Aunque cada vez extrañamos más los encuentros cara a cara (no cara a pixel) y la experiencia sensorial completa de las reuniones presenciales. Pues bien, ahora es necesario reivindicar la potencia y el valor de la virtualidad. 

La empresa Kleer, dedicada a la agilidad organizacional y la impartición de cursos empresariales, ha trabajado en identificar y organizar prácticas potenciadoras de una mejor colaboración distribuida, para compartirlas y lograr impactar culturas. Su propósito: que los espacios distribuidos fluyan y superen el impacto de las colaboraciones presenciales habituales, así como ampliar la consciencia de las capacidades y los canales de comunicación, para elegir más explícitamente su uso y sacar el mejor provecho. 

Para ello, la empresa se apoya en las siguientes ideas fundamentales:

• La colaboración presencial puede excluir. Lo remoto incluye, y por lo tanto, aporta diversidad.

• La colaboración remota puede aportar foco.

• La tecnología facilita el acceso multicanal en la colaboración, generando una suerte de realidad aumentada compartida.

• En espacios distribuidos existen posibilidades más latentes de aprovechar la tecnología.

Por más interacciones asincrónicas

Si bien el rol fundamental y habilitante de la tecnología en las colaboraciones virtuales es categórico, no siempre es el aspecto más complejo de trabajar. Los aspectos culturales, nuestras prácticas y nuestra forma de concebir las cosas suelen requerir mucha mayor atención cuando nos proponemos potenciar nuestras colaboraciones distribuidas. Por ello las vemos en el contexto de la combinación multidimensional de: mindset, prácticas, habilidades y herramientas.

Las conexiones asincrónicas son un ejemplo interesante de esa combinación. Tienen un gran aporte per se y también como potenciadoras de los encuentros en tiempo real o sincrónicos. En general, nuestras colaboraciones distribuidas no empiezan ni terminan en las reuniones online. En la práctica estamos colaborando (o al menos podemos hacerlo) mucho antes de encontrarnos en tiempo real, y también después de haber terminado el encuentro.

Algunas prácticas destacadas para fomentar las interacciones asincrónicas son:

¡El tiempo online de todo el mundo hoy es demasiado valioso! Siempre lo fue, y ahora –en confinamiento– más aún (ver Zoom fatigue). Por eso, cada vez se vuelve más crítico tomarse un momento para elegir adecuadamente cuándo usar comunicaciones sincrónicas y cuándo asincrónicas. Aplicar sistemáticamente prácticas como éstas lleva a mejorar, acortar e incluso suspender –por innecesaria– una reunión online.

Amplificando el ancho de banda

Cuando nos encontramos físicamente con una persona, tomamos una enorme cantidad de información de contexto (a veces crítica) del lenguaje corporal y la comunicación no verbal, que nos llegan como mensajes implícitos, a veces más y a veces menos conscientes. Aún antes de recurrir a la palabra, hay un montón de datos que podemos conocer sobre esa persona con sólo verla llegar, acercarse, qué mirada trae, cómo se mueve. En encuentros físicos grupales esto se multiplica: la miradas entre personas, el uso del espacio físico, y muchas otras señales completan los mensajes verbales explícitos.

En cambio, cuando nos encontramos desprevenidamente en una videollamada, un gran porcentaje de esa información “intangible” se pierde. ¿Se pierde de manera irrecuperable? No necesariamente.

Creemos que si ponemos intención y diseño en nuestras conexiones, podemos recuperar una buena parte de esa valiosa información. Llamamos a estas prácticas “amplificar nuestro ancho de banda”, o también “humanizar las conexiones”.

Nuestras prácticas favoritas para amplificar el ancho de banda son:

Del uso de la tecnología

Al pensar en la facilitación de reuniones, solemos identificar los siguientes aspectos básicos: cuidar los tiempos, mantener el foco, distribuir la palabra y asegurar el registro o cosecha.

Cuando se trata de organizar y facilitar reuniones distribuidas se suma un aspecto crítico: integrar la tecnología y las herramientas. Este nuevo aspecto cubre la necesidad de asegurar que durante nuestra colaboración distribuida, todos los participantes puedan utilizar adecuadamente las herramientas necesarias (aplicación de videollamada, documentos compartidos, espacio colaborativo, etc).

La etapa de diseño cobra aquí una importancia que no debe minimizarse. En particular la elección de las herramientas más adecuadas para cada actividad, sean previas, durante o posteriores a la reunión distribuida, tiene un alto impacto en la experiencia de sus participantes, y en los resultados. Sugerimos diseñar cada reunión pensando en cómo será la experiencia del participante a lo largo de todo el encuentro, para evitar por ejemplo el cambio excesivo de herramientas digitales para interactuar.

Durante el encuentro, garantizar el uso apropiado de la tecnología y de las herramientas digitales adoptadas pueden demandar un esfuerzo y cuidado importante al inicio de una reunión, sobre todo si hay participantes nuevos o poco familiarizados con ellas. Luego, a lo largo de todo el encuentro, vemos necesario poder dar soporte en caso de desconexión y asegurar acceso a cada plataforma tecnológica que se vaya usando. Responder las consultas que los participantes puedan hacer por los diferentes canales habilitados, como el chat o documentos compartidos es otra actividad necesaria.

Nuestra selección de prácticas claves sobre el uso de la tecnología se describe así:

Explorando, siempre

Algunas de las incursiones recientes que nos aportaron muchas enseñanzas, tienen que ver con el potencial de los Open Space virtuales y con la práctica llamada desk surfing virtual.

En Kleer ya no tenemos oficinas en Argentina ni en Colombia, y nos asumimos como una empresa 100% distribuida. Emergen constantemente conexiones distribuidas con colegas y amigos de otros países, con comunidades totalmente virtuales y con clientes de otros continentes…

Hemos comprobado que la modalidad de colaboración distribuida –que empezó mucho antes de la pandemia:

1 – Llegó para quedarse.
2 – Nos sigue desafiando.
3 – Tiene todavía un potencial poco explorado.
4 – ¡Queremos que –también– se quede!

En Kleer estamos y seguiremos experimentando y co-creando nuevas formas de colaboración distribuida junto con diferentes personas, comunidades y organizaciones.

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Por Verónica Argañaraz, en colaboración con Thomas Wallet y Pablo Tortorella, Agile Coaches y facilitadores en Kleer