Zoom Video Communications destacó que la definición del espacio de trabajo tradicional se ha ampliado y actualmente es cualquier lugar con conexión a Internet donde un empleado puede concentrarse y realizar su trabajo.

En este sentido, Zoom y expertos de la industria proponen cuatro recomendaciones en que las organizaciones pueden preparar sus espacios de trabajo para el futuro:

1.    Espacios dinámicos

Aunque la sala de conferencias tradicional sigue desempeñando un papel valioso en la oficina, los empleados necesitan otros ambientes de reunión que se adapten mejor a sus diversas necesidades.  La creación de espacios diseñados dentro de la oficina ayudará a garantizar que los empleados cuenten con los espacios que necesitan para colaborar y usar los espacios de reunión de manera efectiva. Algunos ejemplos de estos espacios en la oficina son:

·         Espacios de entrada: el personal puede hacer preguntas a la recepcionista, ver o reservar espacios disponibles o completar importantes procedimientos de registro.

·         Espacios individuales: son perfectos para reuniones individuales con partes interesadas externas, pequeñas sesiones de lluvia de ideas, o incluso, un espacio tranquilo donde los empleados pueden grabar contenido y presentaciones.

·         Team Spaces: son espacios donde los equipos pueden reunirse, colaborar y generar ideas con personal remoto o externo, o bien, cuando un grupo necesita realizar una reunión más grande de manera profesional y organizada.

·         Espacios comunes: estos espacios sirven como un lugar donde las personas pueden intercambiar y generar ideas, además de compartir sus pensamientos en un área informal.

2.    Impulso al trabajo remoto

La oficina ya no es el único espacio de trabajo y los teletrabajadores a menudo no tienen acceso a los mismos espacios especialmente diseñados para ellos. Proporcionar muebles como escritorios y sillas que promuevan la productividad y protejan la salud de los trabajadores puede ayudar a garantizar que los empleados se sientan lo mejor posible mientras trabajan desde casa.

3.    Comunicaciones unificadas

Una de las formas más efectivas de preparar a los empleados para que sean exitosos y eficientes, tanto en la oficina como cuando trabajan de forma remota, es implementar una solución de comunicaciones unificadas de nivel empresarial que pueda crear una experiencia tecnológica consistente e incorporar la flexibilidad en centro del espacio de trabajo.

4.    Métricas

Los datos son la mejor manera de medir el impacto de las soluciones y pueden indicar las áreas que necesitan mejoras adicionales y se pueden utilizar para evaluar la efectividad de los cambios como es utilizar datos anteriores como referencia como indicador de los cambios que se han producido; recopilar nuevas métricas sobre el uso de la sala, personas que la usan a la vez, participantes remotos, etc., proporciona información útil sobre cómo se utilizan estos espacios para mejorar la experiencia, y tener presente que los mejores datos son los que se solicitan ya que las encuestas de colaboradores son excelentes para descubrir dónde necesita mejorar y ubicar oportunidades perdidas y procesos o tecnologías ineficaces.

“El espacio de trabajo ya no es solo donde está la oficina, sino donde está el personal. Además, los empleados híbridos que trabajan desde casa, en la oficina y aquellos que están en movimiento, necesitan ciertas características y recursos para hacer bien su trabajo dondequiera que estén”, externó Rogelio Rocha, director de Zoom México.