Microsoft aumentará el precio de Office 365 hasta en un 25% en marzo de 2022, pero hay cosas que los CIO pueden hacer ahora para limitar el efecto económico.

A medida que la economía se recupera, la demanda de muchos insumos supera la oferta, lo que eleva los precios de cosas tan diversas como los materiales de construcción, la energía, los ingredientes alimentarios y los semiconductores. Pronto, esa lista incluirá las suscripciones a Office 365.

Es posible que aún no le haya oído hablar de esto a su representante de ventas, pero Microsoft anunció silenciosamente que, a partir del 1 de marzo de 2022, aumentará el precio de muchas de sus suscripciones empresariales a Office 365 y Microsoft 365. (Los precios de las suscripciones para el consumidor y la educación no están cambiando, por ahora).

Incluso si hubiera visto el blog de la compañía publicado el 19 de agosto, “Nuevos precios para Microsoft 365”, usted habría tenido que leer más de 800 palabras sobre todas las características que la compañía agregó al paquete desde su lanzamiento hace 10 años. En resumen, se menciona que habrá un aumento del 25% en el precio por puesto de Office 365 en el nivel de soporte E1 y un aumento del 20% en Microsoft 365 Business Basic, con aumentos menores en otros niveles de suscripción.

El precio de las muchas suscripciones con nombres similares es confuso. Existe Office 365, con sólo las aplicaciones básicas, o Microsoft 365, que agrega una licencia de Windows y herramientas de seguridad y movilidad empresarial, cada una con dos categorías de soporte, E (para empresas) y F (para trabajadores de primera línea), y cada una de ellas puede venir en diferentes niveles (E1, E3 y E5, o F1 y F3). Pero algunas combinaciones de esos atributos no existen: no hay Office 365 F1 o Microsoft 365 E1, por ejemplo.

Una cosa sí está clara: Microsoft está tratando de atraer a las empresas para que gasten más y ahorrar más, ya que los aumentos de precios porcentuales serán menores en paquetes con más funciones (y más costosos), cerrando la brecha de precios entre Office 365 y Microsoft 365.

“Por cierto, no tocaron el precio de Microsoft 365 E5, que es el santo grial para ellos”, opina Adam Mansfield, líder de práctica en UpperEdge, una consultora que asesora a las empresas sobre el abastecimiento de TI.

Comience a prepararse desde ahora

Los CIO empresariales deben prestar atención a estos aumentos desde este momento: “Si tiene una renovación en junio o diciembre del próximo año, es mejor que esté al tanto de esto ahora mismo”, aconseja Mansfield.

Junio ​​es un mes popular para renovar los contratos de Microsoft, porque los compradores a menudo pueden obtener buenas ofertas del personal de ventas justo antes del cierre del año financiero de Microsoft. Pero si los CIO lo dejan hasta que cambie la lista de precios el 1 de marzo para comenzar las negociaciones, es posible que se les acabe el tiempo.

Incluso las empresas que acaban de renovar un contrato de tres años deberían incluir el aumento de precio en la agenda de su próxima reunión con Microsoft, para avisar a la empresa que buscarán un mejor trato, asevera.

Protección del precio de renovación

Algunas empresas han negociado protecciones de precios de plazo de renovación en sus contratos, lo que limita cuánto pueden aumentar los precios los proveedores.

“Ese es el estándar de oro”, dice Mansfield, algo que él y sus colegas buscan en los acuerdos que ayudan a sus clientes a negociar.

Desafortunadamente, la mayoría de las empresas no tienen esa protección, por lo que cuando finaliza su descuento negociado actual, se exponen al doble golpe de volver al precio de lista, y ese precio de lista también aumenta, explica Mansfield .

