea del tiempo de Gmail, puede imponer un poco de orden al encender la opción de Categorías. Esta ordenará sus correos electrónicos por tipo en cinco sub bandejas de entrada: “Primarios” para mensajes personales; “Promociones” para ofertas de marketing; “Sociales” para alertas de sus redes sociales; “Actualizaciones” para recibos, facturas, estados de cuentas y confirmaciones; y “Foros” para mensajes de foros de discusión y listas de correo. Estas bandejas de entrada son accesibles a través de las pestañas ubicadas arriba de su bandeja de entrada principal.
Encienda la opción de Categorías de Pestaña para ordenar los mensajes entrantes en sub bandejas de entrada.
Para habilitar las categorías, asegúrese de estar usando el estilo Predeterminado de la bandeja de entrada, luego dele clic al ícono de engranaje y vaya a “Configurar Bandeja de Entrada“. En la plantilla que aparezca, seleccione las pestañas que quiere usar y luego dele clic a Guardar.
4.- Use Indicadores de Nivel Personales
Como mencionamos anteriormente, cuando vea un pequeño marcador amarillo al costado del mensaje, sabrá que ese es importante. En cambio, el marcador más claro denota que el mensaje es menos urgente. Sin embargo, esos marcadores pueden decirle mucho más si habilita los Indicadores de Nivel Personal de Gmail. Esta característica colocará las flechas dentro del marcador para hacerle saber si un mensaje fue enviado solamente a usted (una sola flecha), a un grupo (dos flechas) o a una lista de correo (sin flecha).
Para habilitar esta característica, dele clic al ícono de engranaje y vaya a Ajustes > Indicadores de Nivel Personal, y seleccione Mostrar Indicadores. Luego, dele clic a Guardar.
5.- Personalice la navegación de la izquierda
Si está usando las etiquetas para organizar su contenido -como debería estar haciéndolo- puede hacerlas aún más útiles personalizando la barra de navegación de la izquierda para proporcionar enlaces directos que lo lleven hacia ellos. Gmail proporciona tres opciones de presentación para los enlaces de etiqueta: “Mostrar”, ” Ocultar” y “Mostrar si no ha sido leído”. El último es probablemente el más útil para restaurar la cordura en su bandeja de entrada, ya que un enlace de etiqueta solo aparecerá en la navegación de la izquierda si contuviera un mensaje que usted aún no hubiera abierto.
Para personalizar los ajustes de enlace para cada una de sus etiquetas, dele clic al ícono de engranaje y vaya a Ajustes > Etiquetas.
-Michael Ansaldo, PC World
