La administración de proyectos parece tan sencilla. Se establece una fecha límite. Se designa un presupuesto. Se selecciona a las personas adecuadas. El proyecto se realiza.
En realidad, la administración de proyectos es raramente simple. Las personas equivocadas son asignadas al proyecto. La gente no sabe lo que se espera de ellos o reciben información contradictoria. El alcance cambia. Los plazos no se cumplen. Dicho de forma más sucinta: se presentan contratiempos.
Entonces, ¿qué pueden hacer las empresas y los directores de proyectos para mejorar las probabilidades de que éstos se terminen a tiempo y dentro del presupuesto? Docenas de líderes y expertos en administración de proyectos comparten nueve secretos para una administración exitosa.
1. Asegúrese de tener todos los detalles del proyecto antes de empezar. “Es necesario tener el alcance del proyecto completamente detallado y aprobado por todas las partes interesadas”, afirma Adam Balkwill, director técnico de Garfield Group, una agencia de marketing integrado.
“El alcance debería incluir hitos intermedios, con fechas de entrega y una hoja de cálculo de presupuesto que representa todos los tiempos involucrados. Si la valoración crítica del proyecto inicial tiene suficientes detalles, usted y su cliente interactuarán mejor en su producción”, anota Balkwill. “Las solicitudes de cambio van a ocurrir en cada proyecto, pero esto le permite administrar al cliente cuando algo está fuera de alcance”, agrega.
2. Tenga al equipo correcto de administración de proyecto (y del tamaño adecuado). Para que un proyecto tenga éxito, es necesario tener el equipo de proyecto adecuado, personas cuyas habilidades y experiencia pueden beneficiar al proyecto, desde el director del proyecto para abajo. También ayuda a “limitar el número de personas involucradas”, señala Josh Mea, COO de JackMyRep.com, una empresa de gestión de la reputación.
3. Establezca expectativas -e hitos- en la delantera. “Establezca hitos o metas frecuentes (basado en el riesgo) para asegurar que los proyectos no se salgan del camino”, aconseja Pat McGuinness, director de riesgos de tecnología de GE Capital. “Si solo establece hitos a largo plazo o de alto nivel, no se dará cuenta si un proyecto tiene problemas hasta que ya es demasiado tarde. Mi equipo en GE Capital tiene múltiples puntos de referencia del proyecto y revisiones iterativas para asegurarse de que el dinero que se invierte en una proyecto de TI se está utilizando de manera eficiente y que los objetivos del proyecto se están alcanzando”.
“Cuando todos en el equipo entienden claramente el alcance desde el principio, se elimina la ambigüedad que puede hacer fracasar un proyecto”, añade Juan Velásquez, especialista en marketing en Do It Wiser, un proveedor de cartuchos de tóner y suministros de oficina verdes. Una buena manera de hacer esto, anota, es llevar a cabo una reunión inicial, donde asisten todos los involucrados, esto ayuda a establecer las expectativas, “donde se puede discutir el proyecto en detalle”, crear un plan de trabajo viable, y asignar las funciones y responsabilidades de las personas.
4. Sea claro acerca de quién es responsable de qué -y con los plazos. “Cuando varias personas están colaborando en la misma tarea, los plazos y otros detalles importantes a menudo se pierden”, explica Fred Mouawad, fundador y CEO de Taskworld, una plataforma de gestión de tareas. Para evitar confusiones, “determine qué miembros del equipo son responsables de que piezas de trabajo (por adelantado), y haga cumplir la rendición de cuentas. Un programa de administración de tareas en línea es una forma simple de hacer esto”.
“Es importante que cada miembro de su equipo entienda lo que se espera de ellos”, añade Brandon Seymour, propietario de Beymour Consulting, una firma de SEO y marketing. “Esto incluye todo el ámbito del proyecto y un calendario preciso de cuándo tienen que completarse las tareas”. Debido a que cada proyecto es diferente, “esto ayuda a que todos los actores clave tengan una comprensión sólida de cómo contribuyen al proyecto cada uno de sus esfuerzos en su conjunto. Las metas y puntos de referencia del proyecto son importantes para la gestión de estas expectativas y para mantener a los equipos en regla con los plazos”.