Sin embargo, los precios no serán lo primero que se debata. Es probable que Microsoft comience –como comenzó su publicación de blog sobre los cambios– hablando de todas las aplicaciones adicionales y el valor que ha agregado a Microsoft 365 a lo largo de los años. Pero pregúntese, ¿usted y sus colegas usan aplicaciones incluidas como Stream, Planner, Delve, Kaizala, Sway y Yammer todos los días… o alguna vez lo han hecho?

Tener información detallada y granular sobre las características que usa su organización es esencial para el retroceso en las negociaciones. “Impulse a su organización para que –empleado por empleado– defina lo que están usando a nivel de función en cada suscripción”, señala Mansfield.

Sin embargo, reconoce que éste es un proceso lento, y muchas organizaciones lo comienzan un año antes de que expira su contrato.

Ponga su casa en orden

Eso es lo que hizo Joseph Cevetello, CIO de la ciudad de Santa Mónica, California.

“Sabiendo que el contrato se estaba agotando, evaluamos todas nuestras licencias en la ciudad y tratamos de ajustar realmente nuestras licencias. Atrás quedaron los días en los que tenía la licencia más cara con la funcionalidad más completa para todos ”, dice Cevetello.

“Necesita poner su casa en orden y no sólo aceptar lo que Microsoft dice que necesita”, afirma. “Aquí nos propusimos definir perfiles para los diferentes tipos de trabajadores de la ciudad y qué tipo de licencia de Microsoft Office necesitarían. Ese fue el primer paso para tratar de controlar el costo”.

Santa Mónica, como muchas otras ciudades del sur de California, obtiene sus productos de Microsoft mediante un Contrato empresarial entre Microsoft y el condado de Riverside. Con una población de más de dos millones, Riverside utilizó su vasto poder adquisitivo para negociar y traspasar grandes descuentos, aunque éstos no son tan grandes como solían ser, según un informe de 2020 de la ciudad de Palo Alto, que también se beneficia del trato.

Las ciudades y otros gobiernos no pueden comprar directamente a Microsoft, pero tienen que pasar por un distribuidor, y “los distribuidores varían mucho”, comenta Cevetello. “Teníamos uno cuando llegué aquí por primera vez que no nos proporcionaba un gran valor. Encontramos uno diferente que sí nos lo dio”.

Si bien eso agrega otra capa de complicación, también es una oportunidad para obtener un mejor trato, dice.

Comportamiento amenazante

Los CIO deben tener una “amenaza creíble de deserción” para plantear las negociaciones con Microsoft. Y aunque en algunos círculos existe la sensación de que Microsoft Office es un costo inevitable para hacer negocios, existen alternativas. Hay muchos clones de escritorio, incluidas suites de código abierto como Libre Office para las que las empresas puedan elegir su propio proveedor de soporte.

También hay alternativas basadas en la nube: Google Workplace (antes Google Docs, luego G-Suite) es quizás el más conocido, pero hay otros. Zoho ofrece aplicaciones de productividad basadas en la nube, correo electrónico, CRM, mesa de servicio, contabilidad y otras herramientas comerciales. Salesforce también juega en esta área: ha incorporado la funcionalidad de Quip, una plataforma de productividad de oficina que adquirió en 2016, en su oferta de CRM, lo que significa que es posible que el personal de ventas no necesite una suite de productividad separada en absoluto.

Por ahora, Mansfield ve que Google gana mayoritariamente participación de mercado en los trabajadores de primera línea o sin escritorio, que necesitan una suite de productividad sólo ocasionalmente. “Las empresas están dispuestas a probar Google allí”, dice, y proporciona una cabeza de puente dentro de la empresa a partir de la cual Google también puede buscar obtener contratos para escritorios corporativos.

Sin embargo, la mayor amenaza que tienen los CIO no es quitarle sus gastos de escritorio a Microsoft, sino quitarle sus otros gastos: cambiar de nube, por ejemplo, o jugar con Power BI de Microsoft contra Tableau de Salesforce, por ejemplo, concluye Mansfield.

Peter Sayer, CIO.com