En estos tiempos desafiantes, organizaciones de todo el país han respondido, con un gran impulso, utilizando la tecnología para continuar con su operación. Un extraordinario ejemplo de innovación es el Instituto de la Función Registral del Estado de México (IFREM) –entidad gubernamental responsable del padrón de bienes raíces en el Estado de México– el cual emprendió, a través del Código Abierto, una Transformación Digital que hoy lo coloca como un referente de eficiencia en trámites, resultado del uso de esta tecnología.

La estrategia de su renovación tecnológica se ha basado, desde hace dos años, en implementar una cultura de colaboración e innovación abierta. Así, el IFREM utiliza soluciones de tecnología de Código Abierto en 90% de su infraestructura, y gracias a la flexibilidad y seguridad que ofrece, hoy mantiene un proceso de digitalización altamente eficiente y de innovación continua.

Esta situación es sumamente favorable para la organización, que aún en medio de la contingencia sanitaria, ha mantenido y acelerado su operación.  Al día de hoy, su base de datos cuenta con dos millones 759 mil 940 antecedentes de inmuebles  y poco más de 9 millones de imágenes de información registral.

“El nivel de madurez que hemos logrado al utilizar estos recursos nos ha permitido trabajar en un ambiente digital rápido, confiable, eficiente y seguro”, afirma José Antonio Hernández, CIO de este organismo.

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La necesidad de modernizarse

Hace poco más de cinco años, el IFREM , como el responsable de todo lo relacionado con bienes inmuebles y propiedades del Estado de México,  decidió emprender una modernización que le permitiera dejar atrás los procesos manuales y los archivos físicos, en los que se almacenaba toda la información relacionada con las escrituras públicas.

Además, este organismo público necesitaba resolver los persistentes problemas en su sistema para procesar la propiedad pública, los cuales debilitaban la infraestructura dejándola expuesta a mayores riesgos y retrasaba aún más los tiempos de respuesta en una entidad de gran demanda, debido a sus 16 millones de habitantes.

Fue con el camino de la Transformación Digital que el instituto encontró respuesta a todas sus necesidades. De la mano de Red Hat, modernizó su infraestructura de Tecnologías de la Información (TI)con lo que  integró procesos automatizados, una base de datos actualizada y protegida, además de mejoras en las conexiones críticas.

Con ello y a partir del enfoque colaborativo de Red Hat, el IFREM ha logrado reducir costos de operación y mantenimiento, así como un mejor retorno de  inversión que las soluciones de los competidores.

A su vez, el IFREM encontró una mayor confiabilidad y soporte, con soluciones de código abierto como Red Hat Enterprise Linux Server y Red Hat Virtualization,  permitiendo cambiar la experiencia de los ciudadanos, quienes ahora acceden a un sistema rápido y confiable, eliminando el papeleo de registro y operando transparentemente.

Así, desde la adopción de las soluciones de código abierto de  Red Hat, el  IFREM se ha convertido en un registro 100 % digital, conbeneficios tangibles, entre los que sobresalen:

• Reducción, de hasta 95%, en los tiempos de respuesta para usuarios.
• Lanzamiento de importantes innovaciones tecnológicas.
• Disminución en el riesgo de errores y tiempo de inactividad, mediante la automatización de procesos y mejora en la conexión de TI.
• Aumento de los ingresos del instituto, al incrementar el volumen de sus transacciones y disminuir costos en 30 por ciento. 

Transformación cultural

Al seguir el camino de la Transformación Digital, este organismo público necesitaba involucrar a sus más de 600 empleados; así como a los demás usuarios principales de las herramientas digitales, para la atención y gestión de las solicitudes y servicios (poco más de 180 notarios públicos y ciudadanía), atendiendo cada año -aproximadamente- 500 mil trámites en beneficio de la ciudadanía.

Para lograr ese objetivo, “les presentamos temas que facilitan la adopción de nuevos modelos de capacitación, de tecnología, de trabajo, operación y mejora de procesos entre sí. Afortunadamente, la gente que identifica este cambio ha adoptado, de muy buena forma, el uso de esta tecnología”, afirma Hernández. Sin embargo, agrega, “nuestro personal técnico es el que ha tomado un papel más activo, a través de los recursos de capacitación que ofrece Red Hat, lo que ha facilitado  la adopción e implementación de la tecnología de código abierto dentro del IFREM”.

La preparación del personal y la implementación de nuevas herramientas tecnológicas, no sólo han sido consideradas favorable para quienes forman parte del IFREM; también, sus usuarios se han beneficiado, ya que acceden a un proceso eficiente y de calidad: “Están contentos que podamos ofrecerles todas las facilidades que engloban la posibilidad de hacer sus trámites en tiempo real y con un seguimiento virtual”, comenta José Antonio Hernández.  

Seguridad a toda prueba

Conservar la seguridad es crucial para esta institución, por lo que cuenta con prácticas eficientes  para  protección de datos. En enero pasado, el Instituto logró la certificación “Sistema de Gestión de Seguridad de la Información ISO/IEC 27001”,  que otorga BSI Group  por el cumplimiento de altos estándares de resguardo.

“Las características de las soluciones de código abierto han contribuido, de manera muy importante, a facilitar la implementación de los diversos controles de seguridad que propone esta certificación. De esta manera, garantizamos la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información que manejamos”, destaca el ejecutivo.  

Operación durante la contingencia

El confinamiento dispuesto por las autoridades mexicanas debido a la emergencia sanitaria, no representó ningún obstáculo para el IFREM, ya que ha logrado mantener su capacidad para seguir atendiendo de manera virtual a todos sus usuarios.

“Nuestros modelos de innovación y digitalización, así como nuestras herramientas de software de  Código Abierto, han permitido que podamos seguir ofreciendo virtualmente todos nuestros servicios a la ciudadanía”, señala el CIO del instituto.

La experiencia del IFREM, en el camino de la Transformación Digital, es una muestra de éxito que podría replicarse, una vez superada la emergencia sanitaria, con lo que se reforzaría el sistema registral en México. Al respecto, José Antonio Hernández comenta: “Estoy seguro que podría ser aún más eficiente si se privilegia y se robustece el uso de estos recursos digitales”.

Actualmente, el instituto es un referente del sector público en cuanto a la implementación y uso de soluciones de Código Abierto. “Ocupamos hoy el tercer lugar de los registros públicos del país; además de que somos la única dependencia en el estado, que usa esta tecnología eficientando nuestra operación”, subraya el CIO del IFREM.

Para este organismo, al igual que otras instituciones públicas y privadas, ser parte de la Transformación Digital es una necesidad que se ha comprobado, brindando un abanico de beneficios, tanto para empresarios como para usuarios. “Es una tendencia que no debe subestimarse, por lo que habrá cada vez más organismos que buscarán sumarse y seguro lo harán con  éxito”, concluye el directivo.

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