Las llamadas de conferencia forman gran parte de la vida del trabajo de hoy ‐a veces casi toda. Debido a que pasamos tanto tiempo en reuniones, queremos sistemas de llamadas de conferencias que se ejecuten rápidamente y trabajen sin problemas para que podamos obtener la información que necesitamos y pasar a otros asuntos urgentes. La capacidad de navegar por una transcripción posterior a la reunión, o hacer zoom en una grabación de audio serían grandes bonos, especialmente para los que toman notas que no siempre capturan todo en tiempo real.
La buena noticia es que los principales servicios de llamadas de conferencia están llenos de características que sacan lo mejor de las llamadas de grupo y las reuniones en línea. Las características estándar incluyen la capacidad de grabación de audio, soporte para compartir pantalla, transcripciones automatizadas ﴾creadas al convertir las grabaciones digitales en texto﴿, interfaces web con herramientas de alojamiento para la gestión de llamadas yel seguimiento de los participantes, y la disponibilidad 24/7. Algunos servicios también ofrecen saludos personalizados a los participantes que llaman, música de espera personalizada, asistencia de un operador y una función “de llamada” a un participante, donde el servicio llama a los participantes para llevarlos a la reunión (también conocida como funcionalidad “llámame”).
He aquí un vistazo a ocho servicios de llamada de conferencia, algunos de los cuales ofrecen ciertas opciones de forma gratuita: ConferenceCalling.com, join.me, FreeConferenceCall.com, Skype para empresas, GoToMeeting, UberConference, InterCall y WebEx.
1. ConferenceCalling.com
ConferenceCalling.com tiene como objetivo el mercado de las pequeñas empresas con dos planes ilimitados para reuniones con un máximo de 15 ó 50 personas que llaman, y un plan de pago para manejar hasta 300 personas que llaman. Un plan ilimitado permite alojar cualquier número de llamadas de conferencia cada mes. Los clientes pueden programar llamadas o alojarlas sobre la marcha, compartir pantallas y utilizar un operador para asistir a las llamadas más complejas. La interfaz basada en web es fácil de usar, funciona bien con PC y Mac, incluye herramientas esenciales de control del sistema y genera informes.
2. FreeConferenceCall.com
FreeConferenceCall.com es uno de los primeros servicios que utilizamos para albergar llamadas con grupos pequeños, y seguimos utilizando debido a su facilidad de uso y su familiaridad ‐y porque es gratis. Incluye la programación y el seguimiento en Microsoft Outlook o Google Calendar, grabación de llamadas (disponible bajo demanda cuando finaliza la llamada), un servicio de transcripción de palabras clave y herramientas de anotaciones y chat durante la reunión. También es compatible con la videoconferencia, streaming de radio y grabación y reproducción en la nube. Una característica llamada Broadcaster puede reproducir archivos de audio o sesiones de intercambio de pantalla pre‐grabadas durante las sesiones en vivo.
Pero FreeConferenceCall.com no es solo para pequeñas reuniones ‐puede acomodar hasta mil participantes y las llamadas duran hasta seis horas. Los clientes que deseen proporcionar un número de teléfono gratuito de Estados Unidos pagan una tarifa por minuto por cada persona que llama.
FreeConferenceCall.com también ofrece un servicio de reunión grande para videoconferencias con más de mil participantes.
3. GoToMeeting
GoToMeeting es un servicio de conferencias propiedad de Citrix que soporta las reuniones de audio basadas en Web y videoconferencia de alta definición. Incluye una herramienta de chat que permite que el anfitrión se comunique con los participantes individuales. A pesar de que no tiene muchas campanas y fanfarria como algunos de sus competidores, GoToMeeting es confiable, de precio moderado y compatible con varios dispositivos móviles. También permite que los usuarios inicien sesión utilizando sus nombres de usuario y contraseñas de Windows ﴾a través de una característica llamada Enterprise Sign‐In﴿, que es una gran ayuda para los administradores de TI. Citrix ofrece un plan gratuito para las reuniones con hasta tres participantes y vende suscripciones mensuales o anuales para los planes con capacidad de soportar 10, 50 y 100 participantes.
4. InterCall
InterCall ofrece planes mensuales dirigidos a las pequeñas empresas que suelen tener reuniones con 10 y 25 asistentes, así como un plan de pago por uso para llamadas de conferencia con hasta 125 asistentes. Todos los planes tienen números de marcación dedicados, un número de teléfono gratuito, aplicaciones móviles y soporte de operadora 24/7. Los controles del host incluyen silenciador y la desconexión de los asistentes, así como la capacidad de marcar fuera de una reunión y evitar que llamen nuevas personas ﴾por seguridad﴿. El servicio Unified Meeting 5 de la empresa facilita la presentación en pantalla, y permite que los participantes se unan a las sesiones de trabajo.
