Ahora que los CIOs han completado el paso 1 de su libro de jugadas ante la crisis de Coronavirus , elaborando estrategias de trabajo remoto y continuidad de negocios, muchos están evaluando el paso 2: la contención de costos, que van desde el tamaño correcto de las instancias de software en la nube y la renegociación de los contratos de SaaS hasta la eliminación del exceso de aplicaciones y el cierre de los servidores heredados y cualquier otro hardware.

Estos son los pasos que pueden dar los CIO para adelantarse a cualquier repercusión financiera que la crisis del Coronavirus pueda tener en sus empresas, ya que la pandemia sigue su curso, paralizando la productividad en todos los sectores, y los directores financieros se muestran cada vez más temerosos con respecto a los presupuestos.

El Coronavirus asusta a los directores financieros

El 87% de los líderes financieros han reportado una gran preocupación por sus negocios, y el 80% espera que el COVID-19 disminuya sus ingresos o ganancias en 2020, según una reciente encuesta de 55 directores financieros de Estados Unidos y México realizada por PwC.

El 67% de estos directores financieros dice estar preparado para reducir los costos con objeto de contrarrestar el impacto financiero de la pandemia de COVID-19. Más claro: hay que empezar a acortar el tiempo.

Si el CIO es agresivo, puede aprovechar la incertidumbre para acelerar sus agendas digitales, pero a ellos les corresponde deshacerse del exceso de peso que llevan en sus carteras de tecnología, quizá un tanto hinchadas. Aquí los analistas y directores de Sistemas ofrecen las siguientes ideas:

Eliminar los servidores y aplicaciones superfluas

Durante los “días de vino y rosas” de las punto.com, la exuberancia irracional dictaba que todo el mundo comprara nueva tecnología brillante, dice el analista de IDC Aaron Polikaitis. Las empresas almacenaban un excedente de servidores bajo los escritorios y utilizaban cinco aplicaciones diferentes para cada tarea de negocios. Cuando se produjo la quiebra, los departamentos de TI se apretaron el cinturón.

Ahora que la economía mundial parece encaminarse hacia una recesión inducida por un Coronavirus, los CIO deberían buscar la forma de eliminar software extraño, como las múltiples aplicaciones de gestión de tiempo. Incluso las aplicaciones de líneas de negocio heredadas, utilizadas por relativamente pocos empleados, están a la altura de las circunstancias. Esa selección también se aplica al exceso de hardware, incluyendo servidores y ordenadores de sobremesa, a medida que el trabajo se traslada de la oficina corporativa a la oficina en casa.

Renegociar los acuerdos de SaaS

Muchos CIO han firmado contratos de varios años con sus proveedores de Software como Servicio (SaaS), con precios a menudo basados en métricas de uso tales como el número de usuarios, de clientes o de transacciones. Esa es una píldora difícil de tragar si se está tratando de reducir los gastos en una recesión. Así que, si se ha firmado un contrato por X cantidad de asientos y no los están usando todos, es preciso solicitar una reducción en el contrato, cree Polikaitis.

Lo peor que puede hacer un vendedor es decir que no. Pero eso es malo para el negocio. Los vendedores deben trabajar siempre para mantener a los clientes contentos, incluso si eso significa reducir las tarifas.

Controlar la expansión de las nubes

Aquí hay algo que el CIO puede hacer sin estar de pie, sombrero en mano, delante de sus vendedores: apagar esos entornos de innovación que funcionan en una nube pública como un grifo de agua abierto. Probablemente no sea el uso más eficiente de los recursos, incluso durante un auge económico, del que el mundo no está disfrutando actualmente. Es el momento de saber cerrarlas, afirma Polikaitis.

Ayuda de instancia reservada

Las empresas pueden optar de manera alternativa por negociar fuera de las instancias reservadas, en las que se factura a los clientes tanto si utilizan la capacidad de computación reservada como si no, que pueden haber comprado a Amazon Web Services, Microsoft u otros proveedores de nubes.

Presentando la cláusula de recesión

Puede haber otra forma de extraer valor de sus vendedores de nube, en particular de los vendedores de SaaS: pídales una cláusula de recesión, en la que el vendedor se compromete a reducir sus cuotas de suscripción para un cliente cuyos ingresos caigan en un año fiscal, a cambio de que el cliente amplíe ese contrato, dice el analista de Forrester Research, Andrew Bartels. Los clientes necesitarían mostrar certificados financieros auditados que atestigüen su angustia.

Mejor aún: los vendedores deberían adelantarse a lo que, seguramente, serán peticiones difíciles de los clientes que buscan renegociar los contratos ofreciendo cláusulas de recesión. Bartels resalta que la mayoría de los vendedores no están haciendo esto porque comprometerá sus ingresos anuales recurrentes.

Pero algunos vendedores están ofreciendo un alivio ad hoc, una pendiente resbaladiza porque los clientes se sienten esquilmados cuando reciben cotizaciones que difieren de las de sus pares. Pero este es un nuevo territorio para prácticamente todos los vendedores y clientes de la nube. Durante la última gran recesión financiera, la crisis financiera de 2008, el SaaS representó sólo el 5% de los ingresos de software de los Estados Unidos. En 2019, las ventas de SaaS representaron el 31% del gasto en software de los Estados Unidos.

La transformación digital continúa

Los recortes de gastos de los directores financieros pueden causar consternación entre los directores de TI, pero el gasto en transformación digital se mantendrá en gran medida intacto, asegura Amity Millhiser, directora de clientes de PWC. ¿La razón? Preparar el camino para la competitividad futura.

“Los directores financieros de nuestra encuesta clasificaron las inversiones en transformación digital y experiencia del cliente mucho más abajo en la lista de posibles recortes que la TI, el CapEx general e incluso la fuerza de trabajo”, explica Millhiser. “Se dan cuenta de la importancia de tales inversiones para la competitividad futura”. En el peor de los casos, dice, las empresas pueden ralentizar o aplazar esas transformaciones, al tiempo que dan prioridad a los recortes en otros ámbitos.