Conforme el semáforo epidemiológico va pasando de color rojo a naranja y a amarillo en los estados del país, muchas organizaciones se preparan para reintegrarse paulatinamente al nuevo panorama laboral.

Tener una fuerza de trabajo distribuida y eficiente es un tema de relevancia actual para los ejecutivos responsables del desarrollo e implementación tecnológica en las empresas. Por ello, con la colaboración con Pure Storage, CIO México efectuó la mesa redonda virtual “Normalidad y realidad, el reto de TI para una fuerza laboral distribuida”.

En su presentación introductoria al tema, Abel Orzuna, Director Regional de Ventas para Pure Storage México, afirmó que la Nueva normalidad a la que nos enfrentamos es un “nuevo modelo de experiencia para los usuarios”, que sorprendió a las empresas, ya que no fue opcional ni paulatino.

“Ni el CIO más precavido pudo imaginar cómo íbamos a estresar los centros de datos y el estado de las comunicaciones. Cómo iban a cambiar las políticas de acceso de las empresas o cómo se iba a combinar el proceso distribuido”, dijo Abel Orzuna.

El ejecutivo agregó que la mayoría de organizaciones trabajan con muchos de sus colaboradores conectados de manera remota, lo cual ha producido que se transformen los servicios en la nube, on-premise, etc.

“Hoy no podemos hablar que un cliente necesita de una solución única de cloud computing. El actual modelo laboral utiliza todos los escenarios que puede ofrecer la nube. Es por ello que no hay una sola manera de resolver los posibles contratiempos a los que se enfrenta este tipo de servicio”, señaló el ejecutivo.

Otra novedad laboral que ha traído la Nueva normalidad, es que hoy día el trabajador está enfocado en reportar resultados y por ello puede hacer su trabajo en cualquier momento del día o de la noche.“Esto tiene un impacto en el centro de datos, ya que las cargas que se tenían contempladas han cambiado y hoy se necesitan tecnologías que ofrezcan la misma linealidad”, dijo Orzuna y agregó que muchas empresas que no han puesto la prioridad en la experiencia del usuario y en la manera de implementar los servicios a distancia “han descarrilado su camino”.

Los retos de habilitar el trabajo remoto en la Nueva normalidad

Garantizar la continuidad de operaciones dentro de una organización cuando la mayoría de colaboradores se encuentra en casa, conlleva a un gran número de problemas que deben resolverse a la brevedad y con la mayor eficacia posible.

Esta problemática ha tocado las puertas de la mayoría de las empresas, por esta razón fue un tema importante en esta charla virtual. Al respecto, Carlos Salcido, Director de TI de Herbalife, comentó que el principal desafío que debió superar su empresa fue que el carrier de telefonía y el servicio de Internet no estaba preparados para una situación de desplazamiento de personal para desempeñar trabajo remoto.

“Para una empresa como la mía, donde hay 4,000 empleados conectados, que les falle el Internet en algún momento constituye un problema. No es lo mismo tener a una persona de Soporte Técnico para cada 50 ó 60 trabajadores que, en el mismo minuto, tener a 400 personas reportando una falla”.

Además de ello, dijo que están evaluando el uso de tecnología VDI (Virtual Desktop Infrastructure), así como cambiar equipos de cómputo de escritorio por laptops, “ya que ahora todos somos más móviles. Obviamente no es un buen momento financiero para nadie, pero estamos más enfocados en obtener el costo/beneficio de dicha inversión”, manifestó Salcido.

Por su parte Nayelly Torres, Gerente de Operaciones y Seguridad para Braskem Idesa, agregó que al ser tan repentino el paso al home office, en esta empresa productora de resinas termoplásticas tuvieron que implementar rápidamente una VPN, aunque el principal reto era que el 70% de los equipos de la planta eran equipos de escritorio.

Si bien ya se encontraban en planes de adquirir más equipos móviles, otro reto que debieron enfrentar es que los colaboradores estaban acostumbrados a contar con una persona de Soporte que les resolviera sus problemas técnicos. “Los trabajadores contactan a la gente de Soporte, pero muchas veces ésta área debe atender a varias personas al mismo tiempo. Para agilizar el proceso, comenzamos a divulgar mucha información respecto a cómo efectuar un auto-servicio”, externó Torres.

En este mismo orden de ideas, Edwin Gutiérrez, Gerente de Seguridad y Construcción TI de Grupo Vidanta, añadió que el “cambio de switch” para los empleados ha sido el desafío mayor. Sin embargo, este Grupo dedicado al desarrollo y operación de destinos vacacionales, hoteles de lujo, campos de golf, bienes raíces, infraestructura de turismo y entretenimiento, está amortiguando el cambio mediante capacitación a los empleados para adaptarse a las nuevas herramientas.

Al respecto, Mauricio Amaro, CIO de Grupo Avante Textil, coincidió en que la adaptación del personal fue un gran reto para el área a su cargo, especialmente porque no estaban acostumbrados a trabajar bajo un esquema colaborativo.

“En determinados casos no permitimos el uso de equipos personales. Algunas computadoras tuvimos que llevarlas con sus colaboradores. Tomamos esta decisión porque descubrimos que el tema de seguridad era muy débil, así que era mejor mover los dispositivos”, agregó Amaro.

