Las organizaciones más pequeñas pueden arreglárselas con procesos en papel por un tiempo, pero a medida que crecen los volúmenes y tipos de documentos comerciales, también lo hacen sus esfuerzos acompañados dentro de la organización. Las ineficiencias en estos procesos pueden aumentar en poco tiempo si no se abordan adecuadamente y generar un desorden de documentos que requieren horas de papeleo, seguimiento con llamadas telefónicas para llegar a la verdad de una investigación y compartir copias físicas que pueden perderse.

¿Qué es la brecha digital?

La brecha digital en las empresas se refiere al rezago que se crea cuando una empresa no adopta adecuadamente las tecnologías digitales necesarias para competir y operar eficientemente en el mercado moderno. Este concepto abarca varios aspectos:

• Ineficiencia Operativa.
• Riesgos de Seguridad.
• Pérdida de Competitividad.
• Mala Experiencia del Cliente
• Costo Elevado.
• Desorganización.
  

  5 Tipos de documentos que pueden automatizarse y digitalizarse

1. Facturas

Utilizando herramientas potentes como CloudOCR, podemos ordenar, indexar y verificar automáticamente los datos de las facturas a nivel de encabezado y línea de pedido, reemplazando la indexación manual del proceso en papel, permitiendo que los datos precisos de las facturas y el archivo de imagen pasen a un potente motor de flujo de trabajo. Una vez en OnBase, las facturas se pueden comparar automáticamente con un sistema de terceros o ERP para verificar elementos como proveedores, datos de órdenes de compra, posibles transacciones duplicadas y más.

2. Declaraciones

Algunas empresas dedican una gran cantidad de tiempo a conciliar los documentos constitutivos con las declaraciones. Independientemente de los detalles, que podrían ser cotejar los boletos de entrega por número de boleto con un estado de cuenta mensual o cotejar las transacciones de tarjeta de crédito con una factura, este proceso requiere que las organizaciones en papel tengan a alguien que busque físicamente los documentos para cotejarlos con el estado de cuenta antes de lo probable, al igual que engraparlos y archivarlos físicamente. En un entorno digital no importa cuándo se capturan e indexan los documentos y nadie necesita perder tiempo buscando documentos relacionados.

3. Formularios

Una multitud de organizaciones todavía utilizaban formularios en papel para fines comerciales y gubernamentales, a pesar de que los formularios electrónicos equivalentes son 100% personalizables y cumplen con los estándares gubernamentales.

4. Contratos

La revisión de contratos en una configuración manual en papel puede llevar mucho tiempo y ser opaca. OnBase proporciona una multitud de capacidades para aliviar las cargas de este proceso, incluida una búsqueda de texto completo para encontrar lenguaje de contrato riesgoso, capacidades de intercambio digital para colaboración interna y externa, integración con tecnologías de firma digital (como DocuSign, TrueSign y Adobe Sign) y una vista filtrable de todos los contratos que se puede configurar para resaltar contratos en ciertos estados y notificación automática a las personas asociadas a medida que el contrato avanza en su ciclo de vida.

5. Archivos de empleados

En un entorno basado en papel, estos documentos pueden iniciarse a través de correo electrónico y luego imprimirse y archivarse junto con formatos físicos, pero OnBase permitiría que todo se almacene en su formato nativo y se archive automáticamente en el archivo del individuo correcto.

Digitalizar los documentos empresariales es crucial porque mejora la eficiencia operativa, reduce los costos y minimiza los riesgos de pérdida de información. La digitalización facilita el acceso y la búsqueda rápida de documentos, lo que ahorra tiempo y mejora la productividad. Además, protege los documentos contra daños físicos y garantiza su seguridad mediante copias de respaldo y controles de acceso. La digitalización también favorece la sostenibilidad al reducir el uso de papel y permite una mejor gestión y cumplimiento de normativas.