5. No haga una microgestión. “Reúnase regularmente con los miembros del equipo que van a trabajar en el proyecto. Sin embargo, permítales un respiro para que trabajen sin sentirse presionados”, señala Shilonda Downing, propietaria de Virtual Work Team, una empresa de asistente virtual. “Crear un balance es clave aquí para asegurar que el trabajo se está haciendo y que los miembros del equipo se sienten capaces de hacer su mejor trabajo”.
6. Asegúrese de tener un buen sistema para la gestión del proyecto, que todo el mundo pueda y vaya a utilizar. “El correo electrónico parece la forma más obvia de comunicarse en la gestión de un proyecto, pero puede obstaculizar el progreso”, señala Chris Griffiths, consejero delegado de DropTask, una solución visual de gestión de tareas. “Navegar entre discusiones de correo electrónico buscando correspondencia anterior es una enorme pérdida de tiempo. Utilizar el software que mantiene toda la información del proyecto y de la comunicación en un solo lugar no solo ahorra tiempo, sino también mantiene un espacio de trabajo productivo”.
“Nuestro equipo y clientes están ubicados en todo el país, lo que significa que no podemos compartir archivos físicos”, explica Amy Driehorst, gerente principal del proyecto, Weaving Influence, que conecta a los autores con las audiencias en línea. Así que “utilizamos una aplicación de administración digital de proyectos que no solo nos permite gestionar todos los aspectos del proyecto a través de las listas de tareas, sino que también sirve como un gabinete en línea donde se guardan todos los documentos relacionados con el proyecto, así como un foro de discusión”, explica la ejecutiva. “La capacidad de agregar fácilmente clientes al proyecto permite una comunicación fluida y el intercambio de información”.
7. Mantenga motivados a los miembros del equipo recompensándolos cuando alcanzan sus metas. “Es útil establecer las metas mientras se hace la planificación de proyectos”, señala Ajay Kaul, socio gerente de AgreeYa Solutions, un proveedor de software empresarial. Para garantizar que los proyectos no se descarrilen, “reconozca a los miembros del equipo cada vez que logran un objetivo. Celebrar los logros o las metas puede ser una gran forma de rastrear el progreso, y mantener motivados a los miembros del equipo”.
8. Celebre reuniones frecuentes para saber el estado del proyecto, pero que sean breves. “La comunicación frecuente con todos los miembros del equipo, así como con el cliente, es la mejor manera de asegurarse que un proyecto va por buen camino”, anota Driehorst. “Esto es especialmente importante en un entorno virtual, donde no se tiene el lujo de poder entrar a la oficina de un colega para comprobar el estado de una tarea. Encuentro que programar llamadas regulares, además de todas las otras formas de comunicación digital que uso, garantizan una comunicación abierta y clara para todos los interesados”.
Si bien mantener a todos al día sobre el estado del proyecto es esencial, “usted necesita una manera de comunicar el estado de todos para que el resto del equipo no se empantane por los detalles”, señala Martijn van Tilburg, CEO de 10.000 fts, un proveedor de soluciones de proyectos y gestión de recursos. Para evitar que los participantes se desconcentren, “mantenga reuniones cortas y dulces limitándolas a, por ejemplo, 90 segundos de charla. Esto anima a que los miembros del equipo se centren en los detalles más relevantes de la semana pasada”.
9. Construya a tiempo para los cambios. “En la tecnología, los proyectos no siempre parecen seguir las especificaciones al pie de la letra”, señala Samit Shah, cofundador de EventEdge, que construye aplicaciones de eventos personalizados. “Para evitar los dolores de cabeza y ahorrar tiempo, establezca tiempo extra para hacer cambios de especificación y a pedido. Estará agradecido”.
– Jennifer Lonoff Schiff, CIO (EE.UU.)
