Hoy en día casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentos, por lo que es una ventaja contar con un sistema de gestión documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto con instalaciones de recuperación.
Esto es crítico sobre todo para compañías donde se generan muchas transacciones diarias, como en la industria de los bienes de consumo.
Según la Asociación para la Información y Gestión de Imágenes (Association for Information and Image Management), organismo mundial de las empresas de gestión de contenidos, la Gestión Documental o ECM (Enterprise Content Management) se define como las estrategias, herramientas y métodos utilizados para capturar, gestionar, almacenar, preservar y difundir contenidos y documentos relacionados con los procesos organizativos.
Esto significa gestionar el ciclo de vida de la documentación desde su creación, gestión, publicación y, finalmente, su preservación y eliminación que indistintamente se presenten en formato papel o electrónico, como un flujo de trabajo, una base de datos o incluso un correo electrónico.
Con un sistema de gestión documental, se pueden personalizar los documentos de salida de la empresa como las facturas electrónicas, formularios y otros documentos.
Todo integrado en el mismo sistema de gestión documental con el que se configuran las tareas de los documentos, tanto de entrada como de salida de la empresa.
Personalización y seguridad de datos críticos
Otra ventaja importante de la gestión documental está en la personalización y seguridad de los datos críticos en documentos o en cualquier otra forma de información. Por ello, la gestión documental es de suma importancia para los ejecutivos y gerentes sobrecargados de tareas y siempre en busca de la manera más eficiente, más inteligente y más rentable de gestionar sus trámites y hacer la administración más flexible.
La realidad indica que el mantenimiento de los documentos en papel y archivos es una propuesta costosa para una organización. Los documentos deben ser insertados en carpetas de archivo y colocados en un archivador caro y una oficina debe ser reservada para su almacenamiento.
Cuando un archivo es necesario, debe ser recuperado y luego archivado una vez más. Debido a estos problemas, muchas empresas se han movido hacia un sistema de gestión de documentos electrónicos.
El documento electrónico ya forma parte de nuestro día a día. Por ende, gestionar de forma eficiente dichos documentos se vuelve un factor fundamental. Tal es así que, ciertas tecnologías, como la nube, llegan para facilitar la gestión electrónica de documentos y hacerla accesible a todos, al eliminar la necesidad de grandes inversiones en infraestructura interna, un largo tiempo de espera para comprar e instalar hardware y software, y recursos continuos asociados con la actividad de mantenimiento. Además, la gran capacidad de espacio de servidor que se ofrece en la nube proporciona flexibilidad y elasticidad, lo cual es importante si por alguna razón lo demanda el negocio.
Y no se trata de una iniciativa que se observa únicamente en las empresas, sino que también hay un fuerte impulso por parte del ámbito público.
La aplicación de los expedientes electrónicos, sobre todo en las administraciones públicas, ha supuesto una evolución positiva en cuanto a la agilidad con que se tramitan los procedimientos, al no necesitar de un soporte físico que está limitado por sus propias características.
El punto central de la gestión electrónica de documentos es tener control, organización y los documentos debidamente centralizados.
Después de cumplir con estos procesos, las empresas tendrán un fácil almacenamiento y consultas rápidas y recuperaciones eficientes de la información. Gracias a la tecnología en gestión documental, tanto compañías como gobiernos podrán ser más rápidos en el uso de la información, reduciendo costos, ahorro en tiempo, seguridad en los documentos, para así tener una mayor productividad.
Por Carlos Oettel, Gerente Comercial de TOTVS Norte de América Latina
