Microsoft anunció una serie de funciones nuevas en su plataforma de colaboración Teams, las cuales ofrecen tres principales beneficios para las reuniones de trabajo y de educación, según esta compañía.

Primero, les ayudan a sentirse más conectados con su equipo y a reducir la fatiga por las videollamadas. Segundo, permiten que las reuniones sean más incluyentes y participativas. Y tercero, ayudan a simplificar el trabajo y a ahorrar tiempo. Todo se trata de permitir que las personas de todo el mundo colaboren, se mantengan conectadas y descubran nuevas formas de ser productivas desde cualquier lugar.

A continuación se describen las funciones anunciadas por la compañía:

Menos fatiga en las videollamadas

Modo Juntos. En estos tiempos en que la gente tiene más reuniones virtuales que nunca, un estudio realizado por Microsoft muestra que muchas personas se sienten menos conectadas desde que cambiaron al teletrabajo y que las videollamadas les causan más fatiga que las reuniones presenciales. El modo Juntos es una nueva característica en Teams que utiliza tecnología de segmentación de Inteligencia Artificial (IA) para colocar a los participantes en un fondo digital compartido, lo que produce la sensación de estar en la misma sala o aula con todos los demás. El objetivo del modo Juntos es lograr reuniones más interactivas, ya que ayuda a enfocarse en la cara y lenguaje corporal de las otras personas y permite captar las señales no verbales, tan importantes para la interacción humana.

Según Microsoft, esta función se puede aplicar en las reuniones donde hablarán muchas personas, tales como “lluvias de ideas” o mesas redondas, pues permite a los participantes saber quién está hablando. El modo Juntos con la vista de auditorio ya comenzó a implementarse y estará disponible para todos en agosto. Habrá opciones de vistas adicionales en el futuro.  

Vista Dinámica. Aunque el modo Juntos ofrece una gran experiencia, no es apta para todas las reuniones. Las videollamadas tradicionales que la gente utiliza a diario pueden ser también más interactivas y dinámicas. Una nueva serie de mejoras, que la empresa ha denominado vista Dinámica, se proponen otorgar mayor control sobre la manera en que se comparte el contenido con otros participantes durante una reunión.

Usando IA, la vista dinámica se desprende de las mejoras en Teams anunciadas en junio, incluyendo una vista de galería ampliada (disponible en agosto), que hace posible ver hasta 49 personas en una reunión al mismo tiempo, y salas de reunión virtuales, que permiten a los organizadores de la reunión dividir a los participantes en grupos de discusión más pequeños para actividades como lluvias de ideas o discusiones de grupos de trabajo. 

Filtros de video. Los filtros de video que se utilizan en las aplicaciones de fotografía y redes sociales ahora se han incorporado a Teams. Antes de unirse a una reunión, se pueden utilizar estos filtros para ajustar el nivel de luz y disminuir el enfoque de la cámara para personalizar su apariencia.  

Extensión de mensajes Reflect.  Esta nueva extensión de mensajes permite que los gerentes, directores y profesores sepan cómo se sienten sus equipos y estudiantes, ya sea en forma general o respecto a temas específicos como el balance entre el trabajo y la vida personal, el proceso de un proyecto, las noticias o algún cambio dentro de la organización. Los administradores de TI podrán instalar la extensión Reflect desde GitHub y luego ponerla a disposición de los empleados en el menú de extensiones de mensajes. Una vez instalada, la extensión ofrece preguntas sugeridas para saber cómo se encuentran los empleados/estudiantes y la capacidad de agregar preguntas personalizadas que los integrantes de los equipos pueden responder a manera de encuesta. Los directores/educadores también pueden optar por que los resultados de la encuesta permanezcan anónimos. La extensión de mensajes Reflect estará disponible en las próximas semanas.    

Reuniones más incluyentes y participativas

Reacciones Live. Las señales no verbales como sonreír o asentir con la cabeza pueden ser difíciles de captar en las reuniones en línea, lo que impide a los presentadores percibir las reacciones del público, o a los participantes en reuniones grandes compartir su opinión sin interrumpir el flujo de la reunión. Pronto, podrán reaccionar durante una reunión con emojis que se mostrarán a todos los participantes. Las reacciones Live es una función compartida con Live Presentations de PowerPoint, que permite al público proporcionar retroalimentación inmediata al presentador. Además, Microsoft planea incorporar PowerPoint Live Presentations en Teams en el futuro, para impulsar aún más la participación del público directamente desde esta plataforma de colaboración. 

Burbujas de chat. Actualmente, los usuarios de Teams tienen que abrir de forma manual la ventana del chat para ver la pantalla de conversación; pronto, las conversaciones que se envíen durante una reunión en Teams aparecerán en la pantalla de todos los participantes, con lo cual los chats se convertirán en parte integral de la conversación. 

