VSM es una técnica de gestión ajustada que ayuda a las empresas a eliminar las redundancias y el desperdicio de procesos al encontrar formas de mejorar los procesos empresariales ágiles y ajustados actuales.

Las empresas siempre están buscando formas de operar de manera eficiente al reducir el desperdicio y las redundancias en los procesos comerciales en toda la organización. El mapeo de flujo de valor (Value Stream Mapping o VSM) comenzó en la fabricación, pero ha demostrado ser igualmente útil en la empresa como una técnica de mapeo visual para optimizar y mejorar sistemas y procesos. Al implementar técnicas de mapeo de flujo de valor, las empresas pueden eliminar el desperdicio en los procesos de desarrollo, identificar y predecir cuellos de botella en la cadena de suministro y aumentar el valor para el cliente mediante la entrega de servicios y productos mejorados.

¿Qué es el mapeo de flujo de valor?

El mapeo del flujo de valor es una técnica de gestión ajustada para analizar el flujo de materiales, requisitos y datos asociados con un proceso, sistema o producto determinado. VSM requiere una fuerte comunicación y colaboración entre departamentos. Para las organizaciones que tienen departamentos aislados o en silos, fomentar una mayor colaboración cruzada entre las unidades de negocio puede ser un ajuste que valga la pena.

La implementación del mapeo del flujo de valor puede llevar mucho tiempo, especialmente si elige un proceso, producto o sistema complejo para analizar. Cuanto más grande sea el proyecto, más personas y unidades comerciales estarán involucradas; eso significa que es posible que deba asignar varios meses, o incluso años, para completar e implementar su estrategia VSM.

Beneficios del mapeo de flujo de valor

VSM beneficia a las organizaciones como una técnica eficiente para identificar y comunicar las características necesarias de los sistemas complejos. Permite a las empresas visualizar cada paso de un proceso, generalmente un proceso de fabricación o desarrollo, e identifica todos los aportes y partes interesadas necesarios para cada paso. Con VSM, todos pueden ver cómo su trabajo respalda y agrega valor al sistema, y ​​crea una forma eficiente para que todas las partes interesadas realicen un seguimiento del progreso.

Un mapa de flujo de valor también brinda información sobre cualquier problema con los recursos, el progreso y la disponibilidad, lo que facilita la mejora continua del proceso. Puede ayudar a establecer las necesidades de mano de obra, rastrear el tiempo de inactividad, identificar tasas de error, detectar retrasos en la producción y detectar problemas de inventario antes de que se conviertan en un problema. VSM brinda a todos los involucrados un punto central para verificar, realizar mejoras, descubrir cualquier problema potencial y ver cómo progresan las cosas hacia las metas establecidas originalmente.  

Proceso de mapeo de flujo de valor

Antes de que pueda comenzar a crear un mapa de flujo de valor, debe evaluar objetivamente los procesos, productos y sistemas comerciales de su organización. Comience hablando con el liderazgo, los jefes de departamento y otras partes interesadas clave que pueden brindarle más información sobre lo que se puede mejorar. Necesitará obtener experiencia práctica con el proceso, producto o sistema usted mismo y hacer que otros empleados lo guíen a través de su parte. Un VSM exitoso involucra a todos los que tienen experiencia, conocimiento y experiencia sobre el producto o sistema que se está mapeando, de modo que no se pase por alto ningún detalle y todos trabajen con la misma información.

Es importante recopilar la mayor cantidad de datos posible, por ejemplo, cualquier ineficiencia en el proceso, cuántos trabajadores están involucrados, qué recursos se utilizan y cualquier tiempo de inactividad. Cualquier dato potencialmente relevante o digno de mención es útil para desarrollar su diagrama de flujo final de VSM y obtener información sobre lo que se puede refinar o mejorar.

Luego, creará dos diagramas de flujo de VSM independientes: un mapa de flujo de valor de estado actual y un mapa de flujo de valor de estado futuro. Su VSM de estado actual se utilizará para establecer cómo se ejecuta y funciona el proceso actualmente en el negocio. Aquí es donde demostrará los problemas, los hallazgos significativos y establecerá los requisitos clave. El estado futuro VSM, por otro lado, se enfoca en cómo se verá su proceso una vez que su organización haya completado las mejoras necesarias. 

A medida que trabaja en equipo en el desarrollo de los mapas, puede eliminar o consolidar pasos para que el diagrama de flujo final sea fácil de seguir. Una vez establecido, puede colocar el mapa de flujo de valor en un marco como Kanban, que se utiliza para el desarrollo ágil. Con los tableros Kanban, puede crear una construcción visual, ya sea física o digitalmente, para que todos puedan seguir el progreso entre cada paso.

Siempre que la organización actualice un proceso o realice una mejora de proceso, el mapa de flujo de valor deberá actualizarse para reflejar los cambios. Por lo general, esto es algo que se puede hacer mensualmente, según sea necesario. Una vez que se implementan los cambios, es importante ver si introducen algún problema en otra parte del proceso y ajustarlos en consecuencia.