En su oportunidad, Arnoldo Garzón, CIO de Indra, señaló que la cultura de trabajo es primordial para la colaboración. Aseguró que las organizaciones deben evaluar adquirir la cultura y las herramientas de colaboración, y establecer políticas y procedimientos para utilizar las plataformas disponibles.

“No es lo mismo contar con un servicio de mensajería que un servicio que permita auditoría, seguridad, contextualización de los mensajes, repositorio de archivos, etc. Todos esos servicios y más estarán garantizados en una plataforma ad hoc a esta emergencia”, aseveró Garzón.

Por su parte, Salvador Guzmán, IT Security Manager para Casa Cuervo, afirmó que esta pandemia ha representado gastos imprevistos y ha sido necesario hacer ahorros. “Podemos sobrellevar el resto del 2020, pero tenemos que ser cautos en el presupuesto de tecnología”, aseguró el IT Security Manager para Casa Cuervo.

Mejores prácticas necesarias dentro de las organizaciones

La Nueva normalidad exige un nuevo modelo de trabajo dentro de las organizaciones. Ante esta situación, es necesario aplicar nuevas y mejores prácticas dentro de la operatividad de cada organización.

Respecto a este tema, Adrián Hernández, IT Manager de Autoliv México, comentó que una de las prácticas que hicieron en el departamento a su cargo fue hacer reuniones virtuales para dar seguimiento de actividades y proyectos. “Tuvimos que encontrar la manera de ser igual o más eficientes que antes. Utilizamos Microsoft Teams para dar el seguimiento a proyectos”, señaló Adrián Hernández.

En tanto, Juan Carlos Ortiz, Gerente de Tecnologías de Información para Química Apollo, dijo que “la seguridad” debe ser resultado no sólo de CIO o del CISO, sino del esfuerzo de todo un grupo de trabajo.

“Se deben tener anillos de seguridad muy robustos en las herramientas de comunicación, aunque ninguna plataforma es infalible. Lo único seguro es la arquitectura que nosotros construimos dentro de nuestras organizaciones”, aseguró Juan Carlos Ortiz.

Nayelly Grisel, de Braskem Idesa, dijo al respecto que en su organización utilizaron una de estas herramientas de comunicación para los usuarios y directores. “Tenemos constantes reuniones con los directores para dar continuidad a los proyectos y para mantener la cercanía y comunicación. También, creamos un sitio para hacer sesiones de clases de ergonomía, es decir, cómo debemos sentarnos, cómo debo utilizar mi equipo de cómputo, etc. Tuvimos charlas con doctores para difundir información acerca del Covid y qué hacer en caso de contraerlo. Además de ello, dimos capacitación para utilizar plataformas colaborativas, sin mencionar que aportamos herramientas exclusivamente para entrenamiento. Todo estas iniciativas fueron exclusivas del departamento de Tecnología”, comentó la Gerente de operaciones y seguridad para la empresa Braskem Idesa.

Alternativas y medidas tecnológicas ante una emergencia

Contar con una arquitectura ante emergencias como la que estamos viviendo es una de las grandes enseñanzas que nos deja la actual contingencia sanitaria. En el menor de los casos, se debe de contar con alternativas tecnológicas para garantizar la continuidad de negocios dentro de las empresas.

Al respecto, Jair García, Senior Manager Tech and Security para BBVA, opinó que “un CIO puede contar con las mejores herramientas y equipos, pero si no cuenta con la arquitectura, no lo va a poder lograr; todo depende del nivel de madurez de los objetivos de una empresa”.

Dijo que si la meta principal de una organización es cuidar dinero, por ejemplo, la madurez de seguridad es muy alta. “En este caso a la organización no le tiembla la mano para adoptar determinadas soluciones. Dicho de otro modo, la tecnología va de la mano con las necesidades de la organización. Si entendemos las necesidades, sabrás las apuestas que debes hacer”, opinó García.

En otro tema también de interés y de actualidad se opinó de cómo adecuar el trabajo en casa desde el punto de vista del trabajador, quien sufre de algunos inconvenientes al estar laborando casi todos los días desde el mismo punto.

Para Juan Carlos Ortiz, esta pandemia también ha marcado un antes y un después en los trabajadores, quienes ahora deben contar con un equipo lo suficientemente capaz para soportar las cargas de trabajo, además de disponer de un lugar para poder trabajar en casa sin distracciones. “Mucha gente ha hecho su oficina dentro de su casa porque está viviendo esta nueva realidad y sólo le toca ir a la oficina una vez a la semana”, opinó.

Jair García añadió que hace falta definir “nuevas reglas” para el trabajo desde casa. “Hay veces que empiezas a laborar a las siete de la mañana, o terminas de trabajar a las nueve de la noche; todo por estar en casa. Ya es muy normal que extiendas la jornada laboral una o dos horas. Además, ya no hay pretexto para llegar tarde a una cita”. En el extremo opuesto, hay gente que piensa que está de vacaciones y en pleno horario laboral se encuentra en otras actividades. “Por todo esto debemos establecer horarios que nos permitan hacer nuestras actividades de manera eficiente y responsable”, agregó el Senior Manager Tech and Security para BBVA.

César Villaseñor, CIO México