Designación del hablante y traducción para subtítulos y transcripciones en tiempo real. Aunque ahora Teams ofrece subtítulos en tiempo real que nos mantienen al tanto de lo que se dice en una reunión, pronto se agregará la “designación del hablante” para que en los subtítulos se indique quién está hablado. Las transcripciones en tiempo real, disponibles a finales de este año, ofrecerán otra manera de mantenerse al corriente de lo que se dice. Después de una reunión, el archivo de la trascripción se guardará de forma automática en la pestaña del chat de esa reunión. También se proporcionará la función de contar con subtítulos en tiempo real en otros idiomas.  

Reuniones interactivas para más de mil participantes. Hay ocasiones en que es importante reunir a un grupo grande de personas para reuniones o clases universitarias. Para conducir una reunión interactiva en la que todos los asistentes puedan conversar, desactivar el modo de silencio y encender su video para colaborar en tiempo real, Teams se amplía para para admitir hasta mil participantes. Sin embargo, a veces es necesario reunir a más personas para ver una presentación o discusión. Se anunció que Teams apoyará este tipo de reuniones para hasta 20 mil participantes. 

Actualizaciones a Microsoft Whiteboard. Esta función se actualizará con características nuevas como tiempos de carga más rápidos, notas adhesivas, texto y “arrastrar y soltar”. Estas características permiten que los integrantes del equipo que no cuentan con pantallas táctiles o Surface Hub puedan también participar en las sesiones de Teams con pizarrón. 

Ahorro en tiempo  

Aplicación Tareas. La aplicación de Tareas en Teams, disponible a partir de julio, ofrece una nueva vista unificada de las tareas en Microsoft To Do, Planner y Outlook. Las listas inteligentes como “Asignado a mí” unifican las tareas de los diferentes planes compartidos, ya sea que utilicen un dispositivo de escritorio, web o móvil. El usuario puede agregar Tareas como pestaña en un canal para obtener la misma experiencia conocida de la pestaña Planner con una nueva vista de las listas.  

Respuestas sugeridas – Esta función utiliza IA asistencial para crear respuestas cortas con base en el contexto del mensaje anterior. De esta manera, cuando alguien le pregunte “¿Tienes tiempo de reunirte hoy?”, podrán responder “¡Desde luego!” sin tener que usar el teclado. Esta función estará disponible a partir de julio.  

Cortana en Teams. La asistente de voz Cortana, que utiliza IA y Microsoft Graph, llegará pronto a la aplicación móvil de Teams. Para mantenerse conectado con su equipo incluso si tiene las manos ocupadas, el usuario puede pedirle a Cortana que realice diversas acciones, tales como hacer una llamada, unirse a una reunión, enviar mensajes por chat, compartir archivos y más. 

Pantallas Microsoft Teams. Esta es una nueva categoría de dispositivos todo-en-uno que incorporan una pantalla táctil y una experiencia manos libres a través de Cortana. Los usuarios pueden usar lenguaje natural para pedirle a Cortana que los una y presente en una junta, dictarle respuestas en una conversación en Teams y más. Los dispositivos se integrarán de forma transparente en las PC y ofrecerán acceso sencillo a los archivos, calendario, llamadas, reuniones y conversaciones en Teams. Además, con la desactivación de cámara y el silenciador de micrófono, las conversaciones se mantienen privadas. Lenovo ThinkSmart View será la primera pantalla de Microsoft Teams en comercializarse.  

Experiencias de reuniones sin contacto.Finalmente, a medida que algunas personas comienzan a regresar a sus centros de trabajo, las experiencias de reuniones sin contacto en los espacios compartidos son más importantes que nunca. Por ahora, Teams permite a las personas unirse a las reuniones y compartir contenido desde sus propios dispositivos móviles o computadoras personales. Más adelante, habilitaremos estas capacidades también en Surface Hub.

Desarrollamos estas funciones con una nueva sala remota en la experiencia móvil de Teams, la cual ofrecerá controles adicionales en las reuniones como la capacidad de unirse o salir de reunión, activar o desactivar el silencio en la sala, ajustar el volumen y encender o apagar las cámaras. También en un futuro próximo, serán habilitados comandos de voz para los dispositivos Microsoft Teams Room, mismos que permitirán a los participantes unirse o salir de una reunión, o sumar a un participante o número telefónico. También se lanzará la función de transmisión inalámbrica en cualquier dispositivo Teams Room, barra de colaboración o Surface Hub, para así permitir a la gente colaborar en persona en un espacio compartido, anunció la compañía.