Las métricas son la única forma de saber realmente si su proyecto va por buen camino. Estos indicadores clave de rendimiento esenciales lo ayudarán a monitorear y administrar mejor la salud de sus proyectos.

Los proyectos fallan por muchas razones: sobrecostos presupuestarios, retrasos en la programación, problemas en la cadena de suministro y aumento del alcance, entre otras cosas. Si usted no realiza un seguimiento del estado del proyecto en todas las áreas clave, es probable que sus proyectos sean víctimas de este tipo de problemas y fracasen. 

Aproximadamente el 54 % de todas las organizaciones que trabajan en proyectos no realizan un seguimiento eficaz de sus indicadores clave de rendimiento (KPI) en tiempo real. Comprender los KPI y su valor es vital para el éxito del proyecto.

Cuando se usan correctamente, los KPI brindan información valiosa sobre cómo progresan los proyectos en comparación con sus objetivos previstos. Pero no todas las métricas son relevantes para todos los proyectos. El truco es saber cuál de los numerosos KPI es más importante para su proyecto en particular, desde los que se usan para medir el progreso a lo largo del tiempo, hasta los que controlan el presupuesto, el rendimiento, la calidad de los entregables, etc. Si bien los KPI se usan una vez que su proyecto está en marcha, el establecimiento de qué KPI son los mejores para su proyecto debe realizarse en la etapa de planificación antes de que realmente comience el trabajo.

Aquí hay algunos KPI importantes y cuándo deben usarse para monitorear la salud de sus proyectos:

• Variación del presupuesto: este KPI mide si el presupuesto real de un proyecto varía de su presupuesto proyectado y en qué medida determina la distancia entre los gastos o ingresos de referencia y el valor esperado.
• Variación de Costos (CV, es decir, presupuesto planificado frente a presupuesto real): la CV determina si el costo estimado del proyecto está por encima o por debajo de la línea base planificada, lo que le permite ver cuándo está fuera de los presupuestos aprobados.
• Índice de Rendimiento de Costos (CPI): Esto compara los costos de trabajo presupuestados completados con los costos reales gastados para medir la eficiencia de los gastos del proyecto.
• Valor Ganado (EV): EV captura el presupuesto del proyecto aprobado para todas las actividades realizadas completadas en una fecha particular para determinar cuánto del trabajo planificado se ha logrado en comparación con el trabajo presupuestado.
• Número de errores: este KPI identifica cuándo y con qué frecuencia las tareas requieren reelaboración o la cantidad de veces que se debe volver a realizar una tarea dentro de un proyecto, lo que puede tener un impacto significativo en los presupuestos y plazos del proyecto.
• Porcentaje de tareas completadas: Mide el rendimiento del proyecto con respecto a cuántas tareas se completan de acuerdo con los plazos como porcentaje del total de tareas del proyecto.
• Valor Planificado (PV): PV estima el costo total de las actividades planificadas restantes del proyecto en función de una fecha de informe específica.
• Horas planificadas frente a horas reales: este KPI hace referencia a la cantidad de tiempo que se estimó que tardaría un proyecto en comparación con las horas reales que tardó en completarse. Esto proporciona pistas sobre si subestimó la asignación de recursos.
• Capacidad de recursos: se refiere al número de personas que trabajan en un proyecto como porcentaje de su tiempo disponible. La capacidad de recursos ayuda a los gerentes de proyectos a asignar recursos de manera efectiva para cumplir con el cronograma del proyecto.
• Utilización de recursos: la utilización de recursos muestra la eficacia con la que se utilizan los recursos de su proyecto en el trabajo facturable, dónde pasan el tiempo y con qué frecuencia.
• Retorno de la Inversión (ROI): El ROI es un KPI bien reconocido en la gestión de proyectos. Muestra si un proyecto es rentable o no y en qué medida. Mide el dinero gastado en un proyecto en comparación con sus beneficios financieros.
• Variación del Cronograma (SV): este KPI identifica si un proyecto está adelantado o atrasado con respecto al cronograma planificado y en qué medida.

Antes de establecer KPI para su proyecto, es importante recordar que deben ser realistas, oportunos, específicos para el proyecto y sus objetivos, y acordados por todas las partes antes de que comience el proyecto.

Moira Alejandro, CIO.com