El desorden digital , que incluye archivos, documentos y datos creados en el trabajo sin la visibilidad o el control total de la empresa sobre cómo se almacenan y quién tiene acceso a ellos, se convierte en un riesgo de seguridad cuando consideramos que el 72% de los empleados almacena documentos en el trabajo que contienen datos de identificación personal o confidenciales, los cuales, si llegarán a filtrarse, podrían dañar, tanto en su reputación como en sus finanzas,  a una empresa, a sus empleados y, potencialmente, a sus clientes.

Así lo destacó el informe global “Sorting out digital clutter in business” (Eliminando el desorden digital en los negocios) de Kaspersky Lab encontró una serie de correlaciones entre la creación del desorden digital en el trabajo y los hábitos de las personas. 

Abordar el desorden digital es un desafío para las empresas y uno de los pasos más importantes es comprender quién es responsable de ello. Casi tres cuartas partes (71%) de los empleados creen que los líderes empresariales, el equipo de TI o el de seguridad deben ser responsables de garantizar que los correos electrónicos, archivos y documentos tengan los derechos de acceso adecuados, en lugar de hacerlo ellos mismos.

El problema es que si bien los equipos de TI y de seguridad pueden controlar el acceso dado a los empleados para entrar a los archivos y carpetas, también hay espacio para el error humano. Ya sea accidental o intencionalmente, por ejemplo, los empleados podrían darles a sus colegas o personas ajenas a la empresa credenciales para el acceso o evadir a los administradores de TI con nuevas herramientas de colaboración. Y como hay empleados creando y colaborando en varios documentos simultáneamente, todos deben asumir responsabilidad por sus acciones que causan el desorden digital.

“Dado que los volúmenes de datos aumentan de manera exponencial, los líderes empresariales deberían estar al tanto del desorden digital en su organización y de los posibles riesgos de seguridad a los que pueden exponerse”, dijo Maxim Frolov, vicepresidente de Ventas Globales en Kaspersky Lab. “La simple práctica de organizar los archivos digitales hará que las organizaciones sean más resistentes a ciberamenazas. Se debe educar a los empleados sobre cómo administrar mejor sus recursos digitales, e implementar una protección simple pero eficaz, que no agregue complejidad, sino que la reduzca”.

Para evitar ser víctima del desorden digital, Kaspersky Lab insta a las empresas a que consideren

• Capacitar a los empleados: Es muy importante que la capacitación enseñe habilidades prácticas que se puedan aplicar al trabajo diario.
• Recordar regularmente al personal lo importante que es seguir las reglas de ciberseguridad para no dejar que las habilidades cibernéticas se desvanezcan (por ejemplo, colgando carteles con consejos en toda la oficina).
• Hacer copias de seguridad de datos esenciales para garantizar que la información corporativa esté segura y actualizar periódicamente los equipos y aplicaciones de TI para evitar vulnerabilidades que no han sido corregidas.
• Buscar una solución dedicada para pequeñas y medianas empresas que tenga funciones de administración simple y protección comprobada.