La migración de sistemas ERP heredados a una plataforma moderna basada en la nube se ha convertido en un imperativo comercial para la mayoría de las empresas. También podría ser el proyecto más desafiante, complejo y de alto riesgo que emprende un CIO en toda su carrera.

Si lo hace bien, la empresa estará bien posicionada frente a sus competidores en los próximos años. Una nueva investigación de IDC indica que las organizaciones que habían comenzado una migración de ERP a la nube como parte de una iniciativa de transformación digital antes de la pandemia de COVID-19 obtuvieron mejores resultados que las organizaciones que no lo hicieron. “Les permitió prepararse para desarrollar nuevos productos, les permitió revolucionar su propio mercado y convertirse en líderes del mercado”, dice el analista de IDC Mickey North Rizza.

Pero hacerlo bien no es fácil. Como señala Rizza, “si le falta un pequeño elemento de datos cuando pasa por esta migración, literalmente puede poner el negocio patas arriba”.

Para ayudar a los CIO a evitar trampas y escollos, estos son algunos de los secretos de una migración ERP exitosa a la nube.

1. Aprovechar las lecciones aprendidas de migraciones a la nube anteriores.

Prácticamente todas las empresas han trasladado aplicaciones que no son ERP a la nube o plataformas SaaS. Esa experiencia debería informar su enfoque al migrar ERP a la nube.

Al principio del proceso, los CIO deben reunir a los líderes empresariales, los usuarios finales y el personal de TI asociados con esos proyectos anteriores para identificar los costos imprevistos o los obstáculos técnicos que puedan haber surgido, así como cualquier seguridad, privacidad, respaldo de datos o problemas de redes. También es importante identificar a los grupos o personas dentro de la empresa que se mostraron particularmente resistentes al cambio.

Cada empresa tiene una cultura única, por lo que es importante comprender cómo se comunicaron los lanzamientos anteriores de la nube, cómo se recibieron y cómo se ejecutaron.

2. Cree un plan integral y cúmplalo

Nadie sería tan tonto como para embarcarse en un proyecto de esta magnitud sin un plan. Pero necesita más que eso: necesita un plan de migración de aplicaciones, un plan de migración de datos y un plan de comunicación, además de planes de capacitación, seguridad, redes y monitoreo y mantenimiento continuos. Una migración a la nube de ERP en una gran empresa podría tardar tres o cuatro años en completarse, por lo que el plan de planes integral general debe tener hitos específicos. Las organizaciones deben esforzarse mucho para cumplir con el cronograma y evitar el deslizamiento del alcance. Pero el plan también debe tener cierta flexibilidad para adaptarse a las condiciones comerciales cambiantes.

3. Haga un inventario de sus aplicaciones y datos

Suena bastante básico, pero después de 10 o 20 años de personalizar aplicaciones comerciales y escribir algunas propias, se sorprenderá de lo que encontrará al realizar una encuesta completa de la cartera de aplicaciones. Lo mismo ocurre con los datos, necesita saber qué tiene, en qué tipo de forma se encuentra, dónde se encuentra, cuánto debe moverse con las aplicaciones, qué datos históricos deben archivarse y durante cuánto tiempo.

4. Hacer un balance de los procesos comerciales y el conocimiento institucional.

Las aplicaciones ERP no viven en el vacío, por lo que es importante comprender cómo los sistemas ERP “se derraman en otros sistemas”, dice Rizza de IDC. Y eso se aplica tanto a los sistemas internos, como CRM, como a los socios comerciales que podrían tener que realizar modificaciones en sus procesos en respuesta a sus cambios.

Además, las organizaciones deben realizar un “inventario de conocimientos” para obtener una comprensión clara no solo de lo que tiene, sino también de lo que hace en términos de procesos y procedimientos que podrían verse afectados por un cambio a la nube.

5. Decidir sobre un enfoque de uno o dos pasos

Hay dos estrategias que las organizaciones pueden adoptar al trasladar aplicaciones ERP a la nube. Puede “levantar y cambiar” las aplicaciones existentes a una plataforma en la nube como primer paso, y luego, con el tiempo, refactorizar o reescribir aplicaciones específicas para aprovechar al máximo los beneficios comerciales de una aplicación nativa de la nube optimizada y optimizada. O puede hacerlo todo en un solo paso modernizando las aplicaciones mientras aún están en las instalaciones y luego migrando esas aplicaciones actualizadas a la nube. En términos generales, el enfoque de dos pasos es más popular; ofrece beneficios más rápidamente y es menos riesgoso.

6. Establecer un programa de formación integral

El CIO de Wellesley College, Ravi Ravishanker, era un veterano de dos actualizaciones de ERP en trabajos anteriores cuando lanzó un proyecto para trasladar las aplicaciones ERP heredadas de la universidad a la plataforma en la nube de Workday. La disponibilidad de materiales y metodologías de capacitación proporcionados por los proveedores es “un cambio de juego”, dice.

