Con la actual pandemia por la COVID-19, los eventos y reuniones virtuales, así como el teletrabajo remoto han adoptado un rol importante. Gartner elaboró tres pasos para que los líderes de Tecnologías de la Información (TI) mejoren las operaciones que actualmente llevan a cabo.

Mike Fasciani, director senior de investigación en Gartner, indicó que “el aumento de las reuniones virtuales desde que comenzó la pandemia de COVID-19 está presionando a los líderes empresariales para que se aseguren de que los empleados tienen las capacidades tecnológicas adecuadas para mantener conexiones consistentes y de alta calidad con colegas, clientes y socios mientras trabajan de forma remota”.

Habilitar experiencias de reuniones virtuales fiables y consistentes

La mayoría de los líderes empresariales cuyos empleados han recibido instrucciones para trabajar desde casa ya han adquirido y desplegado una solución de colaboración de video para reuniones y flujo de trabajo de nivel empresarial. Una vez que se despliegan estas soluciones, es fundamental disponer de suficiente ancho de banda y fiabilidad de la red para permitir la productividad y una experiencia de usuario consistente. Las videollamadas grupales de alta calidad necesitan un servicio de Internet que pueda ofrecer velocidades de descarga y subida de al menos 1.5 Mbps.

Aunque es habitual que todo el mundo disponga de acceso a la red desde su casa, existen empleados que residen en puntos muertos de Internet, como zonas rurales, donde la conexión es lenta. Estos trabajadores tienen otras alternativas, ya que pueden emplear la mensajería de colaboración para trabajar de forma asincrónica o participar en reuniones utilizando las opciones de audio de marcación a su dispositivo de telefonía.

Los trabajadores a distancia también pueden utilizar smartphones habilitados para 4G, en lugar de un PC, para conectarse a las reuniones en línea. “Muchas reuniones de video y aplicaciones de colaboración en el flujo de trabajo se crearon con una intención de diseño para el móvil”, dijo Fasciani.

Asegurar la reunión

La seguridad de las reuniones es importantísima. Se han descubierto brechas de privacidad en estas reuniones, pero hay estrategias que pueden ayudar a mantener bajo buen recaudo estas charlas en línea.

Fasciani indicó que “las organizaciones de usuarios finales pueden contribuir a que las experiencias de las reuniones sean más seguras si tienen en cuenta la configuración de los administradores de TI, los controles de los anfitriones de las reuniones y el comportamiento de los usuarios finales”. Añadió que “pasos sencillos, como utilizar una contraseña de anfitrión independiente, aleatorizar las identificaciones de las reuniones y exigir a los participantes que se registren en el servicio de reuniones antes de unirse a la llamada, pueden contribuir en gran medida a garantizar la privacidad de las reuniones en línea”.

Reformar la cultura de las reuniones 

El director de investigación de Gartner relaóa que los empleados soportan un exceso de reuniones, por encima de las posibilidades. Fasciani señaló: “Los gerentes deberían encuestar a su equipo para determinar el grado de sobrecarga de reuniones que están experimentando”

Pero la cosa no queda ahí, añadió que también es importante valorar cómo son estas reuniones: “deben experimentar  con una o dos intervenciones centradas en el tipo, la calidad, la formalidad o la cadencia para mejorar las experiencias”.