Pasos de mapeo de flujo de valor

Peter Hines y Nick Rich del Lean Enterprise Research Centre en Cardiff, Reino Unido, establecieron  siete herramientas de mapeo de flujo de valor  en 1997 para ayudar a las empresas a embarcarse en el mapeo de flujo de valor. Hines y Rich señalan que el conjunto de herramientas VSM no debe limitarse a “ningún enfoque teórico particular”. Depende de su organización decidir qué marco de gestión ágil o esbelto usar, pero los autores atestiguan que seguir estos siete pasos lo ayudará a implementar el mapeo de flujo de valor junto con cualquier marco de gestión de TI que elija. Los marcos de gestión de TI ágiles y esbeltos relevantes incluyen Kaizen, Lean Six Sigma, Kanban o la reingeniería de procesos comerciales.

1. Mapeo de actividades de procesos:  Establezca flujos de procesos, identifique desperdicios y redundancias, y analice flujos de trabajo y procesos comerciales.
2. Matriz de respuesta de la cadena de suministro:  identifique cualquier obstáculo en el proceso utilizando un diagrama simple.
3. Embudo de variedad de producción:  mire a otros competidores e industrias para ver qué soluciones han descubierto para problemas similares.
4. Mapeo de efectos de Forrester:  Cree gráficos de líneas que ilustren la demanda del cliente frente a la producción para visualizar el suministro, la demanda y posibles retrasos.
5. Mapeo de filtros de calidad:  Identifique cualquier defecto o problema en la cadena de suministro.
6. Análisis de puntos de decisión:  Determinar la demanda push-and-pull en la cadena de suministro, un proceso para determinar las órdenes de producción en función del inventario o la demanda del cliente.
7. Mapeo de la estructura física:  una descripción general de arriba hacia abajo de cómo se ve la cadena de suministro a nivel de industria.

Símbolos de mapeo de flujo de valor

Dado que VSM se trata de visualizar un proceso, los símbolos ayudan a identificar varias partes del proceso en el mapa de flujo de valor. Estos símbolos ayudan a organizar los diagramas de flujo de VSM y, a menudo, están estandarizados dentro de una industria u organización.

Hay símbolos ampliamente utilizados que adoptan las organizaciones, pero si hay algo único o específico para una organización, no es raro diseñar sus propios símbolos. Lo único que importa es que todos los involucrados en el proceso entiendan lo que significa cada símbolo. Hay cuatro categorías principales en las que se incluyen estos símbolos:

• Símbolos de proceso: los símbolos de proceso se utilizan para identificar varios tipos de procesos dentro de un mapa de flujo de valor y para identificar partes de procesos que desperdician recursos o que involucran a clientes o clientes. Los símbolos de proceso comúnmente utilizados incluyen aquellos que designan a clientes y proveedores, flujos de procesos dedicados, procesos compartidos y procesos combinados.
• Símbolos materiales: los símbolos materiales identifican las partes de un proceso que dependen del inventario y la cadena de suministro. Los símbolos de material comúnmente utilizados incluyen los que identifican el inventario, los envíos, la disponibilidad del inventario, las existencias extraídas y los envíos externos.
• Símbolos informativos: los símbolos informativos se utilizan para mostrar dónde y cómo la información juega un papel en un proceso. Los símbolos que generalmente se usan para la información incluyen los que identifican el control de producción, los problemas de inventario, el control de inventario, las áreas que deben verificarse al azar e información sobre el proceso que se compartió verbalmente.
• Símbolos generales: todos los demás símbolos generalmente se incluyen en los símbolos generales si no se incluyen en las otras tres categorías. Los símbolos generales incluyen los que identifican a los operadores, información diversa, cronogramas, equipos, almacenes, pedidos, problemas de calidad y posibles soluciones o mejoras.

Software de mapeo de flujo de valor

No necesita herramientas o software avanzados para crear un diagrama de flujo VSM, ya que puede trazar uno fácilmente en una pizarra. Pero crear un mapa de flujo de valor puede ser un proceso largo que involucre varios departamentos y varias partes interesadas clave, por lo que es posible que desee invertir en un software diseñado para facilitar el proceso.

El software VSM puede ayudarlo a crear diagramas de flujo, mantener a todos informados y ofrecer funciones de colaboración y visualización que facilitan que todos se concentren en la tarea. También puede encontrar plantillas de mapeo de flujo de valor en línea que pueden ayudarlo a comenzar a mapear sus procesos comerciales.

Aquí hay algunas herramientas de software VSM populares para ayudarlo a comenzar:

• Creately
• Edraw
• eVSM Software
• LucidChart
• Microsoft Visio
• Smartdraw
• Tableau
• Visual Paradigm Online

Capacitación y certificación de mapeo de flujo de valor

Si desea obtener más información sobre VSM y cómo crear un mapa de flujo de valor o implementar el proceso en su empresa, puede encontrar muchos cursos y programas de capacitación sobre el tema. La mayoría se ofrecen en línea e incluso puede encontrar algunos que son específicos para marcos de gestión ágiles o lean relevantes, como Six Sigma.

Sarah K. White, CIO.com