Los excesos de presupuesto son una prueba decisiva para el éxito o el fracaso del proyecto. Pocas empresas tienen un presupuesto ilimitado, por lo que la primera cosa que los interesados ​​del proyecto a la hora de determinar si su proyecto fue un gran éxito o un gran fracaso es la línea de fondo.

A continuación, le compartimos cinco estrategias para mantener el control del presupuesto del proyecto antes de sucumbir a los excesivos excesos de costos.

Comprender las verdaderas necesidades y deseos de las partes interesadas

Lo que las partes interesadas dicen que necesitan o desean en un proyecto a menudo no es tan simple como puede parecer. Esto puede conducir a metas y expectativas no identificadas en ambos lados de la mesa. Si un gerente de proyecto, patrocinadores, miembros del equipo y vendedores no tienen una comprensión sólida de los verdaderos deseos de las partes interesadas, es casi imposible identificar cuáles son los requisitos para el proyecto. Asegúrese de dedicar tanto tiempo como sea necesario para obtener una comprensión más profunda de lo que los interesados ​​esperan.

El primer paso para un presupuesto de proyectos gestionado eficazmente es asegurar que los requisitos del proyecto se identifiquen, documenten y confirmen con exactitud con todas las partes interesadas y que se comuniquen a todas las partes involucradas. Este paso crucial debe ser completado antes de que se establezcan los presupuestos. Muchos proyectos se han iniciado alrededor de las necesidades, pero se ejecutan alrededor de los deseos, poniendo automáticamente los proyectos en riesgo de excesos presupuestarios que dejan a todos decepcionados.

Presupuesto preparado para sorpresas

Cuando llegue el momento de estimar los costos, sea realista. Asegúrese de obtener la opinión de todos los interesados ​​pertinentes. Más importante aún, construir en contingencias. Este paso es esencial.

Debe tener en cuenta las cosas fuera de su control, como las consideraciones ambientales externas que pueden afectar el precio de los suministros, los recursos, la mano de obra, el financiamiento, la escasez de productos/servicios, los intercambios de divisas, etc.

El precio o la tarifa de hoy puede no llevar a las últimas etapas de un proyecto. Asegúrese de que los proveedores pueden cumplir sus promesas y preparar un plan de respaldo. Obtener información de otras partes interesadas y supervisar proveedores y vendedores puede ayudar mucho a establecer un presupuesto más realista, incluso si hay circunstancias imprevistas.

Desarrollar KPI´s relevantes

No puede administrar eficazmente un presupuesto de proyecto sin establecer indicadores clave de rendimiento (KPI). Los KPI le ayudan a determinar cuánto se ha gastado en un proyecto, en qué medida el presupuesto real del proyecto difiere de lo planeado, etc. Éstos son sólo algunos de los KPIs de proyecto comúnmente conocidos y utilizados que son esenciales para la gestión eficaz del presupuesto del proyecto:

El costo real (AC), también conocido como costo real del trabajo realizado (ACWP), muestra cuánto dinero se ha gastado en un proyecto hasta la fecha.

La variación de costo (CV) indica si el costo estimado del proyecto está por encima o por debajo de la línea de base establecida.

El valor obtenido (EV), también conocido como costo presupuestado del trabajo realizado (BCWP), muestra el presupuesto aprobado para las actividades del proyecto realizadas hasta un momento determinado.

El valor planificado (PV), también conocido como costo del trabajo programado (BCWS), es el costo estimado para las actividades del proyecto planeadas / programadas a la fecha del reporte.

El retorno de la inversión (ROI) muestra la rentabilidad de un proyecto y si los beneficios han excedido los costos.

Revisar, revisar, volver a pronosticar

Un proyecto que se ejecute sin gestión presupuestaria y re-pronóstico llevará al fracaso. La supervisión frecuente del presupuesto es esencial para evitar que los presupuestos se alejen demasiado de las manos. Un exceso de presupuesto del 10% es mucho más fácil de corregir que un 50%, y si no mantienes un ojo en tu presupuesto y re-pronosticas, ese rebasamiento del 10% puede convertirse en un 50% antes de que te des cuenta.

También hay que revisar el uso de recursos del proyecto. Los responsables del proyecto deben revisar el número de personas que actualmente están trabajando en un proyecto y las futuras necesidades de recursos del proyecto semanalmente. Si lo hace, se asegurará de que está utilizando los recursos que tiene y que tiene los recursos adecuados listos para el resto del proyecto. Revisar regularmente el pronóstico de recursos ayudará a mantener el presupuesto del proyecto en el buen camino.

Mantener a todos informados

Una parte importante de mantener el presupuesto es asegurarse de que todos los miembros del equipo estén al tanto del presupuesto actual. Mantenga al equipo del proyecto informado del pronóstico del presupuesto del proyecto. Un equipo informado es un equipo capacitado que toma posesión de sus proyectos. Al mantener al equipo informado de la situación presupuestaria, será más probable que vean los cargos de su proyecto y mucho menos probable que cobren horas adicionales de “zona gris” – horas que saben que trabajaron, pero no estaban claros acerca de lo que eran.

Moira Alexander