A Ravishanker le resultó útil personalizar los materiales de formación de Workday para sus usuarios finales. “Necesitábamos crear documentos que guiaran a las personas a través del proceso con capturas de pantalla”, dice.

Su equipo trajo grupos de empleados al laboratorio de computación para capacitación práctica; y en algunos casos, TI llevó a cabo una capacitación personalizada en la oficina del empleado (esto era antes de COVID). Ravishanker señala que la capacitación es un proceso continuo; incluso después de que se haya implementado el sistema, las organizaciones deben ahorrar tiempo del personal para que los materiales de capacitación puedan actualizarse constantemente para reflejar los nuevos lanzamientos del proveedor.

7. Automatice tantos procesos como pueda

La automatización puede ayudar a las organizaciones a acelerar sus migraciones de ERP en la nube y también puede ayudar a reducir el error humano. Hay una variedad de herramientas de automatización disponibles, incluidas las que automatizan las transferencias de datos, auditan la migración de datos para asegurarse de que todo se hizo correctamente y automatizan las pruebas, las copias de seguridad y la recuperación ante desastres.

8. Migre primero las aplicaciones menos críticas

Los proveedores de ERP a menudo recomiendan crear una matriz que clasifique las aplicaciones según su nivel de uso, complejidad e impacto en el negocio. Al embarcarse en una migración de ERP, los líderes de TI deben comenzar con las aplicaciones que tienen el menor impacto en el negocio, de acuerdo con esta estrategia. Ravishanker utilizó este enfoque para trasladar las aplicaciones ERP de Wellesley a Workday, lo que permitió ahorrar para el final las finanzas y la nómina de misión crítica. Como parte de esta estrategia, Ravishanker ejecutó los sistemas nuevo y antiguo en paralelo durante un período de tiempo para asegurarse de que el cambio se realizara sin problemas.

9. Considere las implicaciones de redes y seguridad

Una vez que tenga los procesos comerciales centrales ejecutándose en la nube, es fundamental que los empleados puedan acceder de forma segura a esas aplicaciones desde cualquier ubicación. Las empresas deben asegurarse de que los empleados se conecten a través de una VPN y que se requiera autenticación de dos factores. Las organizaciones también deben tener conexiones redundantes a la nube, con alguna combinación de MPLS, Metro Ethernet, conexiones inalámbricas fijas y enlaces tradicionales de banda ancha.

10. Descubrir cualquier brecha de habilidades que pueda afectar la migración

Para las empresas sin mucha experiencia en el traslado de aplicaciones a la nube, es importante realizar una evaluación honesta de las habilidades necesarias para realizar el trabajo y compararlas con el conjunto de habilidades del personal de TI.

¿Tienen el ancho de banda y la experiencia para reescribir aplicaciones para la nube? ¿Están conectados a los procesos comerciales en la medida en que puedan evaluar las aplicaciones y decidir cuáles podrían tener que permanecer en las instalaciones por razones regulatorias o de seguridad, cuáles deberían trasladarse tal cual a la nube y cuáles brindarían un beneficio comercial significativo si se re -escrito para la nube? En este punto, muchas empresas contratan consultores externos que tienen las habilidades y la experiencia pertinentes.

11. Reevaluar la recuperación ante desastres y la planificación de la continuidad empresarial.

Una vez que sus aplicaciones ERP hayan abandonado el edificio, es importante que los planes de DR / BC reflejen la nueva realidad. La buena noticia es que mover aplicaciones a la nube brinda la oportunidad de renovar los planes de respaldo y recuperación ante desastres para incluir respaldo y recuperación basados ​​en la nube. Esto podría eliminar la necesidad de un centro de datos de respaldo o una instalación física que aloje discos o cintas de respaldo.

12. Mantenga abiertas las líneas de comunicación

“Es importante tener empatía y saber el dolor que la gente va a sentir”, dice Ravishanker. Los CIO deben comunicarse con todos los involucrados en el proyecto desde el principio y mantener una comunicación constante durante todo el proceso. Esté dispuesto a escuchar a los usuarios finales y permítales ayudar a dar forma al proyecto en la medida que pueda, dice Ravishanker. Su equipo incluso estableció una línea directa para que los usuarios finales pudieran llamar si tenían problemas cuando se puso en marcha el nuevo sistema.

Las organizaciones también deben extender sus esfuerzos de comunicación a clientes y proveedores, asegurándose de enfatizar que cualquier cambio que esté ocurriendo se está realizando para mejorar los procesos comerciales y facilitar la vida de todos a largo plazo.

13. No olvide tener en cuenta la soberanía de los datos

Con una migración de ERP en la nube, las aplicaciones de misión crítica se están moviendo fuera de su control directo y pueden terminar siendo replicadas en múltiples zonas de disponibilidad en la nube. Las organizaciones deben comprender que siguen siendo responsables de cumplir con las regulaciones de privacidad como GDPR y proteger los datos de los clientes sin importar dónde se encuentren.

Neal Weinberg, CIO.com