5. Join.me
Join.me de LogMeIn es fácil de usar e incluye muchas opciones. El plan gratuito le permite mantener conferencias telefónicas con pantalla compartida, pizarra electrónica y videoconferencia a través de VoIP con hasta 10 participantes. Los planes de pago incluyen Pro, para reuniones con capacidad para 50 participantes, y el plan Enterprise o empresa, para reuniones con capacidad para 250 participantes. Los planes de pago permiten grabar juntas, utilizar herramientas de anotación, bloquear reuniones y utilizar una URL personalizada; que también incluye almacenamiento en la nube, entre muchas otras características. Los participantes pueden utilizar una aplicación para unirse a una conferencia, u obtener acceso a través de una cuenta de LogMeIn utilizando PCs, dispositivos Android, Macs, iPads, iPhones o relojes de Apple.
6. Skype para empresas
El servicio de Skype ha estado presente desde el año 2003, creado originalmente como una manera para que las personas puedan hacer videoconferencias con sus amigos y familiares. Microsoft compró Skype en el 2011, y todavía existe una versión gratuita para llamadas personales de Skype a Skype. Skype para empresas es ahora parte de la línea de productos de Microsoft (en sustitución de Microsoft Office Communicator y Microsoft Lync). Skype para empresas está disponible para Windows y Macintosh, tabletas y teléfonos inteligentes iOS y Windows, y dispositivos Android y BlackBerry. Los clientes pueden registrarse para obtener Skype autónomo con planes para empresas que van desde dos dólares por usuario al mes, o elegir un plan de Office 365 que incluye Skype.
Todos los planes ofrecen llamada de audio y video HD para un máximo de 250 participantes. Las características incluyen una interfaz de presencia, una herramienta de mensajería instantáneo, la capacidad de transferir el control de las presentaciones a los participantes, y el soporte para encuestas personalizadas y sesiones de preguntas y respuestas.
7. UberConference
Lo primero que debe decirse sobre UberConference es que es muy fácil de usar: No se necesitan números PIN. Además de ofrecer compartir la pantalla, un sistema de grabación libre, grandes anfitriones y controles de audio de alta definición, UberConference le permite compartir documentos (con soporte directamente desde Google Drive, Box, Dropbox y Evernote). También puede llamar a los participantes para que se unan a una conferencia antes o durante el evento, y proporciona una representación visual de cada uno y el altavoz actual. Otra gran característica de UberConference es su capacidad para autenticar personas que llaman en base a su información de contacto. El servicio está ligado a los sitios de medios sociales como LinkedIn, Twitter y Google+, permitiendo que cualquiera pueda ver el título de trabajo del participante, nombre de la empresa y sus tuits y mensajes recientes. Los clientes pueden elegir entre la versión gratuita o el plan de negocios. A diferencia de la mayoría de los planes libres de sus competidores, la opción gratuita de UberConference incluye la totalidad de sus principales características, así como las llamadas ilimitadas, para un máximo de 10 participantes. El plan para empresas proporciona un número de teléfono local, una característica “llámame”, el soporte a conferencias periódicas y más, y puede acomodar hasta 100 participantes. Por un costo adicional en el plan para empresas se puede obtener un número de teléfono gratuito.
8. WebEx
Casi cualquier persona que alguna vez se ha unido a una llamada de conferencia está familiarizada con WebEx, un servicio popular entre las organizaciones de todos los tamaños. Propiedad de Cisco, WebEx proporciona videoconferencia y audio confiables, así como compartir la pantalla y muchas características interactivas. Los dos servicios principales son WebEx Meetings Free (para un máximo de tres participantes) y WebEx Meetings Premium (que engloba tres planes diferentes para reuniones de hasta 100 personas). Los planes adicionales incluyen WebEx Event Center para seminarios web, WebEx Training Center para la capacitación en línea y WebEx Support Center para proporcionar soporte remoto.
El servicio de videoconferencia WebEx ofrece el modo de pantalla completa, los canales de video y el modo de pantalla dividida, y permite que los clientes se unan a una reunión a través de la tecnología de telepresencia. Las características incluyen herramientas de anotación, pizarras, salas de reuniones personales, un modo de presentador compartido y aplicaciones móviles. Los clientes que deseen que se unan participantes sin necesidad de marcar un número o introducir contraseña puede utilizar la función llámame ﴾como un complemento para cualquier plan premium﴿, que llama a los asistentes y los pone dentro de una reunión de forma automática.
Pros y contras
Un problema que los usuarios tienen con algunos servicios gratuitos es que la calidad del sonido es mala. Las ofertas sin cargo pueden estar plagadas de ecos o zumbidos de fondo y similares ‐inconvenientes que no se encuentran a menudo con los servicios de pago a menos que haya un problema con el teléfono o los auriculares de un participante. Además, algunos servicios gratuitos requieren que los usuarios marquen un número de larga distancia ﴾aunque esto no es un gran problema, ya que la mayoría de los planes de telefonía incluyen llamadas de larga distancia gratis﴿.
Las complicaciones también pueden surgir cuando intenta combinar dos servicios ‐cuando, por ejemplo, usa un servicio para comunicación de audio y otro para compartir pantalla o colaborar en línea. Una configuración de este tipo puede requerir el uso de múltiples números de reuniones, IDs de conferencia y contraseñas de seguridad, que puede sea confuso para los participantes y por lo tanto causar que se retrase. La selección de un servicio confiable que ofrezca todas las características que necesita puede ser la mejor solución para usted, incluso si esto significa pagar un poco más.
-Ed Tittel, Kim Lindros, CIO (EE.UU.)
