PROYECTO: Digitalización Documental Integral.

DESCRIPCIÓN: Con la finalidad de proteger al medio ambiente y optimizar los procesos y servicios que ofrece, el Instituto de Pensiones del Estado de Jalisco (IPEJAL) decidió implementar un sistema de digitalización, resguardo, manejo y administración óptima de documentos, con tres objetivos fundamentales: reducir el costo del trámite de Préstamo a Corto Plazo, Mediano Plazo e Hipotecario a cargo del afiliado; poner a disposición de todas las direcciones del IPEJAL un sistema de consulta de los documentos digitalizados para agilizar los procesos internos involucrados en el otorgamiento de las prestaciones económicas para los afiliados; y reducir el volumen de documentos que ingresan diariamente al archivo documental del IPEJAL.

RESULTADOS/BENEFICIOS: De acuerdo con Javier Xicoténcatl Hurtado Burgos, Director de Informática y Sistemas del IPEJAL, la implementación de este proyecto ha permitido disminuir el gasto de papel; se han facilitado los procesos de consulta de la información interinstitucional; se puede tener acceso en línea a los documentos desde cualquier área mediante la Red Interna del IPEJAL. También se evita que los documentos viajen o se trasladen desde el Archivo físico –donde se concentran– hasta el lugar de quienes los solicitan para consultarlos. Esto disminuye el riesgo de pérdida o maltrato del documento, señaló el directivo.