En la actualidad, las áreas de responsabilidad de los Directores de Finanzas (Chief Financial Officers o CFO) de las organizaciones mexicanas se han ampliado. Aparte de las funciones intrínsecas que conlleva el puesto de trabajo, hoy también son parte fundamental para impulsar el crecimiento de todos los departamentos de la empresa a través de una correcta inversión en tecnología dependiendo de los objetivos de negocio establecidos.
Este rol ampliado requiere que se asocien con diferentes equipos en una estrategia de transformación digital. De acuerdo con un reciente estudio[1], casi el 50% de los CFOs mantienen reuniones regulares con sus equipos de trabajo para “alinear sus iniciativas tecnológicas con todos los objetivos de la empresa, departamentos y equipos”.
Sin embargo, los CFOs pueden enfrentar diferentes desafíos cuando tratan de obtener y analizar datos financieros.
Por ejemplo, las organizaciones a menudo almacenan datos en múltiples sistemas, desde archivos en papel hasta aplicaciones diferentes. Esto hace que sea difícil para ellos encontrar datos relevantes y obtener una clara imagen de sus finanzas. Mientras tanto, muchos procesos de negocio todavía se realizan manualmente.
Ante este contexto, muchos CFOs recurren a la automatización para resolver estos desafíos y obtener acceso a datos precisos y actualizados.
De hecho, más de la mitad de los encuestados para el 2018 CFO Sentiment Study, elaborado por la desarrolladora de aplicaciones Workday, mencionaron que planean aumentar su inversión en tecnología de automatización financiera este año.
Existen tres acciones sencillas con las que los CFOs pueden utilizar la automatización para transformar sus organizaciones:
1) Digitalizar los archivos en papel para hacerlos más seguros y sencillos de encontrar: La conversión de los archivos de papel a un formato digital elimina la tarea que lleva mucho tiempo en la búsqueda de archivos y escritorios para obtener información. Este formato permite almacenar todos los registros de su organización en una base de datos central a la que los empleados pueden acceder desde su escritorio o dispositivo móvil. Esto le facilita encontrar los registros financieros que necesita compartir con otros líderes.
Cuando usted digitaliza sus archivos, también puede aplicar controles sobre quién puede y no puede acceder a ellos. Esto mejora su seguridad al mantener a los usuarios no autorizados lejos de sus datos confidenciales.
2) Obtener un retorno de la inversión rápidamente: Muchas organizaciones comienzan su transición hacia la automatización en cuentas por pagar o el área de administración, ya que estas áreas a menudo dependen de procesos lentos y propensos a errores. De hecho, los departamentos de Cuentas por Pagar procesan 2/3 de sus facturas manualmente.[2] Con tanta mano de obra manual, no es sorprendente que tarden 12 días y con un costo de 13.04 para procesar una sola factura.
La automatización de los procesos de estos departamentos puede reducir significativamente la cantidad de tiempo que lleva procesar los pagos. Esto le permite a tu equipo financiero pasar menos tiempo ingresando datos manualmente y más tiempo en proyectos estratégicos.
3) Trabajar con otros equipos para automatizar sus procesos: Después de automatizar sus procesos, tendrá un caso de uso que puede compartir con otros líderes de la organización. Una vez que vean los beneficios que usted ha logrado, se sentirán más cómodos innovando en otras áreas.
Otros procesos manuales propensos a errores que están listos para la digitalizarse y automatizarse incluyen:
- Tareas de recursos humanos, incluida la gestión de registros de empleados, proceso de “onboarding”, y nómina.
- Procesos financieros como informes de gastos, adquisiciones, presentación de impuestos, administración de políticas, transferencias de activos y documentación de M&A.
- Procesamiento de reclamaciones y atención al cliente.
- Procesos de TI y operaciones que incluyen consultas de soporte técnico, seguimiento de activos, gestión de acceso y cumplimiento de pedidos.
- Servicios de instalaciones tales como reservas de salas de reuniones, contratos de arrendamiento, y gestión de estacionamientos.
- Procesos en áreas que incluyen documentos de envío a instalaciones de servicios compartidos, gestión de cambios, marketing y legal
- Cualquier proceso que requiera la obtención de firmas, como pedidos de ventas, arrendamientos, contratos y otros acuerdos.
¿Cómo iniciar su viaje hacia la transformación digital?
Después de identificar las áreas que se beneficiarían de la digitalización, deberá involucrar a sus colaboradores a que participen en tu proyecto. Asóciese con el CEO y los patrocinadores de línea de negocio (LOB) para definir sus prioridades. Los patrocinadores de LOB tienen información detallada sobre sus procesos y las áreas que les gustaría mejorar. Pueden trabajar con usted para asegurarse que no pase por alto ningún elemento clave.
También necesitará un plan para involucrar a los empleados, para que adopten su nueva tecnología y procesos. Finalmente, recuerde que su proyecto de digitalización no tendrá éxito a menos que considere a todo el personal.
Por Gabriel Acosta, CFO de Ricoh Mexicana.
[1] 2018 CFO Sentiment Study, de Workday.
[2] http://cporising.com/2017/06/
